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1040x 2011 19. 1040x 2011   Ajustes Tributarios por Estudios Table of Contents Introduction Useful Items - You may want to see: Deducción por Intereses sobre Préstamos de EstudiosDefinición de los Intereses sobre Préstamos de Estudios ¿Puede Reclamar la Deducción? ¿Cuánto Puede Deducir? ¿Cómo Calcular la Deducción? Deducción por Matrícula y Cuotas Escolares¿Puede Reclamar la Deducción? Gastos que Califican Estudiante que Reúne los Requisitos Quién Puede Reclamar los Gastos de un Dependiente Cuánto se Puede Deducir Gastos del Educador Introduction Este capítulo trata de ajustes relacionados con la educación que puede deducir al calcular el ingreso bruto ajustado. 1040x 2011 Este capítulo incluye información sobre la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, la deducción de matrículas y cuotas escolares y la deducción por gastos del educador. 1040x 2011 Useful Items - You may want to see: Publicación 970 Tax Benefits for Education (Beneficios tributarios por estudios), en inglés Deducción por Intereses sobre Préstamos de Estudios Por lo general, los intereses personales que pague, salvo ciertos intereses hipotecarios, no son deducibles en la declaración de impuestos. 1040x 2011 No obstante, si su ingreso bruto ajustado modificado (MAGI, por sus siglas en inglés) es menos de $75,000 ($155,000 si presenta una declaración conjunta), se permite una deducción especial por los intereses pagados sobre préstamos de estudios (también conocidos como préstamos educativos) utilizados para enseñanza superior. 1040x 2011 Para la mayoría de los contribuyentes, el MAGI es el ingreso bruto ajustado en la declaración de impuestos federales sobre el ingreso antes de restar deducción alguna por intereses sobre préstamos de estudios. 1040x 2011 Esta deducción puede reducir la cantidad de su ingreso sujeto a impuestos hasta un máximo de $2,500 en el año 2013. 1040x 2011 La Tabla 19-1 resume características de la deducción por intereses sobre préstamos de estudios. 1040x 2011 Tabla 19-1. 1040x 2011 Resumen de la Deducción por Intereses sobre Préstamos de Estudios No se base únicamente en esta tabla. 1040x 2011 Consulte el texto para más detalles. 1040x 2011 Característica Descripción Beneficio máximo Puede reducir su ingreso tributable hasta un máximo de $2,500. 1040x 2011 Requisitos para obtener un préstamo Su préstamo de estudios: •  tiene que haber sido obtenido sólo para pagar gastos de estudios calificados y   • no puede ser de un pariente ni puede haberse hecho conforme a un plan calificado provisto por su empleador. 1040x 2011 Requisitos para estudiantes El estudiante tiene que: • ser usted, su cónyuge o su dependiente y   • estar matriculado por lo menos a tiempo parcial en un programa que lleve a obtener un título, certificación o cualquier otra credencial educacional en una institución educativa que reúne los requisitos. 1040x 2011 Plazo de la deducción Puede deducir intereses pagados durante el período que quede del préstamo de estudios. 1040x 2011 Eliminación gradual por fases La cantidad a deducir depende del nivel de ingresos. 1040x 2011 Definición de los Intereses sobre Préstamos de Estudios Los “intereses sobre préstamos de estudios” son intereses que usted pagó durante el año sobre un préstamo de estudios calificado. 1040x 2011 Incluyen tanto pagos de intereses obligatorios como pagos de intereses voluntarios. 1040x 2011 Préstamo de estudios calificado Éste es un préstamo que se obtuvo únicamente para pagar gastos de estudios calificados (definidos más adelante) que fueran: Para usted, su cónyuge o una persona que fue dependiente de usted (según se define en el capítulo 3) cuando obtuvo el préstamo; Pagados o incurridos dentro de un plazo razonable antes o después de que obtuviera el préstamo y Para estudios provistos durante un período académico cuando un estudiante reúne los requisitos. 1040x 2011 Los préstamos de las siguientes fuentes no son préstamos de estudios calificados: Un pariente. 1040x 2011 Un plan calificado proporcionado por un empleador. 1040x 2011 Excepciones. 1040x 2011   Para propósitos de la deducción de intereses sobre un préstamo de estudios, las siguientes excepciones corresponden a las reglas generales para dependientes: Una persona puede ser su dependiente aunque usted mismo sea el dependiente de otro contribuyente. 1040x 2011 Una persona puede ser su dependiente aunque dicha persona presente una declaración conjunta con un cónyuge. 1040x 2011 Una persona puede ser su dependiente aunque dicha persona tuviera un ingreso bruto ese año que fuera igual o superior a la cantidad de exención para el año ($3,900 para el año 2013). 1040x 2011 Plazo razonable. 1040x 2011   Los gastos de estudios calificados se consideran pagados u ocasionados dentro de un plazo razonable, antes o después de obtener el préstamo, si se pagan con fondos de préstamos de estudios que son parte de un programa federal de préstamos de estudios postsecundarios. 1040x 2011   Aun si no se pagan con fondos de dicho tipo de préstamo, los gastos se consideran pagados u ocasionados dentro de un plazo razonable si se reúnen los dos siguientes requisitos: Los gastos se relacionan con un período académico específico. 1040x 2011 Los fondos del préstamo se desembolsan dentro de un período que comience 90 días antes del período académico y termine 90 días después del fin de dicho período. 1040x 2011   Si ninguna de las situaciones indicadas anteriormente le corresponde, el plazo razonable se determina basándose en todos los hechos y circunstancias pertinentes. 1040x 2011 Período académico. 1040x 2011   Un período académico incluye un semestre, trimestre, un cuatrimestre del año escolar u otro período de estudios (tal como un curso escolar de verano) según lo determine de manera razonable una institución de enseñanza superior. 1040x 2011 En el caso de una institución de enseñanza superior que no tenga períodos académicos, sino horas de crédito u horas de reloj, cada período de pago se puede considerar un período académico. 1040x 2011 Estudiante que reúne los requisitos. 1040x 2011   Es un estudiante que estaba matriculado por lo menos a medio tiempo en un programa para obtener una licenciatura, un certificado u otro título educativo reconocido. 1040x 2011 Matriculado por lo menos a medio tiempo. 1040x 2011   Un estudiante se considera que estaba matriculado por lo menos a medio tiempo si estaba tomando al menos la mitad de los cursos normales a tiempo completo de su programa de estudios. 1040x 2011   Cada institución de enseñanza superior que reúna los requisitos establece lo que se considera la mitad de la carga académica habitual para ser estudiante a tiempo completo. 1040x 2011 No obstante, este estándar establecido no puede ser inferior a cualquiera que haya establecido el Departamento de Educación de los Estados Unidos conforme a la Higher Education Act (Ley de Enseñanza Superior) de 1965. 1040x 2011 Pariente. 1040x 2011   No puede deducir intereses sobre un préstamo que obtenga de un pariente. 1040x 2011 Los parientes incluyen: Su cónyuge; Sus hermanos y hermanas; Sus medios hermanos y medias hermanas; Sus antecesores (padres, abuelos, etc. 1040x 2011 ); Sus descendientes en línea directa (hijos, nietos, etc. 1040x 2011 ) y Ciertas sociedades anónimas, sociedades colectivas, fideicomisos y organizaciones exentas de impuestos. 1040x 2011 Plan calificado proporcionado por un empleador. 1040x 2011   No puede deducir intereses sobre un préstamo conforme a un plan calificado proporcionado por un empleador o bajo un contrato comprado conforme a tal plan. 1040x 2011 Gastos de Estudios Calificados Para propósitos de la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, estos gastos son el total del costo de asistir a una institución de enseñanza superior que reúna los requisitos, incluyendo instituciones para estudios de posgrado. 1040x 2011 Incluyen cantidades pagadas por los siguientes conceptos: Matrícula y cuotas escolares. 1040x 2011 Alojamiento y comida. 1040x 2011 Libros, materiales y equipo. 1040x 2011 Otros gastos necesarios (tales como los de transporte). 1040x 2011 Los gastos de alojamiento y comida reúnen los requisitos sólo en la medida en que no sobrepasen las siguientes cantidades: La asignación para alojamiento y comida, según lo determine la institución de enseñanza superior correspondiente, que se incluyó en los gastos de asistencia a dicha institución (para propósitos de ayuda financiera federal) durante un período académico específico y alojamiento del estudiante, o Si es mayor, la cantidad exacta cobrada si el estudiante vive en alojamiento que sea propiedad de la institución de enseñanza superior que reúna los requisitos o sea operado por la misma. 1040x 2011 Institución de enseñanza superior que reúne los requisitos. 1040x 2011   Una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos es todo colegio universitario, universidad, escuelas de enseñanza técnica u otra institución de enseñanza superior todas con derecho a participar en un programa de asistencia financiera al estudiante, administrado por el Departamento de Educación de los Estados Unidos. 1040x 2011 Esta clase de institución abarca prácticamente todas las instituciones acreditadas de enseñanza superior públicas y sin fines de lucro así como las privadas con fines de lucro. 1040x 2011   Determinadas instituciones de enseñanza superior ubicadas fuera de los Estados Unidos participan también en los programas de asistencia financiera al estudiante (Federal Student Aid (FSA, por sus siglas en inglés)) del Departamento de Educación de los Estados Unidos. 1040x 2011   Para propósitos de la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos incluye también una institución que administre un programa de estudiantes practicantes o de residencia para recibir un título universitario o un certificado de una institución de enseñanza superior, un hospital o un centro de atención médica que ofrezca capacitación de posgrado. 1040x 2011   Una institución de enseñanza superior tiene que reunir los criterios establecidos en el párrafo anterior solamente durante el (los) período(s) académico(s) para el (los) cual(es) se incurrió el préstamo de estudios. 1040x 2011 La posibilidad de deducir los intereses sobre el préstamo no se ve afectada si la institución deja de reunir los requisitos más tarde. 1040x 2011    La institución de enseñanza superior debe poder indicarle si la misma reúne los requisitos. 1040x 2011 Ajustes tributarios a gastos de estudios calificados. 1040x 2011   Tiene que reducir sus gastos de estudios calificados por ciertos artículos exentos de impuestos (tales como la parte exenta de impuestos de becas de estudios y becas de investigación (becas de desarrollo profesional)). 1040x 2011 Vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés, para más detalles. 1040x 2011 Incluya estas Partidas como Intereses Además de los intereses simples sobre el préstamo, ciertos costos originarios del préstamo, intereses capitalizados, intereses sobre líneas de crédito rotativas e intereses sobre préstamos de estudios refinanciados pueden ser intereses sobre préstamos de estudios si se reúnen todos los demás requisitos. 1040x 2011 Costo originario del préstamo. 1040x 2011   Normalmente, esto es un cargo que el prestamista cobra solamente una vez, al hacer un préstamo. 1040x 2011 Para ser deducible como intereses, dicho cargo tiene que ser por el uso de dinero en vez de bienes o servicios (como cargos por compromisos o costos de tramitación) proporcionados por el prestamista. 1040x 2011 Un costo originario del préstamo tratado como intereses se acumula a lo largo del plazo del préstamo. 1040x 2011 Intereses capitalizados. 1040x 2011    Son intereses por pagar sobre un préstamo de estudios que el prestamista añade al saldo pendiente del capital del préstamo. 1040x 2011 Intereses sobre líneas de crédito rotativas. 1040x 2011   Estos intereses, los cuales incluyen interés sobre deudas de tarjetas de crédito, es interés sobre préstamos de estudios si el prestatario usa la línea de crédito (tarjeta de crédito) sólo para pagar gastos de estudios calificados. 1040x 2011 Vea Gastos de Estudios Calificados , anteriormente. 1040x 2011 Intereses sobre préstamos de estudios refinanciados. 1040x 2011   Incluyen intereses sobre lo siguiente: Préstamos consolidados —préstamos que se usan para refinanciar más de un préstamo de estudios del mismo prestatario y Préstamos conjuntos —dos o más préstamos del mismo prestatario que son tratados como un solo préstamo tanto por el prestamista como por el prestatario. 1040x 2011 Si refinancia un préstamo de estudios calificado por más del préstamo original y usa la cantidad adicional para algún propósito que no sea gastos de estudios calificados, no puede deducir los intereses pagados sobre el préstamo refinanciado. 1040x 2011 Pagos de intereses voluntarios. 1040x 2011   Son pagos hechos sobre un préstamo de estudios calificado durante un período en el que los pagos de intereses no son obligatorios, por ejemplo, si al prestatario se le ha concedido un aplazamiento o si todavía no han empezado los reintegros del préstamo. 1040x 2011 No Incluya estas Partidas como Intereses No puede reclamar una deducción de intereses sobre préstamos de estudios por: Intereses que pagó sobre un préstamo si, según las condiciones del mismo, usted no está obligado legalmente a hacer pagos de intereses. 1040x 2011 Costos originarios del préstamo pagados por propiedad o servicios proporcionados por el prestamista, tales como cargos por compromiso o costos de tramitación. 1040x 2011 Intereses que pagó sobre un préstamo en la medida en que los pagos hayan sido hechos a través de su participación en el National Health Service Corps Loan Repayment Program (Programa para Reintegros de Préstamos del Cuerpo Nacional de Servicios de Salud), conocido también como el “ NHSC Loan Repayment Program ” (Programa para Reintegros de Préstamos del NHSC) o a través de otros programas de asistencia para el reintegro de préstamos. 1040x 2011 Para más información, vea Student Loan Repayment Assistance (Asistencia para el reintegro de préstamos de estudios) en el capítulo 5 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 ¿Puede Reclamar la Deducción? Normalmente, puede reclamar la deducción si se cumplen todos los requisitos siguientes: Su estado civil para efectos de la declaración es cualquier estado civil excepto casado que presenta su declaración por separado. 1040x 2011 Nadie más reclama una exención por usted en su declaración de impuestos. 1040x 2011 Está obligado por ley a pagar intereses sobre un préstamo de estudios calificado. 1040x 2011 Usted pagó intereses sobre un préstamo de estudios calificado. 1040x 2011 Intereses pagados por otros. 1040x 2011   Si usted es la persona legalmente obligada a pagar intereses y otra persona los paga por usted, a usted se le trata como si hubiese recibido el pago de la otra persona y, a su vez, hubiese pagado los intereses. 1040x 2011 Vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés, para más información. 1040x 2011 No se Permite Beneficio Doble No puede deducir como intereses sobre un préstamo de estudios una cantidad que sea deducible conforme a alguna otra disposición de la ley tributaria (por ejemplo, intereses hipotecarios). 1040x 2011 ¿Cuánto Puede Deducir? Su deducción por intereses sobre préstamos de estudios para el año 2013 es normalmente la cantidad que sea menor entre: $2,500 o Los intereses que usted pagó en el año 2013. 1040x 2011 Sin embargo, la cantidad determinada anteriormente se reduce paulatinamente si su MAGI está entre $60,000 y $75,000 ($125,000 y $155,000 si presenta una declaración conjunta). 1040x 2011 No puede tomar una deducción por intereses sobre préstamos de estudios si su MAGI es $75,000 o más ($155,000 o más si presenta una declaración conjunta). 1040x 2011 Para más detalles sobre cómo calcular su MAGI, vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 ¿Cómo Calcular la Deducción? Para calcular la deducción, se suele usar la Student Loan Interest Deduction Worksheet (Hoja de trabajo de la deducción de intereses sobre préstamos de estudios), de las instrucciones del Formulario 1040 o del Formulario 1040A. 1040x 2011 No obstante, si presenta el Formulario 2555, 2555-EZ o 4563, o si excluye ingresos de fuentes dentro de Puerto Rico, tiene que llenar la Hoja de Trabajo 4-1 del capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 Para ayudarle a calcular la deducción por intereses sobre préstamos de estudios, debe recibir el Formulario 1098-E, Student Loan Interest Statement (Declaración de intereses sobre préstamos de estudios), en inglés. 1040x 2011 Generalmente, una institución (como un banco o una agencia gubernamental) que recibió pagos de intereses de $600 o más durante el año 2013 sobre uno o más préstamos de estudios calificados tiene que enviarle el Formulario 1098-E (o documento sustitutivo aceptable) a cada prestatario a más tardar el 31 de enero del año 2014. 1040x 2011 Para los préstamos de estudios calificados que se obtuvieron antes del 1 de septiembre de 2004, la institución está obligada a anotar en el Formulario 1098-E solamente los pagos de intereses establecidos. 1040x 2011 Puede ser que otros pagos de intereses, tales como ciertos costos originarios del préstamo e intereses capitalizados, no aparezcan en el formulario que usted reciba. 1040x 2011 No obstante, si paga intereses calificados que no se incluyen en el Formulario 1098-E, también puede deducir esas cantidades. 1040x 2011 Para información sobre cómo dividir pagos de intereses y pagos de capital, vea el capítulo 4 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 Para reclamar la deducción, anote la cantidad permisible en la línea 33 del Formulario 1040 o la línea 18 del Formulario 1040A. 1040x 2011 Deducción por Matrícula y Cuotas Escolares Quizás pueda deducir los gastos de estudios calificados que haya pagado durante el año para usted, su cónyuge o dependiente(s). 1040x 2011 No puede reclamar esta deducción si su estado civil para efectos de la declaración es casado que presenta la declaración por separado o si otra persona puede reclamar una exención por usted como dependiente en la declaración de impuestos de él o ella. 1040x 2011 Los gastos calificados tienen que ser por educación superior, tal como se explica más adelante en Gastos que Califican . 1040x 2011 La deducción por matrícula y cuotas escolares puede reducir la cantidad de sus ingresos sujetos a impuesto por hasta $4,000. 1040x 2011 La Tabla 19-2 resume las características de la deducción por matrícula y cuotas escolares. 1040x 2011 Quizás pueda tomar un crédito por sus gastos de estudios en lugar de una deducción. 1040x 2011 Puede escoger la opción que le proporcione una cantidad de impuesto menor. 1040x 2011 Vea el capítulo 35, Créditos Tributarios por Estudios , para saber detalles sobre los créditos. 1040x 2011 ¿Puede Reclamar la Deducción? Las siguientes reglas le pueden ayudar a determinar si puede reclamar la deducción por matrícula y cuotas escolares. 1040x 2011 Quién Puede Reclamar la Deducción La deducción por matrícula y gastos de estudios normalmente se puede reclamar si usted cumple los tres siguientes requisitos: Pagó gastos de educación superior calificados en 2013 para los períodos académicos que comienzan en 2013 y los que comienzan en los primeros tres meses de 2014. 1040x 2011 Pagó los gastos de estudios de un estudiante que reúne los requisitos. 1040x 2011 El estudiante que cumple los requisitos es usted mismo, su cónyuge o dependiente por el cual reclama una exención (que se define en el capítulo 3) en su declaración de impuestos. 1040x 2011 Los gastos de estudios calificados se definen bajo Gastos que Califican . 1040x 2011 La definición de “estudiantes que reúnen los requisitos” se puede ver más adelante bajo Estudiante que Reúne los Requisitos . 1040x 2011 Quién No Puede Reclamar la Deducción No puede reclamar la deducción por matrícula y cuotas escolares si le corresponde cualquiera de las siguientes situaciones: Su estado civil para efectos de la declaración de impuestos es casado que presenta por separado. 1040x 2011 Otra persona puede reclamar una exención por usted en la declaración de impuestos de él o ella. 1040x 2011 Usted no puede tomar la deducción aun si la otra persona de hecho no reclama la exención. 1040x 2011 Su MAGI es mayor que $80,000 ($160,000 si presenta una declaración conjunta). 1040x 2011 Usted (o su cónyuge) era un extranjero no residente en cualquier momento durante el año 2013 y dicho extranjero no residente no optó por ser tratado como extranjero residente para propósitos tributarios. 1040x 2011 Puede leer más información sobre extranjeros no residentes en la Publicación 519, U. 1040x 2011 S. 1040x 2011 Tax Guide for Aliens (Guía tributaria para extranjeros), en inglés. 1040x 2011 Usted o cualquier otra persona puede reclamar un crédito tributario de oportunidad para los estadounidenses o un crédito vitalicio por aprendizaje en el año 2013 en lo que concierne a los gastos del estudiante por el cual se pagaron gastos de estudios calificados. 1040x 2011 No obstante, el recibir un crédito por parte de su estado no lo descalifica de reclamar una deducción por matrícula y cuotas. 1040x 2011 Tabla 19-2. 1040x 2011 Resumen de las Características de la Deducción por Matrícula y Cuotas Escolares No se base únicamente en lo que aparece en esta tabla. 1040x 2011 Consulte el texto de este capítulo para más detalles. 1040x 2011 Pregunta Respuesta ¿Cuál es la cantidad máxima del beneficio? Usted puede reducir la cantidad de sus ingresos sujetos a impuestos por hasta $4,000. 1040x 2011 ¿Dónde se toma la deducción? Se toma como ajuste a los ingresos en la línea 34 del Formulario 1040 o en la línea 19 del Formulario 1040A. 1040x 2011 ¿Para quién tienen que ser pagados los gastos? Un estudiante que está matriculado en una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos quien es: usted, su cónyuge o su dependiente por el cual reclama una exención. 1040x 2011 ¿Qué matrícula y cuotas escolares son deducibles? La matrícula y cuotas escolares requeridas para matricularse o para asistir a una institución de enseñanza superior que reúne los requisitos, pero que no incluyen gastos personales, de manutención ni gastos de familia, tales como alojamiento y comida. 1040x 2011 Gastos que Califican La deducción por matrícula y cuotas escolares se basa en los gastos de estudios calificados que paga por usted mismo, su cónyuge o por un dependiente por el cual usted reclama una exención en su declaración de impuestos. 1040x 2011 La deducción normalmente se permite por gastos de estudios calificados que fueron pagados en el año 2013 relacionados con la matriculación en una institución de educación superior durante el año 2013 o por un período académico (que se definió anteriormente bajo Deducción por Intereses sobre Préstamos de Estudios ) comenzando en 2013 o en los primeros 3 meses de 2014. 1040x 2011 Pagos hechos con fondos de un préstamo. 1040x 2011   Puede reclamar una deducción por matrícula y cuotas escolares en base de gastos de estudios calificados que pagó con los fondos de un préstamo. 1040x 2011 Utilice los gastos para calcular la deducción para el año en que se pagaron los gastos, no para el año en que se liquidó el préstamo. 1040x 2011 Trate los pagos del préstamo que fueron enviados directamente a la institución de educación como si hubieran sido pagados en la fecha en que dicha institución abona la cuenta del estudiante. 1040x 2011 Estudiante que se da de baja de su(s) clase(s). 1040x 2011   Usted puede reclamar una deducción por matrícula y cuotas escolares en base de gastos de estudios calificados que no se reembolsan cuando un estudiante se da de baja (retira) de su(s) clase(s). 1040x 2011 Gastos de Estudios Calificados Para propósitos de la deducción por matrícula y cuotas escolares, los gastos de estudios calificados son la matrícula y ciertos gastos relacionados que son requisitos para la matriculación o asistencia en una institución de educación superior que reúne los requisitos. 1040x 2011 Institución de educación que reúne los requisitos. 1040x 2011   Una “institución de educación superior que reúne los requisitos” es cualquier colegio universitario, universidad, escuela de enseñanza técnica u otra institución de enseñanza superior con derecho a participar en un programa de asistencia financiera al estudiante, administrado por el Departamento de Educación de los Estados Unidos. 1040x 2011 Incluye prácticamente a casi todas las instituciones acreditadas de enseñanza superior públicas y sin fines de lucro así como las privadas con fines de lucro. 1040x 2011 La institución de educación superior deberá poder indicarle si la misma reúne los requisitos. 1040x 2011   Ciertas instituciones de educación ubicadas fuera de los Estados Unidos participan también en los programas de FSA del Departamento de Educación de los Estados Unidos. 1040x 2011 Período académico. 1040x 2011   Un período académico abarca un semestre, trimestre, un cuatrimestre o cualquier otro período de estudios según lo determine de manera razonable una institución de educación que reúne los requisitos. 1040x 2011 Si una institución de educación que reúne los requisitos no tiene períodos académicos sino horas de crédito, cada período de pago se puede considerar como un período académico. 1040x 2011 Gastos relacionados. 1040x 2011   Las cuotas correspondientes a las actividades escolares y los gastos incurridos por los textos, útiles y equipo escolares se incluyen en los gastos de estudios calificados únicamente si las cuotas y gastos tienen que ser pagados a la institución como requisito de la matriculación o asistencia en dicha institución. 1040x 2011 Gastos pagados por adelantado. 1040x 2011   Gastos de estudios calificados pagados en el año 2013 para un período académico que comienza en los primeros tres meses de 2014, sólo se pueden utilizar para calcular la deducción por matrícula y cuotas escolares de 2013. 1040x 2011 Vea Período académico, anteriormente. 1040x 2011 Por ejemplo, si usted paga $2,000 en diciembre de 2013 para matrícula calificada por el cuatrimestre del invierno de 2014 que comienza en enero de 2014, puede utilizar los $2,000 en el cálculo de la deducción por matrícula y cuotas escolares sólo para 2013, únicamente si reúne todos los otros requisitos. 1040x 2011 No puede utilizar cantidad alguna que pagó en 2012 ó 2014 para calcular los gastos de estudios calificados que utiliza para el cálculo de su deducción por matrícula y cuotas escolares de 2013. 1040x 2011 No Se Permite Beneficio Doble No se le permite deducir lo siguiente: Los gastos de estudios calificados que usted deduce conforme a cualquier otra disposición de la ley, como, por ejemplo, un gasto de negocios. 1040x 2011 Los gastos de estudios calificados de un estudiante en su declaración de impuestos si usted o cualquier otra persona reclama un crédito tributario de oportunidad para los estadounidenses o un crédito vitalicio por aprendizaje por el mismo estudiante en el mismo año. 1040x 2011 Los gastos de estudios calificados que se utilizaron para calcular la parte libre de impuestos de una distribución proveniente de una cuenta Coverdell de ahorros para la educación (ESA, por sus siglas en inglés) o de un programa de matrículas calificado (QTP, por sus siglas en inglés). 1040x 2011 En el caso de un QTP, esto corresponde sólo a la cantidad de ganancias exentas de impuesto que fueron distribuidas, no a la recuperación de las contribuciones hechas al programa. 1040x 2011 Vea los temas titulados Figuring the Taxable Portion of a Distribution (Cálculo de la parte sujeta a impuesto de una distribución) del capítulo 7 (Coverdell Education Savings Account (ESA) (Cuenta Coverdell de ahorros para la educación (ESA)) y del capítulo 8 (Qualified Tuition Progam (QTP)) (Programa de matrícula calificado (QTP)), de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 Los gastos de estudios calificados que han sido pagados con intereses exentos de impuestos provenientes de un bono de ahorros de los Estados Unidos (Formulario 8815, en inglés). 1040x 2011 Vea Figuring the Tax-Free Amount (Cálculo de la cantidad libre de impuestos), en el capítulo 10 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 Los gastos de estudios calificados que han sido pagados con ayuda económica para los estudios que estén exentos de impuestos, tales como becas de estudios, subvenciones o ayuda económica para los estudios provista por el empleador. 1040x 2011 Vea a continuación el tema titulado Ajustes a los gastos de estudios calificados. 1040x 2011 Ajustes a los gastos de estudios calificados. 1040x 2011   Para cada estudiante, se tienen que reducir los gastos de estudios calificados pagados por o en nombre de dicho estudiante bajo las siguientes reglas. 1040x 2011 El resultado es el ajuste a los gastos de estudios calificados por cada estudiante. 1040x 2011 Ayuda económica para los estudios exenta de impuestos. 1040x 2011   Por la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos que recibió en 2013, tiene que reducir los gastos de estudios calificados para cada período académico por la cantidad de la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos de dicho período. 1040x 2011 Vea Período académico, anteriormente. 1040x 2011   Dicha asistencia incluye: La parte libre de impuestos de becas de estudios y becas de investigación (becas de desarrollo profesional), incluidas las subvenciones federales Pell (vea el capítulo 1 de la Publicación 970); La parte libre de impuestos de toda ayuda económica para estudios provista por el empleador (vea el capítulo 11 de la Publicación 970); Ayuda económica para estudios ofrecida a veteranos (vea el capítulo 1 de la Publicación 970) y Todo otro pago exento de impuestos (que no sean regalos o herencias) que se recibe en concepto de ayuda para estudios. 1040x 2011   Por lo general, todas las becas de estudios o becas de investigación (becas de desarrollo profesional) son tratadas como una ayuda económica para los estudios exenta de impuestos. 1040x 2011 Sin embargo, una beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional) no será tratada como asistencia exenta de impuestos al punto de que es incluida como ingreso bruto (si tiene que presentar una declaración de impuestos) para el año que reciba la beca de estudios o para investigación (becas de desarrollo profesional) si uno de estos dos puntos aplica: La beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional) (o cualquier parte de dicha beca) tiene que ser aplicada (por sus condiciones) a gastos (como de alojamiento y comida) que no sean gastos de estudios calificados como se define en el capítulo 1, Qualified education expenses (Gastos de educación calificados), de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 La beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional) (o cualquier parte de dicha beca) puede ser aplicada (por sus condiciones) a gastos (como de alojamiento y comida) que no sean gastos de estudios calificados como se define en el capítulo 1, Qualified education expenses (Gastos de estudios calificados), de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011    Podría aumentar el valor combinado de la deducción por matrícula y cuotas escolares y cierta ayuda económica para los estudios si incluye alguna parte o toda la ayuda económica para los estudios en sus ingresos en el año en que recibió dicha ayuda. 1040x 2011 Para detalles, vea Adjustments to Qualified Education Expenses (Ajustes a los gastos de estudios calificados), en el capítulo 6 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011   Cierta ayuda económica para los estudios exenta de impuestos recibida después de 2013 podría ser considerada como un reembolso de gastos de estudios calificados que se pagó en 2013. 1040x 2011 La ayuda económica para los estudios exenta de impuestos incluye toda ayuda económica para los estudios exenta de impuestos que usted o cualquier otra persona ha recibido después de 2013 por gastos de estudios calificados pagados en nombre de un estudiante en 2013 (o atribuible a la matriculación en una institución educativa calificada durante 2013). 1040x 2011   Si la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos se recibe después de 2013 pero antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos para 2013, vea Reembolsos recibidos después de 2013 pero antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos, más adelante. 1040x 2011 Si la ayuda económica para los estudios exenta de impuestos se recibe después de 2013 y después de que presenta su declaración de impuestos sobre los ingresos para 2013, vea Reembolsos recibidos después de 2013 y después de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos, más adelante. 1040x 2011 Reembolsos. 1040x 2011   Un reembolso de gastos de estudios calificados puede reducir los ajustes a los gastos de estudios calificados por el año tributable o puede requerir que reintegre parte o el total del reembolso en su ingreso bruto para el año en que recibe el reembolso. 1040x 2011 Vea el capítulo 6 de la Publicación 970 para obtener más información. 1040x 2011 Alguna ayuda económica para los estudios exenta de impuestos recibida después de 2013 puede ser tratada como un reembolso. 1040x 2011 Vea Ayuda económica para los estudios exenta de impuestos, anteriormente. 1040x 2011 Reembolsos recibidos en 2013. 1040x 2011   Por cada estudiante, calcule los gastos de estudios calificados ajustados de 2013 sumando todos los gastos de estudios calificados pagados en 2013 y restando todos los reembolsos de esos gastos recibidos de la institución educativa que reúne los requisitos durante 2013. 1040x 2011 Reembolsos recibidos después de 2013 pero antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos. 1040x 2011   Si alguien recibe un reembolso después de 2013 por gastos de estudios calificados pagados en nombre de un estudiante en 2013 y el reembolso es recibido antes de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos de 2013, reduzca la cantidad de gastos de estudios calificados de 2013 por la cantidad del reembolso. 1040x 2011 Reembolsos recibidos después de 2013 y después de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos. 1040x 2011   Si recibe un reembolso después de 2013 por gastos de estudios calificados pagados en 2013 y el reembolso es recibido después de presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos de 2013, puede ser que tenga que incluir parte o todo el reembolso en su ingreso bruto del año en que recibió el reembolso. 1040x 2011 Vea el capítulo 6 de la Publicación 970, en inglés, para más información. 1040x 2011 Coordinación con cuentas Coverdell de ahorros para la educación y programas calificados de matrícula. 1040x 2011   Debe reducir sus gastos de estudios calificados por los gastos de estudios calificados utilizados para calcular la exclusión del ingreso bruto de (a) los intereses recibidos bajo un programa de bonos de ahorro educativos o (b) cualquier distribución desde una cuenta Coverdell de ahorros para la educación o programa calificado de matrícula (QTP, por sus siglas en inglés). 1040x 2011 Para un programa QTP, esto se aplica solamente a la cantidad exenta de impuestos que fueron distribuidos, no a la recuperación de contribuciones al programa. 1040x 2011 Cantidades que no reducen los gastos de estudios calificados. 1040x 2011   No reduzca los gastos de estudios calificados por las cantidades pagadas con fondos que el estudiante ha recibido por concepto de: Pagos por prestar servicios, como salarios, Un préstamo, Un regalo, Una herencia o Un retiro de fondos de una cuenta de ahorros personal del estudiante. 1040x 2011   No reduzca los gastos de estudios calificados por cantidades de becas de estudios o becas de investigación (becas de desarrollo profesional) que se declaran como ingresos en la declaración de impuestos del estudiante en las siguientes circunstancias: El uso de dinero se restringe, por los términos de la beca de estudios o beca de investigación (becas de desarrollo profesional), a los costos de asistencia (como alojamiento y comida) que no sean gastos de estudios calificados. 1040x 2011 El uso de dinero no se restringe. 1040x 2011 Gastos que no Califican Los gastos de estudios calificados no incluyen cantidades pagadas en concepto de: Seguros; Gastos médicos (incluidas las cuotas del seguro médico escolar ofrecido por la institución); Alojamiento y comida; Transporte o Gastos personales, de manutención o relacionados a la familia que sean semejantes. 1040x 2011 Esto corresponde aun si se tienen que pagar dichas cantidades a la institución como requisito de matriculación o asistencia. 1040x 2011 Deportes, juegos, pasatiempos y cursos que no ofrecen créditos académicos. 1040x 2011   Normalmente, los gastos de estudios calificados no incluyen gastos que corresponden a un curso de enseñanza u otro curso educativo en que se desempeñen deportes, juegos, pasatiempos o un curso que no ofrece créditos académicos. 1040x 2011 No obstante, si el curso de enseñanza u otro curso educativo es parte del programa de estudios del estudiante para obtener una licenciatura u otro título educativo reconocido, los gastos entonces sí pueden calificar. 1040x 2011 Cuotas íntegras o en conjunto. 1040x 2011   Algunas instituciones de educación superior que reúnen los requisitos combinan o consolidan todas sus cuotas para un período académico en una sola cantidad. 1040x 2011 Si no recibe, o no tiene acceso a un estado de cuentas o asignación que muestra cuánto pagó usted en concepto de gastos de estudios calificados y cuánto pagó en concepto de gastos personales, como los que se mencionaron anteriormente, comuníquese con la institución. 1040x 2011 La institución tiene la obligación de redactar ese estado de cuentas o asignación y de proveerle a usted información sobre la cantidad que usted pagó (o que se le facturó) por los gastos de estudios calificados en el Formulario 1098-T, Tuition Statement (Información sobre el pago de matrícula), en inglés. 1040x 2011 Vea el tema Cómo se Calcula la Deducción , más adelante, para mayor información sobre el Formulario 1098-T. 1040x 2011 Estudiante que Reúne los Requisitos Para propósitos de la deducción por matrícula y cuotas escolares, un “estudiante que reúne los requisitos” es aquél que está matriculado en uno o más cursos en una institución de educación superior que reúne los requisitos (que se definió anteriormente). 1040x 2011 Quién Puede Reclamar los Gastos de un Dependiente Para poder reclamar la deducción por matrícula y cuotas escolares de un dependiente, usted tiene, normalmente, que: Haber pagado los gastos y Reclamar una exención de dependiente por el estudiante. 1040x 2011 La Tabla 19-3 resume quién puede reclamar la deducción. 1040x 2011 Cuánto se Puede Deducir La cantidad máxima por concepto de matrícula y cuotas escolares para 2013 es $4,000, $2,000 o $0, dependiendo de la cantidad de su MAGI. 1040x 2011 Para detalles sobre el cálculo de su MAGI, vea el capítulo 6 de la Publicación 970. 1040x 2011 Cómo se Calcula la Deducción Calcule la deducción utilizando el Formulario 8917, Tuition and Fees Deduction (Deducción por matrícula y cuotas), en inglés. 1040x 2011 Para ayudarle a calcular su deducción por matrícula y cuotas escolares, debe recibir el Formulario 1098-T, Tuition Statement (Información sobre el pago de matrícula), en inglés. 1040x 2011 Por lo general, una institución de educación superior que reúne los requisitos (como un colegio universitario o universidad) tiene que enviarle el Formulario 1098-T (o una declaración sustitutiva similar y aceptable) a cada estudiante matriculado para el 31 de enero de 2014. 1040x 2011 Para reclamar la deducción, anote la cantidad permitida en la línea 34 del Formulario 1040 o en la línea 19 del Formulario 1040A, y adjunte el Formulario 8917 que ha completado debidamente. 1040x 2011 Tabla 19-3. 1040x 2011 Quién Puede Reclamar los Gastos de un Dependiente No se base únicamente en lo que aparece en esta tabla. 1040x 2011 Consulte Who can claim a Dependent's Expenses (Quién puede reclamar los gastos de un dependiente), en el capítulo 6 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 SI su dependiente es un estudiante que reúne los requisitos y usted . 1040x 2011 . 1040x 2011 . 1040x 2011 Y. 1040x 2011 . 1040x 2011 . 1040x 2011 ENTONCES. 1040x 2011 . 1040x 2011 . 1040x 2011 reclama una exención por su dependiente usted paga todos los gastos de estudios calificados de su dependiente sólo usted puede deducir los gastos de estudios calificados que usted pagó. 1040x 2011 Su dependiente no puede tomar la deducción. 1040x 2011 reclama una exención por su dependiente su dependiente pagó todos los gastos de estudios calificados a nadie se le permite tomar la deducción. 1040x 2011 no reclama una exención por su dependiente usted pagó todos los gastos de estudios calificados a nadie se le permite tomar la deducción. 1040x 2011 no reclama una exención por su dependiente su dependiente pagó todos los gastos de estudios calificados a nadie se le permite tomar la deducción. 1040x 2011 Gastos del Educador Si usted fue un educador que reúne los requisitos en el año 2013, puede deducir en la línea 23 del Formulario 1040 o en la línea 16 del Formulario 1040A, hasta $250 por concepto de gastos calificados que usted pagó en 2013. 1040x 2011 Si usted y su cónyuge están presentando una declaración de impuestos conjunta y si ambos de ustedes son educadores que reúnen los requisitos, la cantidad máxima que pueden deducir es $500. 1040x 2011 No obstante eso, ningún cónyuge puede deducir más de $250 en gastos calificados que él o ella ha pagado en la línea 23 del Formulario 1040 o en la línea 16 del Formulario 1040A. 1040x 2011 Usted quizás pueda deducir gastos que son mayores del límite de $250 (o $500) en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). 1040x 2011 Educador que reúne los requisitos. 1040x 2011   Un “educador que reúne los requisitos” es un maestro de primaria, instructor, consejero, director o ayudante, de kínder (jardín de infancia) hasta doceavo grado, que ha trabajado por lo menos 900 horas durante el año escolar. 1040x 2011 Gastos calificados. 1040x 2011   En los gastos calificados se incluyen los gastos ordinarios (normales) y necesarios que se han pagado por libros, útiles, equipo (incluyendo equipo, programas y servicios para la computadora) y otros suministros y materiales que se utilizan en el aula. 1040x 2011 Un “gasto ordinario” es aquél que es común y aceptado en el campo educativo. 1040x 2011 Un “gasto necesario” es uno que es útil y apropiado en el desempeño de su profesión de educador. 1040x 2011 Un gasto no tiene que ser obligatorio para considerarse necesario. 1040x 2011   Los gastos calificados no incluyen los gastos por enseñanza impartida en el hogar ni por artículos para cursos de salud o de educación física que no se usan en el desempeño del deporte. 1040x 2011   Usted tiene que restar de sus gastos calificados las siguientes cantidades: Intereses de bonos de ahorros de los Estados Unidos de la serie EE y de la serie I que pueden excluirse de los ingresos y que provienen del Formulario 8815, Exclusion of Interest From Series EE and I U. 1040x 2011 S. 1040x 2011 Savings Bonds Issued After 1989 (Exclusión de los intereses provenientes de bonos de ahorros estadounidenses de las series EE e I emitidos después de 1989), en inglés. 1040x 2011 Vea el tema titulado Figuring the Tax-Free Amount (Cálculo de la cantidad exenta de impuestos), en el capítulo 10 de la Publicación 970, en inglés. 1040x 2011 Distribuciones o ganancias provenientes de un programa de matrícula calificado que no están sujetas a impuestos. 1040x 2011 Vea el tema titulado Figuring the Taxable Portion of a Distribution (Cálculo de la parte de una distribución sujeta a impuestos), en el capítulo 8 de la Publicación 970. 1040x 2011 Una distribución de ganancias no sujeta a impuestos proveniente de una cuenta Coverdell de ahorros para la educación. 1040x 2011 Vea el tema titulado Figuring the Taxable Portion of a Distribution (Cálculo de la parte de una distribución sujeta a impuestos), en el capítulo 7 de la Publicación 970. 1040x 2011 Todo reembolso de dichos gastos que haya recibido y del cual no se le haya informado en el recuadro 1 del Formulario W-2. 1040x 2011 Prev  Up  Next   Home   More Online Publications
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Disaster Assistance and Emergency Relief for Individuals and Businesses

Overview

Special tax law provisions may help taxpayers and businesses recover financially from the impact of a disaster, especially when the federal government declares their location to be a major disaster area. Depending on the circumstances, the IRS may grant additional time to file returns and pay taxes. Both individuals and businesses in a federally declared disaster area can get a faster refund by claiming losses related to the disaster on the tax return for the previous year, usually by filing an amended return.

The IRS also offers audio presentations on Planning for Disaster. These presentations discuss business continuity planning, insurance coverage, recording keeping and other tips to stay in business after a major disaster.

Get the Latest Tax Relief Guidance in Disaster Situations
Recent special tax law provisions may help taxpayers recover financially from the impact of a major disaster in their location.

Preparing for Disasters
Are your home and/or business ready if a disaster strikes? Get information and suggestions on paperless recordkeeping, documenting assets and valuables, and emergency planning.

Help for Disaster Victims
This podcast provides information on what to do and who to contact if you have been affected by a disaster this year.

Help During Disasters
We know that major disasters and emergencies in your area will affect many families and businesses. While we hope you are spared any loss, we realize this may not be true for everyone, and we want to let you know how the IRS can help.

Around the Nation
This section of our Web site provides IRS news specific to local areas, primarily disaster relief or tax provisions that affect certain states.

Tax Topic 515 - Casualty, Disaster, and Theft Losses
Casualty losses can result from the destruction of or damage to your property from any sudden, unexpected, and unusual event such as a flood, hurricane, tornado, fire, earthquake or even volcanic eruption.

Disaster Assistance Self-Study
The Disaster Assistance Self-Study provides the basic information needed to assist taxpayers in a disaster. It provides the volunteer practitioner disaster representative member with information on distributing Disaster Kits, computing gains/losses as the result of a disaster, information about administrative tax relief and information about the psychological effects of a disaster on its victims.

For Individuals

FAQs for Disaster Victims
This section provides current information on disaster relief and frequently asked questions. The Hurricane Katrina FAQs are now listed separately from the general FAQs, which are applicable to any disaster.

Gulf Oil Spill: Questions and Answers
The existing law dictates whether payments received from BP for losses, damage and injuries are taxable. Refer to the Gulf Oil Spill technical questions and answers for more information.

Reconstructing Your Records
Reconstructing records after a disaster may be essential for tax purposes, getting federal assistance or insurance reimbursement. Records that you need to prove your loss may have been damaged or destroyed in a casualty. While it may not be easy, reconstructing your records may be essential.

Publication 2194, Disaster Resource Guide for Individuals and Businesses (PDF)
Publication 2194 is a Disaster Losses Kit to help individuals claim casualty losses on property that was destroyed by a natural disaster. The kit contains tax forms needed to claim a casualty loss. It also answers common questions like how to extend the time you need to file, how you can receive free tax services and how to identify which disaster losses to claim.

Help for Hurricane Victims: Information on Tax Relief, Charitable Issues
The Internal Revenue Service is working to provide appropriate relief and assistance to victims of Hurricanes Katrina, Rita and Wilma.

For Businesses

Publication 2194, Disaster Resource Guide for Individuals and Businesses (PDF)
Publication 2194 is a Disaster Losses Kit to help businesses claim casualty losses on property that has been destroyed by a natural disaster. The kit contains tax forms needed to claim a casualty loss.

Crop Insurance and Crop Disaster Payments - Agriculture Tax Tips
This section offers helpful tax tips including whether crop insurance and crop disaster payments are taxable.

Disaster Planning Video Presentations:

For Tax Professionals

Disaster Relief Resource Center for Tax Professionals
Through this resource center we address many of the questions received from tax professionals. We've included information published by the IRS, along with links to IRS partners who may offer additional assistance. Many of our partners have developed Web pages that highlight the efforts they've made to help their fellow practitioners to recover and get re-established.

For Charitable Organizations

Disaster Relief - Resources for Charities and Contributors
After a disaster or in another emergency hardship situation, people may be interested in using a charitable organization to help victims. The IRS provides a number of resources to help them accomplish this goal.

Publication 3833, Disaster Relief, Providing Assistance Through Charitable Organizations (PDF)
This publication describes how members of the public can use charitable organizations to provide assistance to victims of disasters or other emergency hardship situations.

Talk With the IRS

Contact My Local Office
IRS Taxpayer Assistance Centers are your one-stop resource for face-to-face tax help and solutions to tax problems, every business day.

Taxpayer Advocate Service
The Taxpayer Advocate is an independent organization within the IRS. They help taxpayers resolve problems with the IRS and recommend changes that will prevent the problems.

Other Government Agency Disaster Information

DisasterAssistance.gov
This is a one stop web portal that consolidates information from 17 US Government Agencies where taxpayers can apply for Small Business Administration loans through online applications, receive referral information on forms of assistance that do not have online applications, or check the progress and status of their applications online.

Federal Emergency Management Agency (FEMA)
Federal disaster aid programs provided by the Federal Emergency Management Agency (FEMA) are available to citizens affected by major disasters.

Small Business Administration (SBA)
The U. S. Small Business Administration (SBA) is responsible for providing affordable, timely and accessible financial assistance to homeowners, renters and businesses of all sizes located in a declared disaster area. Financial assistance is available in the form of low-interest, long-term loans for losses that are not fully covered by insurance or other recoveries.

READY.gov
Learn how individuals and business can prepare for and respond to all kinds of disasters and emergencies.

GovBenefits.gov
GovBenefits.gov wants to let survivors and disaster relief workers know about the many disaster relief programs available. Perhaps you have suffered damage to a home or business, lost your job, or experienced crop damage due to a natural disaster. GovBenefits.gov has a variety of national benefit and assistance programs geared toward disaster recovery

IRS Forms and Publications

Publication 547 – Casualties, Disasters and Thefts
Publication 547 explains how to treat casualties, thefts, and losses on deposits. It discusses definitions, how to figure gain or loss, how to treat reimbursements, and how to report them.

Form 1040X (PDF).

Publication 584 (PDF). Also available in HTML.

Publication 584B (PDF). Also available in HTML.

Publication 2194 (PDF).

Publication 3067 (EN/SP) (PDF).

Publication 3067 (EN/CN) (PDF)

Publication 3067 (EN/DE) (PDF)

Publication 3067 (EN/KR) (PDF)

Publication 3067 (EN/RU) (PDF)

Publication 3067 (EN/VN) (PDF)

Publication 3833 (PDF).

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The 1040x 2011

1040x 2011 1. 1040x 2011   Deducting Business Expenses Table of Contents What's New Introduction Topics - This chapter discusses: Useful Items - You may want to see: What Can I Deduct?Cost of Goods Sold Capital Expenses Capital versus Deductible Expenses Personal versus Business Expenses How Much Can I Deduct?Not-for-profit limits. 1040x 2011 At-risk limits. 1040x 2011 Passive activities. 1040x 2011 Net operating loss. 1040x 2011 When Can I Deduct an Expense?Economic performance. 1040x 2011 Not-for-Profit ActivitiesGross Income Limit on Deductions What's New Optional safe harbor method to determine the business use of a home deduction. 1040x 2011  Beginning in 2013, you can use the optional safe harbor method to determine the deduction for the business use of your home. 1040x 2011 See Optional safe harbor method under Business use of your home , later. 1040x 2011 Introduction This chapter covers the general rules for deducting business expenses. 1040x 2011 Business expenses are the costs of carrying on a trade or business, and they are usually deductible if the business is operated to make a profit. 1040x 2011 Topics - This chapter discusses: What you can deduct How much you can deduct When you can deduct Not-for-profit activities Useful Items - You may want to see: Publication 334 Tax Guide for Small Business 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses 525 Taxable and Nontaxable Income 529 Miscellaneous Deductions 536 Net Operating Losses (NOLs) for Individuals, Estates, and Trusts 538 Accounting Periods and Methods 542 Corporations 547 Casualties, Disasters, and Thefts 587 Business Use of Your Home 925 Passive Activity and At-Risk Rules 936 Home Mortgage Interest Deduction 946 How To Depreciate Property Form (and Instructions) Sch A (Form 1040) Itemized Deductions 5213 Election To Postpone Determination as To Whether the Presumption Applies That an Activity Is Engaged in for Profit See chapter 12 for information about getting publications and forms. 1040x 2011 What Can I Deduct? To be deductible, a business expense must be both ordinary and necessary. 1040x 2011 An ordinary expense is one that is common and accepted in your industry. 1040x 2011 A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your trade or business. 1040x 2011 An expense does not have to be indispensable to be considered necessary. 1040x 2011 Even though an expense may be ordinary and necessary, you may not be allowed to deduct the expense in the year you paid or incurred it. 1040x 2011 In some cases you may not be allowed to deduct the expense at all. 1040x 2011 Therefore, it is important to distinguish usual business expenses from expenses that include the following. 1040x 2011 The expenses used to figure cost of goods sold, Capital expenses, and Personal expenses. 1040x 2011 Cost of Goods Sold If your business manufactures products or purchases them for resale, you generally must value inventory at the beginning and end of each tax year to determine your cost of goods sold. 1040x 2011 Some of your business expenses may be included in figuring cost of goods sold. 1040x 2011 Cost of goods sold is deducted from your gross receipts to figure your gross profit for the year. 1040x 2011 If you include an expense in the cost of goods sold, you cannot deduct it again as a business expense. 1040x 2011 The following are types of expenses that go into figuring cost of goods sold. 1040x 2011 The cost of products or raw materials, including freight. 1040x 2011 Storage. 1040x 2011 Direct labor (including contributions to pension or annuity plans) for workers who produce the products. 1040x 2011 Factory overhead. 1040x 2011 Under the uniform capitalization rules, you must capitalize the direct costs and part of the indirect costs for certain production or resale activities. 1040x 2011 Indirect costs include rent, interest, taxes, storage, purchasing, processing, repackaging, handling, and administrative costs. 1040x 2011 This rule does not apply to personal property you acquire for resale if your average annual gross receipts (or those of your predecessor) for the preceding 3 tax years are not more than $10 million. 1040x 2011 For more information, see the following sources. 1040x 2011 Cost of goods sold—chapter 6 of Publication 334. 1040x 2011 Inventories—Publication 538. 1040x 2011 Uniform capitalization rules—Publication 538 and section 263A of the Internal Revenue Code and the related regulations. 1040x 2011 Capital Expenses You must capitalize, rather than deduct, some costs. 1040x 2011 These costs are a part of your investment in your business and are called “capital expenses. 1040x 2011 ” Capital expenses are considered assets in your business. 1040x 2011 In general, you capitalize three types of costs. 1040x 2011 Business start-up costs (See Tip below). 1040x 2011 Business assets. 1040x 2011 Improvements. 1040x 2011 You can elect to deduct or amortize certain business start-up costs. 1040x 2011 See chapters 7 and 8. 1040x 2011 Cost recovery. 1040x 2011   Although you generally cannot take a current deduction for a capital expense, you may be able to recover the amount you spend through depreciation, amortization, or depletion. 1040x 2011 These recovery methods allow you to deduct part of your cost each year. 1040x 2011 In this way, you are able to recover your capital expense. 1040x 2011 See Amortization (chapter 8) and Depletion (chapter 9) in this publication. 1040x 2011 A taxpayer can elect to deduct a portion of the costs of certain depreciable property as a section 179 deduction. 1040x 2011 A greater portion of these costs can be deducted if the property is qualified disaster assistance property. 1040x 2011 See Publication 946 for details. 1040x 2011 Going Into Business The costs of getting started in business, before you actually begin business operations, are capital expenses. 1040x 2011 These costs may include expenses for advertising, travel, or wages for training employees. 1040x 2011 If you go into business. 1040x 2011   When you go into business, treat all costs you had to get your business started as capital expenses. 1040x 2011   Usually you recover costs for a particular asset through depreciation. 1040x 2011 Generally, you cannot recover other costs until you sell the business or otherwise go out of business. 1040x 2011 However, you can choose to amortize certain costs for setting up your business. 1040x 2011 See Starting a Business in chapter 8 for more information on business start-up costs. 1040x 2011 If your attempt to go into business is unsuccessful. 1040x 2011   If you are an individual and your attempt to go into business is not successful, the expenses you had in trying to establish yourself in business fall into two categories. 1040x 2011 The costs you had before making a decision to acquire or begin a specific business. 1040x 2011 These costs are personal and nondeductible. 1040x 2011 They include any costs incurred during a general search for, or preliminary investigation of, a business or investment possibility. 1040x 2011 The costs you had in your attempt to acquire or begin a specific business. 1040x 2011 These costs are capital expenses and you can deduct them as a capital loss. 1040x 2011   If you are a corporation and your attempt to go into a new trade or business is not successful, you may be able to deduct all investigatory costs as a loss. 1040x 2011   The costs of any assets acquired during your unsuccessful attempt to go into business are a part of your basis in the assets. 1040x 2011 You cannot take a deduction for these costs. 1040x 2011 You will recover the costs of these assets when you dispose of them. 1040x 2011 Business Assets There are many different kinds of business assets; for example, land, buildings, machinery, furniture, trucks, patents, and franchise rights. 1040x 2011 You must fully capitalize the cost of these assets, including freight and installation charges. 1040x 2011 Certain property you produce for use in your trade or business must be capitalized under the uniform capitalization rules. 1040x 2011 See Regulations section 1. 1040x 2011 263A-2 for information on these rules. 1040x 2011 Improvements Improvements are generally major expenditures. 1040x 2011 Some examples are: new electric wiring, a new roof, a new floor, new plumbing, bricking up windows to strengthen a wall, and lighting improvements. 1040x 2011 The costs of making improvements to a business asset are capital expenses if the improvements add to the value of the asset, appreciably lengthen the time you can use it, or adapt it to a different use. 1040x 2011 Beginning in 2014, you must capitalize as improvements costs that are for the betterment of a unit of property, restore the unit of property, or adapt the unit of property to a new or different use. 1040x 2011 Temporary regulations allow you to capitalize costs meeting the above criteria for tax years beginning after 2011. 1040x 2011 However, you can currently deduct repairs that keep your property in a normal efficient operating condition as a business expense. 1040x 2011 Treat as repairs amounts paid to replace parts of a machine that only keep it in a normal operating condition. 1040x 2011 Restoration plan. 1040x 2011   Capitalize the cost of reconditioning, improving, or altering your property as part of a general restoration plan to make it suitable for your business. 1040x 2011 This applies even if some of the work would by itself be classified as repairs. 1040x 2011 Capital versus Deductible Expenses To help you distinguish between capital and deductible expenses, different examples are given below. 1040x 2011 Motor vehicles. 1040x 2011   You usually capitalize the cost of a motor vehicle you use in your business. 1040x 2011 You can recover its cost through annual deductions for depreciation. 1040x 2011   There are dollar limits on the depreciation you can claim each year on passenger automobiles used in your business. 1040x 2011 See Publication 463. 1040x 2011   Generally, repairs you make to your business vehicle are currently deductible. 1040x 2011 However, amounts you pay to recondition and overhaul a business vehicle are capital expenses and are recovered through depreciation. 1040x 2011 Roads and driveways. 1040x 2011    The cost of building a private road on your business property and the cost of replacing a gravel driveway with a concrete one are capital expenses you may be able to depreciate. 1040x 2011 The cost of maintaining a private road on your business property is a deductible expense. 1040x 2011 Tools. 1040x 2011   Unless the uniform capitalization rules apply, amounts spent for tools used in your business are deductible expenses if the tools have a life expectancy of less than 1 year or their cost is minor. 1040x 2011 Machinery parts. 1040x 2011   Unless the uniform capitalization rules apply, the cost of replacing short-lived parts of a machine to keep it in good working condition, but not add to its life, is a deductible expense. 1040x 2011 Heating equipment. 1040x 2011   The cost of changing from one heating system to another is a capital expense. 1040x 2011 Personal versus Business Expenses Generally, you cannot deduct personal, living, or family expenses. 1040x 2011 However, if you have an expense for something that is used partly for business and partly for personal purposes, divide the total cost between the business and personal parts. 1040x 2011 You can deduct the business part. 1040x 2011 For example, if you borrow money and use 70% of it for business and the other 30% for a family vacation, you generally can deduct 70% of the interest as a business expense. 1040x 2011 The remaining 30% is personal interest and generally is not deductible. 1040x 2011 See chapter 4 for information on deducting interest and the allocation rules. 1040x 2011 Business use of your home. 1040x 2011   If you use part of your home for business, you may be able to deduct expenses for the business use of your home. 1040x 2011 These expenses may include mortgage interest, insurance, utilities, repairs, and depreciation. 1040x 2011   To qualify to claim expenses for the business use of your home, you must meet both of the following tests. 1040x 2011 The business part of your home must be used exclusively and regularly for your trade or business. 1040x 2011 The business part of your home must be: Your principal place of business, or A place where you meet or deal with patients, clients, or customers in the normal course of your trade or business, or A separate structure (not attached to your home) used in connection with your trade or business. 1040x 2011   You generally do not have to meet the exclusive use test for the part of your home that you regularly use either for the storage of inventory or product samples, or as a daycare facility. 1040x 2011   Your home office qualifies as your principal place of business if you meet the following requirements. 1040x 2011 You use the office exclusively and regularly for administrative or management activities of your trade or business. 1040x 2011 You have no other fixed location where you conduct substantial administrative or management activities of your trade or business. 1040x 2011   If you have more than one business location, determine your principal place of business based on the following factors. 1040x 2011 The relative importance of the activities performed at each location. 1040x 2011 If the relative importance factor does not determine your principal place of business, consider the time spent at each location. 1040x 2011 Optional safe harbor method. 1040x 2011   Beginning in 2013, individual taxpayers can use the optional safe harbor method to determine the amount of deductible expenses attributable to certain business use of a residence during the tax year. 1040x 2011 This method is an alternative to the calculation, allocation, and substantiation of actual expenses. 1040x 2011   The deduction under the optional method is limited to $1,500 per year based on $5 a square foot for up to 300 square feet. 1040x 2011 Under this method, you claim your allowable mortgage interest, real estate taxes, and casualty losses on the home as itemized deductions on Schedule A (Form 1040). 1040x 2011 You are not required to allocate these deductions between personal and business use, as is required under the regular method. 1040x 2011 If you use the optional method, you cannot depreciate the portion of your home used in a trade or business. 1040x 2011   Business expenses unrelated to the home, such as advertising, supplies, and wages paid to employees, are still fully deductible. 1040x 2011 All of the requirements discussed earlier under Business use of your home still apply. 1040x 2011   For more information on the deduction for business use of your home, including the optional safe harbor method, see Publication 587. 1040x 2011    If you were entitled to deduct depreciation on the part of your home used for business, you cannot exclude the part of the gain from the sale of your home that equals any depreciation you deducted (or could have deducted) for periods after May 6, 1997. 1040x 2011 Business use of your car. 1040x 2011   If you use your car exclusively in your business, you can deduct car expenses. 1040x 2011 If you use your car for both business and personal purposes, you must divide your expenses based on actual mileage. 1040x 2011 Generally, commuting expenses between your home and your business location, within the area of your tax home, are not deductible. 1040x 2011   You can deduct actual car expenses, which include depreciation (or lease payments), gas and oil, tires, repairs, tune-ups, insurance, and registration fees. 1040x 2011 Or, instead of figuring the business part of these actual expenses, you may be able to use the standard mileage rate to figure your deduction. 1040x 2011 Beginning in 2013, the standard mileage rate is 56. 1040x 2011 5 cents per mile. 1040x 2011   If you are self-employed, you can also deduct the business part of interest on your car loan, state and local personal property tax on the car, parking fees, and tolls, whether or not you claim the standard mileage rate. 1040x 2011   For more information on car expenses and the rules for using the standard mileage rate, see Publication 463. 1040x 2011 How Much Can I Deduct? Generally, you can deduct the full amount of a business expense if it meets the criteria of ordinary and necessary and it is not a capital expense. 1040x 2011 Recovery of amount deducted (tax benefit rule). 1040x 2011   If you recover part of an expense in the same tax year in which you would have claimed a deduction, reduce your current year expense by the amount of the recovery. 1040x 2011 If you have a recovery in a later year, include the recovered amount in income in that year. 1040x 2011 However, if part of the deduction for the expense did not reduce your tax, you do not have to include that part of the recovered amount in income. 1040x 2011   For more information on recoveries and the tax benefit rule, see Publication 525. 1040x 2011 Payments in kind. 1040x 2011   If you provide services to pay a business expense, the amount you can deduct is limited to your out-of-pocket costs. 1040x 2011 You cannot deduct the cost of your own labor. 1040x 2011   Similarly, if you pay a business expense in goods or other property, you can deduct only what the property costs you. 1040x 2011 If these costs are included in the cost of goods sold, do not deduct them again as a business expense. 1040x 2011 Limits on losses. 1040x 2011   If your deductions for an investment or business activity are more than the income it brings in, you have a loss. 1040x 2011 There may be limits on how much of the loss you can deduct. 1040x 2011 Not-for-profit limits. 1040x 2011   If you carry on your business activity without the intention of making a profit, you cannot use a loss from it to offset other income. 1040x 2011 See Not-for-Profit Activities , later. 1040x 2011 At-risk limits. 1040x 2011   Generally, a deductible loss from a trade or business or other income-producing activity is limited to the investment you have “at risk” in the activity. 1040x 2011 You are at risk in any activity for the following. 1040x 2011 The money and adjusted basis of property you contribute to the activity. 1040x 2011 Amounts you borrow for use in the activity if: You are personally liable for repayment, or You pledge property (other than property used in the activity) as security for the loan. 1040x 2011 For more information, see Publication 925. 1040x 2011 Passive activities. 1040x 2011   Generally, you are in a passive activity if you have a trade or business activity in which you do not materially participate, or a rental activity. 1040x 2011 In general, deductions for losses from passive activities only offset income from passive activities. 1040x 2011 You cannot use any excess deductions to offset other income. 1040x 2011 In addition, passive activity credits can only offset the tax on net passive income. 1040x 2011 Any excess loss or credits are carried over to later years. 1040x 2011 Suspended passive losses are fully deductible in the year you completely dispose of the activity. 1040x 2011 For more information, see Publication 925. 1040x 2011 Net operating loss. 1040x 2011   If your deductions are more than your income for the year, you may have a “net operating loss. 1040x 2011 ” You can use a net operating loss to lower your taxes in other years. 1040x 2011 See Publication 536 for more information. 1040x 2011   See Publication 542 for information about net operating losses of corporations. 1040x 2011 When Can I Deduct an Expense? When you can deduct an expense depends on your accounting method. 1040x 2011 An accounting method is a set of rules used to determine when and how income and expenses are reported. 1040x 2011 The two basic methods are the cash method and the accrual method. 1040x 2011 Whichever method you choose must clearly reflect income. 1040x 2011 For more information on accounting methods, see Publication 538. 1040x 2011 Cash method. 1040x 2011   Under the cash method of accounting, you generally deduct business expenses in the tax year you pay them. 1040x 2011 Accrual method. 1040x 2011   Under an accrual method of accounting, you generally deduct business expenses when both of the following apply. 1040x 2011 The all-events test has been met. 1040x 2011 The test is met when: All events have occurred that fix the fact of liability, and The liability can be determined with reasonable accuracy. 1040x 2011 Economic performance has occurred. 1040x 2011 Economic performance. 1040x 2011   You generally cannot deduct or capitalize a business expense until economic performance occurs. 1040x 2011 If your expense is for property or services provided to you, or for your use of property, economic performance occurs as the property or services are provided, or the property is used. 1040x 2011 If your expense is for property or services you provide to others, economic performance occurs as you provide the property or services. 1040x 2011 Example. 1040x 2011 Your tax year is the calendar year. 1040x 2011 In December 2013, the Field Plumbing Company did some repair work at your place of business and sent you a bill for $600. 1040x 2011 You paid it by check in January 2014. 1040x 2011 If you use the accrual method of accounting, deduct the $600 on your tax return for 2013 because all events have occurred to “fix” the fact of liability (in this case the work was completed), the liability can be determined, and economic performance occurred in that year. 1040x 2011 If you use the cash method of accounting, deduct the expense on your 2014 return. 1040x 2011 Prepayment. 1040x 2011   You generally cannot deduct expenses in advance, even if you pay them in advance. 1040x 2011 This rule applies to both the cash and accrual methods. 1040x 2011 It applies to prepaid interest, prepaid insurance premiums, and any other expense paid far enough in advance to, in effect, create an asset with a useful life extending substantially beyond the end of the current tax year. 1040x 2011 Example. 1040x 2011 In 2013, you sign a 10-year lease and immediately pay your rent for the first 3 years. 1040x 2011 Even though you paid the rent for 2013, 2014, and 2015, you can only deduct the rent for 2013 on your 2013 tax return. 1040x 2011 You can deduct the rent for 2014 and 2015 on your tax returns for those years. 1040x 2011 Contested liability. 1040x 2011   Under the cash method, you can deduct a contested liability only in the year you pay the liability. 1040x 2011 Under the accrual method, you can deduct contested liabilities such as taxes (except foreign or U. 1040x 2011 S. 1040x 2011 possession income, war profits, and excess profits taxes) either in the tax year you pay the liability (or transfer money or other property to satisfy the obligation) or in the tax year you settle the contest. 1040x 2011 However, to take the deduction in the year of payment or transfer, you must meet certain conditions. 1040x 2011 See Regulations section 1. 1040x 2011 461-2. 1040x 2011 Related person. 1040x 2011   Under an accrual method of accounting, you generally deduct expenses when you incur them, even if you have not yet paid them. 1040x 2011 However, if you and the person you owe are related and that person uses the cash method of accounting, you must pay the expense before you can deduct it. 1040x 2011 Your deduction is allowed when the amount is includible in income by the related cash method payee. 1040x 2011 See Related Persons in Publication 538. 1040x 2011 Not-for-Profit Activities If you do not carry on your business or investment activity to make a profit, you cannot use a loss from the activity to offset other income. 1040x 2011 Activities you do as a hobby, or mainly for sport or recreation, are often not entered into for profit. 1040x 2011 The limit on not-for-profit losses applies to individuals, partnerships, estates, trusts, and S corporations. 1040x 2011 It does not apply to corporations other than S corporations. 1040x 2011 In determining whether you are carrying on an activity for profit, several factors are taken into account. 1040x 2011 No one factor alone is decisive. 1040x 2011 Among the factors to consider are whether: You carry on the activity in a businesslike manner, The time and effort you put into the activity indicate you intend to make it profitable, You depend on the income for your livelihood, Your losses are due to circumstances beyond your control (or are normal in the start-up phase of your type of business), You change your methods of operation in an attempt to improve profitability, You (or your advisors) have the knowledge needed to carry on the activity as a successful business, You were successful in making a profit in similar activities in the past, The activity makes a profit in some years, and You can expect to make a future profit from the appreciation of the assets used in the activity. 1040x 2011 Presumption of profit. 1040x 2011   An activity is presumed carried on for profit if it produced a profit in at least 3 of the last 5 tax years, including the current year. 1040x 2011 Activities that consist primarily of breeding, training, showing, or racing horses are presumed carried on for profit if they produced a profit in at least 2 of the last 7 tax years, including the current year. 1040x 2011 The activity must be substantially the same for each year within this period. 1040x 2011 You have a profit when the gross income from an activity exceeds the deductions. 1040x 2011   If a taxpayer dies before the end of the 5-year (or 7-year) period, the “test” period ends on the date of the taxpayer's death. 1040x 2011   If your business or investment activity passes this 3- (or 2-) years-of-profit test, the IRS will presume it is carried on for profit. 1040x 2011 This means the limits discussed here will not apply. 1040x 2011 You can take all your business deductions from the activity, even for the years that you have a loss. 1040x 2011 You can rely on this presumption unless the IRS later shows it to be invalid. 1040x 2011 Using the presumption later. 1040x 2011   If you are starting an activity and do not have 3 (or 2) years showing a profit, you can elect to have the presumption made after you have the 5 (or 7) years of experience allowed by the test. 1040x 2011   You can elect to do this by filing Form 5213. 1040x 2011 Filing this form postpones any determination that your activity is not carried on for profit until 5 (or 7) years have passed since you started the activity. 1040x 2011   The benefit gained by making this election is that the IRS will not immediately question whether your activity is engaged in for profit. 1040x 2011 Accordingly, it will not restrict your deductions. 1040x 2011 Rather, you will gain time to earn a profit in the required number of years. 1040x 2011 If you show 3 (or 2) years of profit at the end of this period, your deductions are not limited under these rules. 1040x 2011 If you do not have 3 (or 2) years of profit, the limit can be applied retroactively to any year with a loss in the 5-year (or 7-year) period. 1040x 2011   Filing Form 5213 automatically extends the period of limitations on any year in the 5-year (or 7-year) period to 2 years after the due date of the return for the last year of the period. 1040x 2011 The period is extended only for deductions of the activity and any related deductions that might be affected. 1040x 2011    You must file Form 5213 within 3 years after the due date of your return (determined without extensions) for the year in which you first carried on the activity, or, if earlier, within 60 days after receiving written notice from the Internal Revenue Service proposing to disallow deductions attributable to the activity. 1040x 2011 Gross Income Gross income from a not-for-profit activity includes the total of all gains from the sale, exchange, or other disposition of property, and all other gross receipts derived from the activity. 1040x 2011 Gross income from the activity also includes capital gains and rents received for the use of property which is held in connection with the activity. 1040x 2011 You can determine gross income from any not-for-profit activity by subtracting the cost of goods sold from your gross receipts. 1040x 2011 However, if you determine gross income by subtracting cost of goods sold from gross receipts, you must do so consistently, and in a manner that follows generally accepted methods of accounting. 1040x 2011 Limit on Deductions If your activity is not carried on for profit, take deductions in the following order and only to the extent stated in the three categories. 1040x 2011 If you are an individual, these deductions may be taken only if you itemize. 1040x 2011 These deductions may be taken on Schedule A (Form 1040). 1040x 2011 Category 1. 1040x 2011   Deductions you can take for personal as well as for business activities are allowed in full. 1040x 2011 For individuals, all nonbusiness deductions, such as those for home mortgage interest, taxes, and casualty losses, belong in this category. 1040x 2011 Deduct them on the appropriate lines of Schedule A (Form 1040). 1040x 2011 For tax years beginning after December 31, 2008, you can deduct a casualty loss on property you own for personal use only to the extent it is more than $500 and exceeds 10% of your adjusted gross income (AGI). 1040x 2011 The 10% AGI limitation does not apply to net disaster losses resulting from federally declared disasters in 2008 and 2009, and individuals are allowed to claim the net disaster losses even if they do not itemize their deductions. 1040x 2011 The reduction amount returns to $100 for tax years beginning after December 31, 2009. 1040x 2011 See Publication 547 for more information on casualty losses. 1040x 2011 For the limits that apply to home mortgage interest, see Publication 936. 1040x 2011 Category 2. 1040x 2011   Deductions that do not result in an adjustment to the basis of property are allowed next, but only to the extent your gross income from the activity is more than your deductions under the first category. 1040x 2011 Most business deductions, such as those for advertising, insurance premiums, interest, utilities, and wages, belong in this category. 1040x 2011 Category 3. 1040x 2011   Business deductions that decrease the basis of property are allowed last, but only to the extent the gross income from the activity exceeds the deductions you take under the first two categories. 1040x 2011 Deductions for depreciation, amortization, and the part of a casualty loss an individual could not deduct in category (1) belong in this category. 1040x 2011 Where more than one asset is involved, allocate depreciation and these other deductions proportionally. 1040x 2011    Individuals must claim the amounts in categories (2) and (3) as miscellaneous deductions on Schedule A (Form 1040). 1040x 2011 They are subject to the 2%-of-adjusted-gross-income limit. 1040x 2011 See Publication 529 for information on this limit. 1040x 2011 Example. 1040x 2011 Adriana is engaged in a not-for-profit activity. 1040x 2011 The income and expenses of the activity are as follows. 1040x 2011 Gross income $3,200 Subtract:     Real estate taxes $700   Home mortgage interest 900   Insurance 400   Utilities 700   Maintenance 200   Depreciation on an automobile 600   Depreciation on a machine 200 3,700 Loss $(500)   Adriana must limit her deductions to $3,200, the gross income she earned from the activity. 1040x 2011 The limit is reached in category (3), as follows. 1040x 2011 Limit on deduction $3,200 Category 1: Taxes and interest $1,600   Category 2: Insurance, utilities, and maintenance 1,300 2,900 Available for Category 3 $ 300   The $800 of depreciation is allocated between the automobile and machine as follows. 1040x 2011 $600 $800 x $300 = $225 depreciation for the automobile             $200 $800 x $300 = $75 depreciation for the machine The basis of each asset is reduced accordingly. 1040x 2011 Adriana includes the $3,200 of gross income on line 21 (other income) of Form 1040. 1040x 2011 The $1,600 for category (1) is deductible in full on the appropriate lines for taxes and interest on Schedule A (Form 1040). 1040x 2011 Adriana deducts the remaining $1,600 ($1,300 for category (2) and $300 for category (3)) as other miscellaneous deductions on Schedule A (Form 1040) subject to the 2%-of-adjusted-gross-income limit. 1040x 2011 Partnerships and S corporations. 1040x 2011   If a partnership or S corporation carries on a not-for-profit activity, these limits apply at the partnership or S corporation level. 1040x 2011 They are reflected in the individual shareholder's or partner's distributive shares. 1040x 2011 More than one activity. 1040x 2011   If you have several undertakings, each may be a separate activity or several undertakings may be combined. 1040x 2011 The following are the most significant facts and circumstances in making this determination. 1040x 2011 The degree of organizational and economic interrelationship of various undertakings. 1040x 2011 The business purpose that is (or might be) served by carrying on the various undertakings separately or together in a business or investment setting. 1040x 2011 The similarity of the undertakings. 1040x 2011   The IRS will generally accept your characterization if it is supported by facts and circumstances. 1040x 2011    If you are carrying on two or more different activities, keep the deductions and income from each one separate. 1040x 2011 Figure separately whether each is a not-for-profit activity. 1040x 2011 Then figure the limit on deductions and losses separately for each activity that is not for profit. 1040x 2011 Prev  Up  Next   Home   More Online Publications