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2009 form 1040 ez 27. 2009 form 1040 ez   Beneficios Tributarios para Estudios Relacionados con el Trabajo Table of Contents Qué Hay de Nuevo Introduction Useful Items - You may want to see: Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la DeducciónEstudios Requeridos por el Empleador o por Ley Estudios para Mantener o Mejorar Destrezas Estudios para Satisfacer los Requisitos Mínimos Estudios que lo Capacitan para un Nuevo Oficio o Negocio Qué Gastos se Pueden Deducir Reembolso no reclamado. 2009 form 1040 ez Gastos de Transporte Gastos de Viaje No se Permiten Beneficios Dobles Reembolsos Cómo Deducir Gastos de NegociosPersonas que Trabajan por Cuenta Propia Empleados Artistas del Espectáculo y Funcionarios a los que se les Pagan Honorarios Gastos de Trabajo Relacionados con un Impedimento Documentación Qué Hay de Nuevo Tarifa estándar por milla. 2009 form 1040 ez  Por lo general, si reclama una deducción de negocios por estudios relacionados con el trabajo y maneja su automóvil a la escuela y de vuelta a casa, la cantidad que puede deducir por las millas recorridas desde el 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013 es 56½ centavos por milla. 2009 form 1040 ez Vea Gastos de Transporte bajo Qué Gastos se Pueden Deducir, para más información. 2009 form 1040 ez Introduction Este capítulo explica los gastos de estudios relacionados con el trabajo que tal vez pueda deducir como gastos de negocios. 2009 form 1040 ez Para reclamar tal deducción, tiene que: Detallar las deducciones en el Anexo A (Formulario 1040) si es empleado; Presentar el Anexo C (Formulario 1040), Anexo C-EZ (Formulario 1040) o el Anexo F (Formulario 1040) si trabaja por cuenta propia y Tener gastos de estudios calificados explicados bajo Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción . 2009 form 1040 ez Si es empleado y puede detallar las deducciones, tal vez pueda reclamar una deducción por los gastos pagados por estudios que se relacionen con el trabajo. 2009 form 1040 ez Su deducción será la cantidad total de sus gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos más otros gastos relacionados con el trabajo y ciertos gastos misceláneos (con la excepción de los gastos del trabajo relacionados con el impedimento de personas discapacitadas) que sea mayor que el 2% de sus ingresos brutos ajustados (AGI, por sus siglas en inglés). 2009 form 1040 ez Vea el capítulo 28. 2009 form 1040 ez Si trabaja por cuenta propia, deduciría los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos directamente de sus ingresos del trabajo por cuenta propia. 2009 form 1040 ez Los gastos de estudios relacionados con el trabajo también podrían darle derecho a otros beneficios tributarios, tales como el crédito tributario de oportunidad para los estadounidenses y el crédito vitalicio por aprendizaje (vea el capítulo 35). 2009 form 1040 ez Es posible que tenga derecho a estos beneficios incluso si no cumple los requisitos indicados anteriormente. 2009 form 1040 ez Asimismo, debe tomar en consideración que es posible que sus gastos de estudios relacionados con el trabajo le podrían dar derecho a reclamar más de un beneficio tributario. 2009 form 1040 ez Por lo general, puede reclamar cualquier cantidad de beneficios siempre que utilice diferentes gastos para calcular cada uno de ellos. 2009 form 1040 ez Cuando calcule sus impuestos, tal vez desee comparar estos beneficios tributarios para elegir el (los) método(s) mediante el (los) cual(es) obtenga el menor impuesto por pagar. 2009 form 1040 ez Useful Items - You may want to see: Publicación 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil), en inglés 970 Tax Benefits for Education (Beneficios tributarios por estudios), en inglés Formulario (e Instrucciones) 2106 Employee Business Expenses (Gastos de negocios del empleado), en inglés 2106-EZ Unreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de negocios del empleado no reembolsados), en inglés Anexo A (Formulario 1040) Itemized Deductions (Deducciones detalladas), en inglés Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción Puede deducir como gastos de negocio los costos de estudios relacionados con el trabajo si éstos reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Éstos son estudios que cumplen al menos uno de los dos siguientes requisitos: Su empleador o la ley requiere dichos estudios para mantener su sueldo, situación o trabajo actual. 2009 form 1040 ez Los estudios requeridos tienen que servir para un propósito comercial legítimo (bona fide) de su empleador. 2009 form 1040 ez Los estudios mantienen o mejoran las destrezas necesarias en su trabajo actual. 2009 form 1040 ez No obstante, aun si sus estudios cumplen uno o ambos de los requisitos anteriores, no se considera que dichos estudios estén relacionados con el trabajo ni que reúnen los requisitos de la deducción si: Se requieren para satisfacer los requisitos mínimos de educación de su oficio o negocio actual o Forman parte de un programa de estudios que lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Puede deducir los costos de los estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción como gasto de negocios incluso si, al completar dichos estudios, tiene la posibilidad de obtener un título universitario. 2009 form 1040 ez Utilice la Figura 27-A, más adelante, para verificar rápidamente si sus estudios reúnen los requisitos. 2009 form 1040 ez Estudios Requeridos por el Empleador o por Ley Una vez que haya cumplido los requisitos mínimos de educación para su trabajo, es posible que su empleador o la ley le exija seguir sus estudios. 2009 form 1040 ez Se considera que dichos estudios adicionales son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos si se cumplen los tres siguientes requisitos: Se requieren para que mantenga su sueldo, situación o trabajo actual; El requisito sirve un propósito legítimo (bona fide) comercial de su empleador y Los estudios no forman parte de un programa que lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Si completa más estudios de los requeridos por su empleador o la ley, estos estudios adicionales sólo pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción si mantienen o mejoran las destrezas requeridas en su trabajo actual. 2009 form 1040 ez Vea Estudios para Mantener o Mejorar Destrezas , más adelante. 2009 form 1040 ez Ejemplo. 2009 form 1040 ez Usted es un maestro que ha cumplido los requisitos mínimos para enseñar. 2009 form 1040 ez Su empleador le exige que tome un curso universitario adicional cada año para poder seguir con su puesto actual de maestro. 2009 form 1040 ez Si los cursos no lo capacitarán para un nuevo oficio o negocio, entonces serán estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos, incluso si en el futuro recibe una maestría y un aumento de sueldo debido a estos estudios adicionales. 2009 form 1040 ez Estudios para Mantener o Mejorar Destrezas Si su empleador o la ley no requiere estudios, éstos pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción sólo si mantienen o mejoran las destrezas necesarias en su trabajo actual. 2009 form 1040 ez Éstos pueden incluir cursos de actualización, cursos sobre avances profesionales y cursos académicos o vocacionales. 2009 form 1040 ez Ejemplo. 2009 form 1040 ez Usted repara televisores, radios y sistemas estereofónicos para la tienda XYZ. 2009 form 1040 ez Para mantenerse al corriente de los últimos avances en su profesión, toma cursos especiales de servicios de radio y sistemas estereofónicos. 2009 form 1040 ez Estos cursos mantienen y mejoran las destrezas requeridas en su trabajo. 2009 form 1040 ez Mantenimiento de destrezas versus capacitación para un empleo nuevo. 2009 form 1040 ez   Los estudios para mantener o mejorar destrezas que se requieren en su trabajo actual no son estudios que reúnen los requisitos de la deducción si también lo capacitarán para un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Estudios durante ausencia temporal. 2009 form 1040 ez   Si deja de trabajar durante un año o menos para cursar estudios con el fin de mantener o mejorar las destrezas necesarias en su trabajo actual y luego regresa a su trabajo y desempeña las mismas labores generales, su ausencia se considera temporal. 2009 form 1040 ez Los estudios cursados durante una ausencia temporal son estudios relacionados con el trabajo que cumplen los requisitos de la deducción si mantienen o mejoran las destrezas necesarias en su trabajo actual. 2009 form 1040 ez Ejemplo. 2009 form 1040 ez Deja su trabajo de investigación en biología para convertirse en estudiante de posgrado de biología a tiempo completo durante un año. 2009 form 1040 ez Si regresa a trabajar en investigación en biología después de concluir los cursos, los estudios se relacionan con su trabajo actual incluso si no regresa a trabajar para el mismo empleador. 2009 form 1040 ez Estudios durante ausencia indefinida. 2009 form 1040 ez   Si deja de trabajar durante más de un año, su ausencia del trabajo se considera indefinida. 2009 form 1040 ez Se considera que los estudios cursados durante una ausencia indefinida, aun si mantienen o mejoran las destrezas necesarias en el trabajo del cual se ausenta, lo capacitan para un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Por lo tanto, no son estudios relacionados con el trabajo que reúnan los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Estudios para Satisfacer los Requisitos Mínimos Los estudios necesarios para cumplir los requisitos mínimos de educación para su oficio o negocio actual no son estudios relacionados con el trabajo que reúnan los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Los requisitos mínimos de educación se determinan a través de: Leyes y reglamentos; Normas de su profesión, oficio o negocio y Su empleador. 2009 form 1040 ez Una vez que haya cumplido los requisitos mínimos de educación vigentes cuando se le contrató, no tiene que cumplir nuevos requisitos mínimos de educación. 2009 form 1040 ez Esto significa que si los requisitos mínimos cambian después de que haya sido contratado, los estudios necesarios para satisfacer los nuevos requisitos pueden ser estudios que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez No ha cumplido los requisitos mínimos de educación de su oficio o negocio sólo porque ya está realizando el trabajo. 2009 form 1040 ez Ejemplo 1. 2009 form 1040 ez Es estudiante de ingeniería a tiempo completo. 2009 form 1040 ez Aunque no ha recibido su título o certificación, trabaja a tiempo parcial como ingeniero en una empresa que lo contratará como ingeniero a tiempo completo después de que finalice sus estudios universitarios. 2009 form 1040 ez Aunque sus cursos universitarios de ingeniería mejoran sus destrezas en su trabajo actual, también se requieren para cumplir los requisitos laborales mínimos para contratar a un ingeniero a tiempo completo. 2009 form 1040 ez Estos estudios no son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Ejemplo 2. 2009 form 1040 ez Es contador y ha cumplido con los requisitos mínimos de educación de su empleador. 2009 form 1040 ez Posteriormente, éste cambia los requisitos mínimos de educación y requiere que tome cursos universitarios para mantener su trabajo. 2009 form 1040 ez Estos cursos adicionales pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción porque ya ha cumplido los requisitos mínimos vigentes al momento de su contratación. 2009 form 1040 ez Requisitos para los Docentes Por lo general, los estados o distritos escolares establecen los requisitos mínimos de educación para los docentes. 2009 form 1040 ez El requisito es el título universitario o la cantidad mínima de horas de estudio universitario que suele exigirse para la contratación de una persona para dicho cargo. 2009 form 1040 ez Si no existen requisitos, habrá cumplido los requisitos mínimos de educación cuando pase a ser miembro del cuerpo docente. 2009 form 1040 ez La determinación de si usted es miembro del cuerpo docente de una institución educativa tiene que ser hecha en base de las prácticas particulares de dicha institución. 2009 form 1040 ez Por lo general, se le considerará miembro del cuerpo docente si se da una o más de las siguientes condiciones: Es profesor titular o catedrático. 2009 form 1040 ez Sus años de servicio se acreditan para obtener el cargo académico o cátedra. 2009 form 1040 ez Tiene un voto en las decisiones del cuerpo docente. 2009 form 1040 ez Su institución académica hace aportaciones en nombre suyo a un plan de jubilación que no sea el Seguro Social o un programa similar. 2009 form 1040 ez Ejemplo 1. 2009 form 1040 ez La ley en el estado donde vive exige que los maestros novatos de escuela secundaria tengan un título universitario, incluidos 10 cursos de educación profesional. 2009 form 1040 ez Asimismo, para mantener su trabajo, un maestro tiene que realizar un quinto año de capacitación dentro de un plazo de 10 años a partir de la fecha de contratación. 2009 form 1040 ez Si la escuela empleadora certifica ante el Departamento de Educación estatal que no puede encontrar maestros calificados, la escuela puede contratar a personas con sólo 3 años de estudios universitarios. 2009 form 1040 ez No obstante, para mantener su trabajo, estos maestros tienen que obtener un título universitario y completar los cursos de educación profesional requeridos dentro de un plazo de 3 años. 2009 form 1040 ez De acuerdo con lo anterior, el título universitario, incluya o no los 10 cursos de educación profesional, se considera el requisito mínimo de educación para calificar como maestro en el estado donde vive. 2009 form 1040 ez Si posee toda la educación requerida, a excepción del quinto año, ha cumplido los requisitos mínimos de educación. 2009 form 1040 ez El quinto año de capacitación se considera estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción a menos que forme parte de un programa de estudios que lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Figura 27–A. 2009 form 1040 ez ¿Reúnen los Requisitos sus Estudios Relacionados con el Trabajo? Please click here for the text description of the image. 2009 form 1040 ez Figura 27−A. 2009 form 1040 ez ¿Reúnen los requisitos sus estudios relacionados con el trabajo? Ejemplo 2. 2009 form 1040 ez Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que tiene título universitario y sólo seis cursos de educación profesional. 2009 form 1040 ez Los cuatro cursos adicionales pueden ser estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Aunque no tiene todos los cursos requeridos, ya ha cumplido los requisitos mínimos de educación. 2009 form 1040 ez Ejemplo 3. 2009 form 1040 ez Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que lo han contratado con sólo 3 años de estudios universitarios. 2009 form 1040 ez Los cursos que tome para lograr un título (incluso en el campo de enseñanza) no son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Éstos se requieren para cumplir los requisitos mínimos de educación para trabajar como maestro. 2009 form 1040 ez Ejemplo 4. 2009 form 1040 ez Tiene un título universitario y trabaja como instructor temporal en una universidad. 2009 form 1040 ez Al mismo tiempo, toma cursos de posgrado para obtener un título superior. 2009 form 1040 ez Las reglas de la universidad estipulan que puede pasar a ser miembro del cuerpo docente sólo si obtiene un posgrado. 2009 form 1040 ez Además, puede mantener su trabajo como instructor sólo si demuestra un avance satisfactorio para obtener este título. 2009 form 1040 ez No ha cumplido los requisitos mínimos de educación para ser miembro del cuerpo docente. 2009 form 1040 ez Los cursos de posgrado no son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Licencia en un nuevo estado. 2009 form 1040 ez   Una vez que haya cumplido los requisitos mínimos de educación para maestros de su estado, se considera que ha cumplido los requisitos mínimos de educación en todos los estados. 2009 form 1040 ez Esto se aplica incluso si tiene que cursar estudios adicionales para recibir la licencia en otro estado. 2009 form 1040 ez Los estudios adicionales que necesite son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos para la deducción. 2009 form 1040 ez Ya ha cumplido los requisitos mínimos de educación para enseñar. 2009 form 1040 ez Enseñar en otro estado no constituye un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Ejemplo. 2009 form 1040 ez Posee una licencia permanente para enseñar en el Estado A y ha trabajado como maestro en ese estado durante varios años. 2009 form 1040 ez Se muda al Estado B y lo contratan inmediatamente como maestro. 2009 form 1040 ez Sin embargo, tiene que realizar ciertos cursos prescritos para obtener una licencia permanente para enseñar en el Estado B. 2009 form 1040 ez Estos cursos adicionales son estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción debido a que el puesto de maestro en el Estado B implica el mismo tipo de trabajo general para el cual reunía los requisitos en el Estado A. 2009 form 1040 ez Estudios que lo Capacitan para un Nuevo Oficio o Negocio Los estudios que forman parte de un programa de estudios a fin de capacitarlo para un nuevo oficio o negocio no están relacionados con el trabajo y no reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Esto es aplicable incluso si no tiene intención de ingresar en ese oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Si es empleado, un cambio de deberes que implique el mismo tipo de trabajo general no es un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Ejemplo 1. 2009 form 1040 ez Es contador. 2009 form 1040 ez Su empleador le exige que saque un título en derecho corriendo con sus propios gastos. 2009 form 1040 ez Se inscribe en una escuela de derecho con la intención de cursar el plan de estudios típico para lograr un título en derecho. 2009 form 1040 ez Aun si su intención no es ser abogado, los estudios no reúnen los requisitos de la deducción debido a que el título en derecho lo capacitará para un nuevo oficio o negocio. 2009 form 1040 ez Ejemplo 2. 2009 form 1040 ez Es médico de medicina general. 2009 form 1040 ez Toma un curso de dos semanas para revisar los avances en diversos campos especializados de la medicina. 2009 form 1040 ez El curso no lo capacita para una nueva profesión. 2009 form 1040 ez Se considera que está relacionado con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción porque mantiene o mejora las destrezas requeridas en su profesión actual. 2009 form 1040 ez Ejemplo 3. 2009 form 1040 ez Durante su trabajo en la práctica privada de psiquiatría, ingresa a un programa para estudiar y capacitarse en un instituto de psicoanálisis acreditado. 2009 form 1040 ez El programa lo capacitará para practicar el psicoanálisis. 2009 form 1040 ez La formación en psicoanálisis no lo capacitará para una nueva profesión. 2009 form 1040 ez Está relacionada con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción porque mantiene o mejora las destrezas necesarias en su profesión actual. 2009 form 1040 ez Curso de preparación para el examen de reválida de derecho o para el examen para contadores públicos autorizados Los cursos de preparación para el examen de reválida para ejercer la abogacía o el examen para contadores públicos autorizados (CPA, por sus siglas en inglés) no son estudios relacionados con el trabajo que cumplan los requisitos. 2009 form 1040 ez Forman parte de un programa de estudios que puede capacitarlo para una nueva profesión. 2009 form 1040 ez Deberes Magisteriales y Afines Todos los deberes magisteriales y deberes afines se consideran relativamente el mismo tipo de trabajo. 2009 form 1040 ez Un cambio de deberes de cualquiera de las siguientes maneras no se considera un cambio a una nueva ocupación: Maestro de escuela primaria a maestro de escuela secundaria. 2009 form 1040 ez Maestro de una asignatura, como biología, a maestro de otra asignatura, como arte. 2009 form 1040 ez Maestro a consejero académico. 2009 form 1040 ez Maestro a administrador escolar. 2009 form 1040 ez Qué Gastos se Pueden Deducir Si sus estudios satisfacen los requisitos descritos anteriormente en Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción , por lo general, puede deducir sus gastos de estudios como gastos de negocios. 2009 form 1040 ez Si no trabaja por cuenta propia, puede deducir gastos de negocios sólo si detalla sus deducciones. 2009 form 1040 ez No puede deducir gastos relacionados con ingresos exentos ni excluidos de impuestos. 2009 form 1040 ez Gastos deducibles. 2009 form 1040 ez   Se pueden deducir los siguientes gastos de estudios: Matrícula, libros, útiles escolares, cuotas de laboratorio y artículos similares. 2009 form 1040 ez Ciertos costos de transporte y viajes. 2009 form 1040 ez Otros gastos de estudios, como costos de investigación y de procesamiento de palabras (mecanografía) al escribir un ensayo o tésis como parte de un programa de estudios. 2009 form 1040 ez Gastos no deducibles. 2009 form 1040 ez   No puede deducir sus gastos personales o de capital. 2009 form 1040 ez Por ejemplo, no puede deducir el valor en dólares de un período de vacaciones o permiso anual (vacaciones remuneradas) que toma para asistir a clases. 2009 form 1040 ez Esta cantidad es un gasto personal. 2009 form 1040 ez Reembolso no reclamado. 2009 form 1040 ez   Aun si no reclama reembolsos a los que tiene derecho a recibir de su empleador, no puede deducir los gastos correspondientes a ese reembolso no reclamado. 2009 form 1040 ez Ejemplo. 2009 form 1040 ez Su empleador acuerda pagar sus gastos de estudios si usted presenta un vale que muestre sus gastos. 2009 form 1040 ez Usted no presenta un vale y no se los reembolsan. 2009 form 1040 ez Como no presentó un vale, no puede deducir los gastos en su declaración de impuestos. 2009 form 1040 ez Gastos de Transporte Si sus estudios reúnen los requisitos, puede deducir los costos de transporte locales en los que tiene que incurrir para viajar directamente del trabajo a la escuela. 2009 form 1040 ez Si tiene un trabajo habitual y asiste a la escuela de forma temporal, también puede deducir los costos de regreso de la escuela a su domicilio. 2009 form 1040 ez Asistencia temporal. 2009 form 1040 ez   Asiste a la escuela de manera temporal si alguna de las siguientes situaciones corresponde a su caso: Se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure 1 año o menos y en realidad dura 1 año o menos. 2009 form 1040 ez Al principio, se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure 1 año o menos, pero posteriormente es factible que dure más de 1 año. 2009 form 1040 ez Su asistencia es temporal hasta la fecha en la que determine que durará más de 1 año. 2009 form 1040 ez Nota: Si se encuentra en la situación (1) o (2), su asistencia no es temporal si los hechos y las circunstancias indican lo contrario. 2009 form 1040 ez Asistencia no temporal. 2009 form 1040 ez   No asiste a la escuela de manera temporal si alguna de las siguientes situaciones le corresponde: Se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure más de 1 año. 2009 form 1040 ez No importa cuánto tiempo de hecho asista. 2009 form 1040 ez Al principio, se espera de manera realista que su asistencia a la escuela dure 1 año o menos, pero posteriormente se espera que dure más de 1 año. 2009 form 1040 ez Su asistencia no es temporal después de la fecha en la que se determine que durará más de 1 año. 2009 form 1040 ez Gastos de Transporte Deducibles Si trabaja de manera habitual y se dirige directamente de su domicilio a la escuela de manera temporal, puede deducir los costos del viaje de ida y regreso entre su domicilio y la escuela. 2009 form 1040 ez Esto es aplicable sin importar la ubicación de dicho lugar, la distancia recorrida o si asiste a cursos en dicho lugar en días no laborables. 2009 form 1040 ez Los gastos de transporte incluyen los costos reales de autobús, metro, taxi u otras tarifas, así como los costos del uso de su automóvil. 2009 form 1040 ez Los gastos de transporte no incluyen cantidades gastadas por viaje, comidas o alojamiento cuando pasa la noche fuera de su casa. 2009 form 1040 ez Ejemplo 1. 2009 form 1040 ez Trabaja habitualmente en una ciudad cercana y viaja directamente del trabajo a su domicilio. 2009 form 1040 ez Asimismo, asiste a la escuela cada noche entre semana durante 3 meses para tomar un curso que mejore sus destrezas laborales. 2009 form 1040 ez Dado que asiste a una escuela de forma temporal, puede deducir sus gastos diarios de transporte de ida y regreso entre su domicilio y la escuela. 2009 form 1040 ez Esto es aplicable independientemente de la distancia recorrida. 2009 form 1040 ez Ejemplo 2. 2009 form 1040 ez Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, salvo que algunas noches se dirige directamente del trabajo a la escuela y luego a su domicilio. 2009 form 1040 ez Puede deducir sus gastos de transporte desde su lugar de trabajo habitual a la escuela y luego al domicilio. 2009 form 1040 ez Ejemplo 3. 2009 form 1040 ez Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que asiste a la escuela durante 9 meses todos los sábados, los cuales no son días laborables. 2009 form 1040 ez Dado que asiste a la escuela de manera temporal, puede deducir sus gastos de transporte de ida y regreso entre su casa y la escuela. 2009 form 1040 ez Ejemplo 4. 2009 form 1040 ez Suponga que se dan los mismos hechos que en el Ejemplo 1, excepto que asiste a clases dos veces a la semana durante 15 meses. 2009 form 1040 ez Dado que su asistencia a la escuela no se considera temporal, no puede deducir sus gastos de transporte entre su casa y la escuela. 2009 form 1040 ez Si se dirige a la escuela directamente desde el trabajo, puede deducir los gastos de transporte de ida desde el trabajo a la escuela. 2009 form 1040 ez Si del trabajo se dirige a su casa y luego a la escuela y regresa a su casa, sus gastos de transporte no pueden ser mayores que los gastos en los que hubiese incurrido de haber viajado directamente del trabajo a la escuela. 2009 form 1040 ez Uso de su automóvil. 2009 form 1040 ez   Si usa su automóvil (propio o arrendado) para viajar a la escuela, puede deducir sus gastos reales o utilizar la tarifa estándar de millaje para calcular la cantidad que puede deducir. 2009 form 1040 ez La tarifa estándar por millas recorridas desde el 1 de enero de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2013 es 56½ centavos por milla. 2009 form 1040 ez Independientemente de los métodos que escoja, también puede deducir cargos de estacionamiento y peajes. 2009 form 1040 ez Vea el capítulo 26 para obtener información acerca de la deducción de sus gastos reales por el uso de un automóvil. 2009 form 1040 ez Gastos de Viaje Puede deducir gastos de viajes, comidas (vea Límite del 50% del costo de comidas , más adelante) y alojamiento si viaja de un día a otro principalmente para realizar estudios con derecho a deducción relacionados con el trabajo. 2009 form 1040 ez Los gastos de viaje para estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción reciben el mismo trato tributario que los gastos de viaje para otros propósitos de negocios del empleado. 2009 form 1040 ez Para más información, vea el capítulo 26. 2009 form 1040 ez No puede deducir gastos de actividades personales, como turismo, visitas o entretenimiento. 2009 form 1040 ez Viajes principalmente con fines personales. 2009 form 1040 ez   Si su viaje fuera de casa es principalmente con fines personales, no puede deducir todos sus gastos de viaje, comidas o alojamiento. 2009 form 1040 ez Sólo puede deducir sus gastos de alojamiento y el 50% de sus gastos de comidas durante el período en el que asista a actividades de educación que reúnen los requisitos. 2009 form 1040 ez   El determinar si el propósito del viaje es principalmente personal o para estudios depende de los hechos y las circunstancias. 2009 form 1040 ez Un factor importante es la comparación del tiempo dedicado a actividades personales con el tiempo dedicado a actividades de educación. 2009 form 1040 ez Si dedica más tiempo a actividades personales, el viaje se considera principalmente para estudios sólo si puede demostrar una razón importante y no personal de por qué viajó a un lugar específico. 2009 form 1040 ez Ejemplo 1. 2009 form 1040 ez Juan trabaja en Newark, Nueva Jersey. 2009 form 1040 ez Viajó a Chicago para tomar un curso de una semana, a solicitud de su empleador, que puede deducir de sus impuestos. 2009 form 1040 ez Su razón principal para viajar a Chicago fue el curso. 2009 form 1040 ez Durante su estadía, realizó un viaje de turismo, salió a divertirse con algunos amigos y realizó un viaje adicional por el día a Pleasantville. 2009 form 1040 ez Dado que el viaje era principalmente de negocios, Juan puede deducir su boleto aéreo de ida y vuelta a Chicago. 2009 form 1040 ez No puede deducir los gastos de transporte de su viaje a Pleasantville. 2009 form 1040 ez Sólo puede deducir las comidas (conforme al límite del 50%) y alojamiento relacionados con sus actividades educativas. 2009 form 1040 ez Ejemplo 2. 2009 form 1040 ez Susana trabaja en Boston. 2009 form 1040 ez Asistió a una universidad en Michigan a fin de tomar un curso para su trabajo. 2009 form 1040 ez El curso está relacionado con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Tomó un curso, que corresponde a un cuarto de la carga de estudios a tiempo completo. 2009 form 1040 ez El resto del tiempo lo dedicó a actividades personales. 2009 form 1040 ez Sus razones para tomar el curso en Michigan fueron personales. 2009 form 1040 ez El viaje de Susana es principalmente personal, ya que tres cuartos de su tiempo se consideran tiempo personal. 2009 form 1040 ez No puede deducir el costo de su boleto de tren de ida y regreso a Michigan. 2009 form 1040 ez Puede deducir un cuarto del costo de las comidas (conforme al límite del 50%) y del alojamiento del período en que asistió a la universidad. 2009 form 1040 ez Ejemplo 3. 2009 form 1040 ez David trabaja en Nashville y recientemente viajó a California para asistir a un seminario de 2 semanas. 2009 form 1040 ez El seminario está relacionado con el trabajo y reúne los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Durante su estadía, dedicó 8 semanas adicionales a actividades personales. 2009 form 1040 ez Los hechos, incluida la estadía adicional de 8 semanas, demuestran que su finalidad principal era tomarse unas vacaciones. 2009 form 1040 ez David no puede deducir su boleto de avión de ida y vuelta ni sus comidas y alojamiento durante las 8 semanas. 2009 form 1040 ez Sólo puede deducir sus gastos por comida (sujeto al límite del 50%) y alojamiento durante las 2 semanas que asistió al seminario. 2009 form 1040 ez Cruceros y congresos. 2009 form 1040 ez   Algunos cruceros y congresos ofrecen seminarios o cursos como parte de su itinerario. 2009 form 1040 ez Aun si los seminarios o cursos están relacionados con el trabajo, su deducción por viaje puede verse limitada. 2009 form 1040 ez Esto es aplicable a: Viajes en buque transatlántico, crucero u otra forma de transporte marítimo de lujo y Congresos fuera del área de Norteamérica. 2009 form 1040 ez   Si desea consultar más acerca de los límites de deducciones de gastos de viaje que sean aplicables a cruceros y congresos, vea Luxury Water Travel (Viajes en buques de lujo) y Conventions (Congresos) en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés. 2009 form 1040 ez Límite del 50% del costo de comidas. 2009 form 1040 ez   Sólo puede deducir el 50% del costo de sus comidas cuando viaja fuera de casa para realizar estudios relacionados con el trabajo que reúnan los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez No se le pueden haber reembolsado los gastos por las comidas. 2009 form 1040 ez   Los empleados tienen que usar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ para aplicar el límite del 50%. 2009 form 1040 ez Viajes con Fines Educativos No puede deducir el costo de sus viajes con fines educativos, incluso si están directamente relacionados con los deberes de su trabajo o negocio. 2009 form 1040 ez Ejemplo. 2009 form 1040 ez Usted es maestro de francés. 2009 form 1040 ez Durante una ausencia sabática otorgada para viajar, recorrió Francia para mejorar sus conocimientos del francés. 2009 form 1040 ez Elige su itinerario y la mayoría de sus actividades con el fin de mejorar sus destrezas lingüísticas en francés. 2009 form 1040 ez No puede deducir sus gastos de viaje como gastos de estudios. 2009 form 1040 ez Esto es aplicable aunque haya dedicado la mayor parte del tiempo a aprender francés visitando escuelas y familias francesas, asistiendo a películas u obras de teatro y participando en actividades similares. 2009 form 1040 ez No se Permiten Beneficios Dobles No se le permite hacer lo siguiente: Deducir los gastos de estudios relacionados con el trabajo como gastos de negocios si deduce estos gastos conforme con cualquier otra disposición de la ley, por ejemplo, la deducción de matrículas y cuotas (vea el capítulo 35). 2009 form 1040 ez Deducir los gastos de estudios relacionados con el trabajo pagados con fondos de ayuda para los estudios provistos por el empleador, subvención o beca libre de impuestos. 2009 form 1040 ez Vea Ajustes a Gastos de Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción , a continuación. 2009 form 1040 ez Ajustes a Gastos de Estudios Relacionados con el Trabajo que Reúnen los Requisitos de la Deducción Si paga gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción con determinados fondos exentos de impuestos, no puede reclamar una deducción por estas cantidades. 2009 form 1040 ez Tiene que reducir la cantidad de los gastos que reúnen los requisitos por la cantidad de tales gastos que le pueden corresponder a la asistencia para estudios exenta de impuestos. 2009 form 1040 ez Para más información, vea el capítulo 12 de la Publicación 970, en inglés. 2009 form 1040 ez La asistencia para estudios exenta de impuestos incluye: La parte exenta de impuestos de becas de estudios y becas de investigación (vea el capítulo 1 de la Publicación 970, en inglés); La parte exenta de impuestos de las subvenciones federales Pell (vea el capítulo 1 de la Publicación 970, en inglés); La parte exenta de impuestos de la asistencia para estudios provista por el empleador (vea el capítulo 11 de la Publicación 970, en inglés); Asistencia para estudios destinada a veteranos (vea el capítulo 1 de la Publicación 970, en inglés) y Cualquier otro pago no gravable (libre de impuestos) (que no sean regalos o herencias) que reciba como asistencia para los estudios. 2009 form 1040 ez Cantidades que no reducen los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez   No reduzca los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción las cantidades pagadas con fondos que el estudiante reciba como: Un pago por servicios, como salarios; Un préstamo; Un regalo; Una herencia o Un retiro de la cuenta de ahorros personal del estudiante. 2009 form 1040 ez   Tampoco reduzca la cantidad de los gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción por la cantidad de una beca de estudios o beca de investigación declarada como ingreso en la declaración de impuestos del estudiante ni becas que, según lo establecido, no se puedan aplicar a gastos de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Reembolsos El trato tributario que dé a los reembolsos depende del acuerdo que tenga con su empleador. 2009 form 1040 ez Existen dos tipos básicos de acuerdos de reembolso: planes con rendición de cuentas y planes sin rendición de cuentas. 2009 form 1040 ez Puede determinar el tipo de plan mediante el cual se le reembolsa según la manera en que se declara el reembolso en su Formulario W-2. 2009 form 1040 ez Para información sobre cómo tratar los reembolsos bajo planes con rendición de cuentas y planes sin rendición de cuentas, vea Reembolsos en el capítulo 26. 2009 form 1040 ez Cómo Deducir Gastos de Negocios Las personas que trabajan por cuenta propia y los empleados declaran los gastos de negocios de manera diferente. 2009 form 1040 ez La siguiente información explica qué formularios tiene que usar para deducir como gasto de negocios el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Personas que Trabajan por Cuenta Propia Si trabaja por cuenta propia, declare el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción en el formulario correspondiente que se utilizó para declarar su ingreso de negocio y gastos (generalmente en el Anexo C, C-EZ o F). 2009 form 1040 ez Si sus gastos de estudios incluyen gastos de automóvil o camión, viajes o comidas, declare estos gastos de la misma forma en la que declara los demás gastos de negocios para esas partidas. 2009 form 1040 ez Vea las instrucciones del formulario que presente para obtener información acerca de cómo completarlo. 2009 form 1040 ez Empleados Si es empleado, puede deducir el costo de estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción sólo si: No recibió (y no tuvo derecho a recibir) reembolsos de su empleador; Se le reembolsó conforme a un plan sin rendición de cuentas (la cantidad se incluye en el recuadro 1 del Formulario W-2) o Recibió un reembolso conforme a un plan con rendición de cuentas, pero la cantidad recibida fue menor que sus gastos por los cuales usted reclamó un reembolso. 2009 form 1040 ez Si le corresponde el punto (1) o (2), puede deducir la totalidad del costo que reúne los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Si le corresponde el punto (3), puede deducir sólo los costos mayores que su reembolso que reúnen los requisitos de la deducción. 2009 form 1040 ez Para deducir como gasto de negocios el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción, incluya la cantidad con su deducción para todos los demás gastos de negocios del empleado en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). 2009 form 1040 ez (Más adelante se explican las reglas especiales para gastos de ciertos artistas del espectáculo y funcionarios a los que se les pagan honorarios y para gastos de trabajo relacionados con un impedimento). 2009 form 1040 ez Esta deducción (con la excepción de los gastos del trabajo relacionados con el impedimento de personas discapacitadas) está sujeta al límite de ingreso bruto ajustado del 2% aplicable a la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas. 2009 form 1040 ez Vea el capítulo 28. 2009 form 1040 ez Formulario 2106 o 2106-EZ. 2009 form 1040 ez   Para calcular su deducción con respecto a los gastos de negocios del empleado, incluidos los estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción, por lo general tiene que completar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ. 2009 form 1040 ez No se requiere el formulario. 2009 form 1040 ez   No complete el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ si: Las cantidades incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 no se consideran reembolsos y No declara gastos de viaje, transporte, comidas o entretenimiento. 2009 form 1040 ez   Si cumple los dos requisitos anteriores, anote los gastos directamente en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040). 2009 form 1040 ez (Más adelante se explican las reglas especiales para gastos de ciertos artistas del espectáculo y funcionarios a los que se les pagan honorarios y para gastos de trabajo relacionados con un impedimento). 2009 form 1040 ez Uso del Formulario 2106-EZ. 2009 form 1040 ez   Este formulario es más corto y fácil de usar que el Formulario 2106. 2009 form 1040 ez Por lo general, puede usar este formulario si: Todos los reembolsos, si los hubiera, se incluyeron en el recuadro 1 de su Formulario W-2 y Utiliza la tarifa estándar por millas si declara gastos de vehículo. 2009 form 1040 ez   Si no cumple estos dos requisitos, utilice el Formulario 2106. 2009 form 1040 ez Artistas del Espectáculo y Funcionarios a los que se les Pagan Honorarios Si es artista del espectáculo que reúne los requisitos o funcionario del gobierno estatal (o local) que recibe su pago total o en parte de honorarios, puede deducir el costo de sus estudios relacionado con el trabajo que reúne los requisitos de la deducción como ajuste al ingreso bruto en lugar de una deducción detallada. 2009 form 1040 ez Incluya el costo de sus estudios relacionados con el trabajo que reúnen los requisitos de la deducción junto con todos los demás gastos de negocios del empleado y anote el total en la línea 24 del Formulario 1040. 2009 form 1040 ez No tiene que detallar sus deducciones en el Anexo A (Formulario 1040) y, por lo tanto, la deducción no está sujeta al límite de ingreso bruto ajustado del 2%. 2009 form 1040 ez Tiene que completar el Formulario 2106 o 2106-EZ para calcular su deducción, incluso si cumple los requisitos descritos anteriormente bajo No se requiere el formulario . 2009 form 1040 ez Para más información acerca de los artistas del espectáculo que reúnen los requisitos, vea el capítulo 6 de la Publicación 463, en inglés. 2009 form 1040 ez Gastos de Trabajo Relacionados con un Impedimento Si está incapacitado y tiene gastos de trabajo relacionados con un impedimento que sean necesarios para permitirle realizar estudios relacionados con el trabajo, que reúnen los requisitos de la deducción, puede deducir estos gastos en la línea 28 del Anexo A (Formulario 1040). 2009 form 1040 ez No están sujetos al límite del 2% del ingreso bruto ajustado. 2009 form 1040 ez Para deducir estos gastos, tiene que completar el Formulario 2106 o 2106-EZ, aun si cumple los requisitos descritos anteriormente en No se requiere el formulario . 2009 form 1040 ez Para más información acerca de gastos de trabajo relacionados con un impedimento, vea el capítulo 6 de la Publicación 463, en inglés. 2009 form 1040 ez Documentación Tiene que mantener documentación como comprobante de las deducciones reclamadas en su declaración de impuestos. 2009 form 1040 ez Por lo general, debe mantener su documentación durante 3 años desde la fecha de presentación de la declaración y de haber reclamado la deducción. 2009 form 1040 ez Para obtener información específica acerca de cómo mantener documentación de los gastos de negocios, vea Mantenimiento de Documentación en el capítulo 26. 2009 form 1040 ez Prev  Up  Next   Home   More Online Publications
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National Archives and Records Administration (NARA)

The National Archives and Records Administration preserves U.S. government records, manages the Presidential Libraries system, and publishes laws, regulations, Presidential, and other public documents.

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The 2009 Form 1040 Ez

2009 form 1040 ez 8. 2009 form 1040 ez   Business Expenses Table of Contents Introduction Useful Items - You may want to see: Bad DebtsAccrual method. 2009 form 1040 ez Cash method. 2009 form 1040 ez Car and Truck ExpensesOffice in the home. 2009 form 1040 ez Methods for Deducting Car and Truck Expenses Reimbursing Your Employees for Expenses Depreciation Employees' PayFringe benefits. 2009 form 1040 ez InsuranceHow to figure the deduction. 2009 form 1040 ez Interest Legal and Professional FeesTax preparation fees. 2009 form 1040 ez Pension Plans Rent Expense Taxes Travel, Meals, and EntertainmentTransportation. 2009 form 1040 ez Taxi, commuter bus, and limousine. 2009 form 1040 ez Baggage and shipping. 2009 form 1040 ez Car or truck. 2009 form 1040 ez Meals and lodging. 2009 form 1040 ez Cleaning. 2009 form 1040 ez Telephone. 2009 form 1040 ez Tips. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez Business Use of Your HomeExceptions to exclusive use. 2009 form 1040 ez Other Expenses You Can Deduct Expenses You Cannot Deduct Introduction You can deduct the costs of operating your business. 2009 form 1040 ez These costs are known as business expenses. 2009 form 1040 ez These are costs you do not have to capitalize or include in the cost of goods sold but can deduct in the current year. 2009 form 1040 ez To be deductible, a business expense must be both ordinary and necessary. 2009 form 1040 ez An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business. 2009 form 1040 ez A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your business. 2009 form 1040 ez An expense does not have to be indispensable to be considered necessary. 2009 form 1040 ez For more information about the general rules for deducting business expenses, see chapter 1 in Publication 535, Business Expenses. 2009 form 1040 ez If you have an expense that is partly for business and partly personal, separate the personal part from the business part. 2009 form 1040 ez The personal part is not deductible. 2009 form 1040 ez Useful Items - You may want to see: Publication 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses 535 Business Expenses 946 How To Depreciate Property See chapter 12 for information about getting publications and forms. 2009 form 1040 ez Bad Debts If someone owes you money you cannot collect, you have a bad debt. 2009 form 1040 ez There are two kinds of bad debts, business bad debts and nonbusiness bad debts. 2009 form 1040 ez A business bad debt is generally one that comes from operating your trade or business. 2009 form 1040 ez You may be able to deduct business bad debts as an expense on your business tax return. 2009 form 1040 ez Business bad debt. 2009 form 1040 ez   A business bad debt is a loss from the worthlessness of a debt that was either of the following. 2009 form 1040 ez Created or acquired in your business. 2009 form 1040 ez Closely related to your business when it became partly or totally worthless. 2009 form 1040 ez A debt is closely related to your business if your primary motive for incurring the debt is a business reason. 2009 form 1040 ez   Business bad debts are mainly the result of credit sales to customers. 2009 form 1040 ez They can also be the result of loans to suppliers, clients, employees, or distributors. 2009 form 1040 ez Goods and services customers have not paid for are shown in your books as either accounts receivable or notes receivable. 2009 form 1040 ez If you are unable to collect any part of these accounts or notes receivable, the uncollectible part is a business bad debt. 2009 form 1040 ez    You can take a bad debt deduction for these accounts and notes receivable only if the amount you were owed was included in your gross income either for the year the deduction is claimed or for a prior year. 2009 form 1040 ez Accrual method. 2009 form 1040 ez   If you use an accrual method of accounting, you normally report income as you earn it. 2009 form 1040 ez You can take a bad debt deduction for an uncollectible receivable if you have included the uncollectible amount in income. 2009 form 1040 ez Cash method. 2009 form 1040 ez   If you use the cash method of accounting, you normally report income when you receive payment. 2009 form 1040 ez You cannot take a bad debt deduction for amounts owed to you that you have not received and cannot collect if you never included those amounts in income. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information about business bad debts, see chapter 10 in Publication 535. 2009 form 1040 ez Nonbusiness bad debts. 2009 form 1040 ez   All other bad debts are nonbusiness bad debts and are deductible as short-term capital losses on Form 8949 and Schedule D (Form 1040). 2009 form 1040 ez For more information on nonbusiness bad debts, see Publication 550, Investment Income and Expenses. 2009 form 1040 ez Car and Truck Expenses If you use your car or truck in your business, you may be able to deduct the costs of operating and maintaining your vehicle. 2009 form 1040 ez You also may be able to deduct other costs of local transportation and traveling away from home overnight on business. 2009 form 1040 ez You may qualify for a tax credit for qualified plug-in electric vehicles, qualified plug-in electric drive motor vehicles, and alternative motor vehicles you place in service during the year. 2009 form 1040 ez See Form 8936 and Form 8910 for more information. 2009 form 1040 ez Local transportation expenses. 2009 form 1040 ez   Local transportation expenses include the ordinary and necessary costs of all the following. 2009 form 1040 ez Getting from one workplace to another in the course of your business or profession when you are traveling within the city or general area that is your tax home. 2009 form 1040 ez Tax home is defined later. 2009 form 1040 ez Visiting clients or customers. 2009 form 1040 ez Going to a business meeting away from your regular workplace. 2009 form 1040 ez Getting from your home to a temporary workplace when you have one or more regular places of work. 2009 form 1040 ez These temporary workplaces can be either within the area of your tax home or outside that area. 2009 form 1040 ez Local business transportation does not include expenses you have while traveling away from home overnight. 2009 form 1040 ez Those expenses are deductible as travel expenses and are discussed later under Travel, Meals, and Entertainment. 2009 form 1040 ez However, if you use your car while traveling away from home overnight, use the rules in this section to figure your car expense deduction. 2009 form 1040 ez   Generally, your tax home is your regular place of business, regardless of where you maintain your family home. 2009 form 1040 ez It includes the entire city or general area in which your business or work is located. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez You operate a printing business out of rented office space. 2009 form 1040 ez You use your van to deliver completed jobs to your customers. 2009 form 1040 ez You can deduct the cost of round-trip transportation between your customers and your print shop. 2009 form 1040 ez    You cannot deduct the costs of driving your car or truck between your home and your main or regular workplace. 2009 form 1040 ez These costs are personal commuting expenses. 2009 form 1040 ez Office in the home. 2009 form 1040 ez   Your workplace can be your home if you have an office in your home that qualifies as your principal place of business. 2009 form 1040 ez For more information, see Business Use of Your Home, later. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez You are a graphics designer. 2009 form 1040 ez You operate your business out of your home. 2009 form 1040 ez Your home qualifies as your principal place of business. 2009 form 1040 ez You occasionally have to drive to your clients to deliver your completed work. 2009 form 1040 ez You can deduct the cost of the round-trip transportation between your home and your clients. 2009 form 1040 ez Methods for Deducting Car and Truck Expenses For local transportation or overnight travel by car or truck, you generally can use one of the following methods to figure your expenses. 2009 form 1040 ez Standard mileage rate. 2009 form 1040 ez Actual expenses. 2009 form 1040 ez Standard mileage rate. 2009 form 1040 ez   You may be able to use the standard mileage rate to figure the deductible costs of operating your car, van, pickup, or panel truck for business purposes. 2009 form 1040 ez For 2013, the standard mileage rate is 56. 2009 form 1040 ez 5 cents per mile. 2009 form 1040 ez    If you choose to use the standard mileage rate for a year, you cannot deduct your actual expenses for that year except for business-related parking fees and tolls. 2009 form 1040 ez Choosing the standard mileage rate. 2009 form 1040 ez   If you want to use the standard mileage rate for a car or truck you own, you must choose to use it in the first year the car is available for use in your business. 2009 form 1040 ez In later years, you can choose to use either the standard mileage rate or actual expenses. 2009 form 1040 ez   If you use the standard mileage rate for a car you lease, you must choose to use it for the entire lease period (including renewals). 2009 form 1040 ez Standard mileage rate not allowed. 2009 form 1040 ez   You cannot use the standard mileage rate if you: Operate five or more cars at the same time, Claimed a depreciation deduction using any method other than straight line, for example, ACRS or MACRS, Claimed a section 179 deduction on the car, Claimed the special depreciation allowance on the car, Claimed actual car expenses for a car you leased, or Are a rural mail carrier who received a qualified reimbursement. 2009 form 1040 ez Parking fees and tolls. 2009 form 1040 ez   In addition to using the standard mileage rate, you can deduct any business-related parking fees and tolls. 2009 form 1040 ez (Parking fees you pay to park your car at your place of work are nondeductible commuting expenses. 2009 form 1040 ez ) Actual expenses. 2009 form 1040 ez   If you do not choose to use the standard mileage rate, you may be able to deduct your actual car or truck expenses. 2009 form 1040 ez    If you qualify to use both methods, figure your deduction both ways to see which gives you a larger deduction. 2009 form 1040 ez   Actual car expenses include the costs of the following items. 2009 form 1040 ez Depreciation Lease payments Registration Garage rent Licenses Repairs Gas Oil Tires Insurance Parking fees Tolls   If you use your vehicle for both business and personal purposes, you must divide your expenses between business and personal use. 2009 form 1040 ez You can divide your expenses based on the miles driven for each purpose. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez You are the sole proprietor of a flower shop. 2009 form 1040 ez You drove your van 20,000 miles during the year. 2009 form 1040 ez 16,000 miles were for delivering flowers to customers and 4,000 miles were for personal use (including commuting miles). 2009 form 1040 ez You can claim only 80% (16,000 ÷ 20,000) of the cost of operating your van as a business expense. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information about the rules for claiming car and truck expenses, see Publication 463. 2009 form 1040 ez Reimbursing Your Employees for Expenses You generally can deduct the amount you reimburse your employees for car and truck expenses. 2009 form 1040 ez The reimbursement you deduct and the manner in which you deduct it depend in part on whether you reimburse the expenses under an accountable plan or a nonaccountable plan. 2009 form 1040 ez For details, see chapter 11 in Publication 535. 2009 form 1040 ez That chapter explains accountable and nonaccountable plans and tells you whether to report the reimbursement on your employee's Form W-2, Wage and Tax Statement. 2009 form 1040 ez Depreciation If property you acquire to use in your business is expected to last more than 1 year, you generally cannot deduct the entire cost as a business expense in the year you acquire it. 2009 form 1040 ez You must spread the cost over more than 1 tax year and deduct part of it each year on Schedule C. 2009 form 1040 ez This method of deducting the cost of business property is called depreciation. 2009 form 1040 ez The discussion here is brief. 2009 form 1040 ez You will find more information about depreciation in Publication 946. 2009 form 1040 ez What property can be depreciated?   You can depreciate property if it meets all the following requirements. 2009 form 1040 ez It must be property you own. 2009 form 1040 ez It must be used in business or held to produce income. 2009 form 1040 ez You never can depreciate inventory (explained in chapter 2) because it is not held for use in your business. 2009 form 1040 ez It must have a useful life that extends substantially beyond the year it is placed in service. 2009 form 1040 ez It must have a determinable useful life, which means that it must be something that wears out, decays, gets used up, becomes obsolete, or loses its value from natural causes. 2009 form 1040 ez You never can depreciate the cost of land because land does not wear out, become obsolete, or get used up. 2009 form 1040 ez It must not be excepted property. 2009 form 1040 ez This includes property placed in service and disposed of in the same year. 2009 form 1040 ez Repairs. 2009 form 1040 ez    You cannot depreciate repairs and replacements that do not increase the value of your property, make it more useful, or lengthen its useful life. 2009 form 1040 ez You can deduct these amounts on line 21 of Schedule C or line 2 of Schedule C-EZ. 2009 form 1040 ez Depreciation method. 2009 form 1040 ez   The method for depreciating most business and investment property placed in service after 1986 is called the Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS). 2009 form 1040 ez MACRS is discussed in detail in Publication 946. 2009 form 1040 ez Section 179 deduction. 2009 form 1040 ez   You can elect to deduct a limited amount of the cost of certain depreciable property in the year you place the property in service. 2009 form 1040 ez This deduction is known as the “section 179 deduction. 2009 form 1040 ez ” The maximum amount you can elect to deduct during 2013 is generally $500,000 (higher limits apply to certain property). 2009 form 1040 ez See IRC 179(e). 2009 form 1040 ez   This limit is generally reduced by the amount by which the cost of the property placed in service during the tax year exceeds $2 million. 2009 form 1040 ez The total amount of depreciation (including the section 179 deduction) you can take for a passenger automobile you use in your business and first place in service in 2013 is $3,160 ($11,160 if you take the special depreciation allowance for qualified passenger automobiles placed in service in 2013). 2009 form 1040 ez Special rules apply to trucks and vans. 2009 form 1040 ez For more information, see Publication 946. 2009 form 1040 ez It explains what property qualifies for the deduction, what limits apply to the deduction, and when and how to recapture the deduction. 2009 form 1040 ez    Your section 179 election for the cost of any sport utility vehicle (SUV) and certain other vehicles is limited to $25,000. 2009 form 1040 ez For more information, see the Instructions for Form 4562 or Publication 946. 2009 form 1040 ez Listed property. 2009 form 1040 ez   You must follow special rules and recordkeeping requirements when depreciating listed property. 2009 form 1040 ez Listed property is any of the following. 2009 form 1040 ez Most passenger automobiles. 2009 form 1040 ez Most other property used for transportation. 2009 form 1040 ez Any property of a type generally used for entertainment, recreation, or amusement. 2009 form 1040 ez Certain computers and related peripheral equipment. 2009 form 1040 ez   For more information about listed property, see Publication 946. 2009 form 1040 ez Form 4562. 2009 form 1040 ez   Use Form 4562, Depreciation and Amortization, if you are claiming any of the following. 2009 form 1040 ez Depreciation on property placed in service during the current tax year. 2009 form 1040 ez A section 179 deduction. 2009 form 1040 ez Depreciation on any listed property (regardless of when it was placed in service). 2009 form 1040 ez    If you have to use Form 4562, you must file Schedule C. 2009 form 1040 ez You cannot use Schedule C-EZ. 2009 form 1040 ez   Employees' Pay You can generally deduct on Schedule C the pay you give your employees for the services they perform for your business. 2009 form 1040 ez The pay may be in cash, property, or services. 2009 form 1040 ez To be deductible, your employees' pay must be an ordinary and necessary expense and you must pay or incur it in the tax year. 2009 form 1040 ez In addition, the pay must meet both the following tests. 2009 form 1040 ez The pay must be reasonable. 2009 form 1040 ez The pay must be for services performed. 2009 form 1040 ez Chapter 2 in Publication 535 explains and defines these requirements. 2009 form 1040 ez You cannot deduct your own salary or any personal withdrawals you make from your business. 2009 form 1040 ez As a sole proprietor, you are not an employee of the business. 2009 form 1040 ez If you had employees during the year, you must use Schedule C. 2009 form 1040 ez You cannot use Schedule C-EZ. 2009 form 1040 ez Kinds of pay. 2009 form 1040 ez   Some of the ways you may provide pay to your employees are listed below. 2009 form 1040 ez For an explanation of each of these items, see chapter 2 in Publication 535. 2009 form 1040 ez Awards. 2009 form 1040 ez Bonuses. 2009 form 1040 ez Education expenses. 2009 form 1040 ez Fringe benefits (discussed later). 2009 form 1040 ez Loans or advances you do not expect the employee to repay if they are for personal services actually performed. 2009 form 1040 ez Property you transfer to an employee as payment for services. 2009 form 1040 ez Reimbursements for employee business expenses. 2009 form 1040 ez Sick pay. 2009 form 1040 ez Vacation pay. 2009 form 1040 ez Fringe benefits. 2009 form 1040 ez   A fringe benefit is a form of pay for the performance of services. 2009 form 1040 ez The following are examples of fringe benefits. 2009 form 1040 ez Benefits under qualified employee benefit programs. 2009 form 1040 ez Meals and lodging. 2009 form 1040 ez The use of a car. 2009 form 1040 ez Flights on airplanes. 2009 form 1040 ez Discounts on property or services. 2009 form 1040 ez Memberships in country clubs or other social clubs. 2009 form 1040 ez Tickets to entertainment or sporting events. 2009 form 1040 ez   Employee benefit programs include the following. 2009 form 1040 ez Accident and health plans. 2009 form 1040 ez Adoption assistance. 2009 form 1040 ez Cafeteria plans. 2009 form 1040 ez Dependent care assistance. 2009 form 1040 ez Educational assistance. 2009 form 1040 ez Group-term life insurance coverage. 2009 form 1040 ez Welfare benefit funds. 2009 form 1040 ez   You can generally deduct the cost of fringe benefits you provide on your Schedule C in whatever category the cost falls. 2009 form 1040 ez For example, if you allow an employee to use a car or other property you lease, deduct the cost of the lease as a rent or lease expense. 2009 form 1040 ez If you own the property, include your deduction for its cost or other basis as a section 179 deduction or a depreciation deduction. 2009 form 1040 ez    You may be able to exclude all or part of the fringe benefits you provide from your employees' wages. 2009 form 1040 ez For more information about fringe benefits and the exclusion of benefits, see Publication 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits. 2009 form 1040 ez Insurance You can generally deduct premiums you pay for the following kinds of insurance related to your business. 2009 form 1040 ez Fire, theft, flood, or similar insurance. 2009 form 1040 ez Credit insurance that covers losses from business bad debts. 2009 form 1040 ez Group hospitalization and medical insurance for employees, including long-term care insurance. 2009 form 1040 ez Liability insurance. 2009 form 1040 ez Malpractice insurance that covers your personal liability for professional negligence resulting in injury or damage to patients or clients. 2009 form 1040 ez Workers' compensation insurance set by state law that covers any claims for bodily injuries or job-related diseases suffered by employees in your business, regardless of fault. 2009 form 1040 ez Contributions to a state unemployment insurance fund are deductible as taxes if they are considered taxes under state law. 2009 form 1040 ez Overhead insurance that pays for business overhead expenses you have during long periods of disability caused by your injury or sickness. 2009 form 1040 ez Car and other vehicle insurance that covers vehicles used in your business for liability, damages, and other losses. 2009 form 1040 ez If you operate a vehicle partly for personal use, deduct only the part of the insurance premium that applies to the business use of the vehicle. 2009 form 1040 ez If you use the standard mileage rate to figure your car expenses, you cannot deduct any car insurance premiums. 2009 form 1040 ez Life insurance covering your employees if you are not directly or indirectly the beneficiary under the contract. 2009 form 1040 ez Business interruption insurance that pays for lost profits if your business is shut down due to a fire or other cause. 2009 form 1040 ez Nondeductible premiums. 2009 form 1040 ez   You cannot deduct premiums on the following kinds of insurance. 2009 form 1040 ez Self-insurance reserve funds. 2009 form 1040 ez You cannot deduct amounts credited to a reserve set up for self-insurance. 2009 form 1040 ez This applies even if you cannot get business insurance coverage for certain business risks. 2009 form 1040 ez However, your actual losses may be deductible. 2009 form 1040 ez For more information, see Publication 547, Casualties, Disasters, and Thefts. 2009 form 1040 ez Loss of earnings. 2009 form 1040 ez You cannot deduct premiums for a policy that pays for your lost earnings due to sickness or disability. 2009 form 1040 ez However, see item (8) in the previous list. 2009 form 1040 ez Certain life insurance and annuities. 2009 form 1040 ez For contracts issued before June 9, 1997, you cannot deduct the premiums on a life insurance policy covering you, an employee, or any person with a financial interest in your business if you are directly or indirectly a beneficiary of the policy. 2009 form 1040 ez You are included among possible beneficiaries of the policy if the policy owner is obligated to repay a loan from you using the proceeds of the policy. 2009 form 1040 ez A person has a financial interest in your business if the person is an owner or part owner of the business or has lent money to the business. 2009 form 1040 ez For contracts issued after June 8, 1997, you generally cannot deduct the premiums on any life insurance policy, endowment contract, or annuity contract if you are directly or indirectly a beneficiary. 2009 form 1040 ez The disallowance applies without regard to whom the policy covers. 2009 form 1040 ez Insurance to secure a loan. 2009 form 1040 ez If you take out a policy on your life or on the life of another person with a financial interest in your business to get or protect a business loan, you cannot deduct the premiums as a business expense. 2009 form 1040 ez Nor can you deduct the premiums as interest on business loans or as an expense of financing loans. 2009 form 1040 ez In the event of death, the proceeds of the policy are not taxed as income even if they are used to liquidate the debt. 2009 form 1040 ez Self-employed health insurance deduction. 2009 form 1040 ez   You may be able to deduct the amount you paid for medical and dental insurance and qualified long-term care insurance for you and your family. 2009 form 1040 ez How to figure the deduction. 2009 form 1040 ez   Generally, you can use the worksheet in the Form 1040 instructions to figure your deduction. 2009 form 1040 ez However, if any of the following apply, you must use the worksheet in chapter 6 of Publication 535. 2009 form 1040 ez You have more than one source of income subject to self-employment tax. 2009 form 1040 ez You file Form 2555 or Form 2555-EZ (relating to foreign earned income). 2009 form 1040 ez You are using amounts paid for qualified long-term care insurance to figure the deduction. 2009 form 1040 ez Prepayment. 2009 form 1040 ez   You cannot deduct expenses in advance, even if you pay them in advance. 2009 form 1040 ez This rule applies to any expense paid far enough in advance to, in effect, create an asset with a useful life extending substantially beyond the end of the current tax year. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez In 2013, you signed a 3-year insurance contract. 2009 form 1040 ez Even though you paid the premiums for 2013, 2014, and 2015 when you signed the contract, you can only deduct the premium for 2013 on your 2013 tax return. 2009 form 1040 ez You can deduct in 2014 and 2015 the premium allocable to those years. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information about deducting insurance, see chapter 6 in Publication 535. 2009 form 1040 ez Interest You can generally deduct as a business expense all interest you pay or accrue during the tax year on debts related to your business. 2009 form 1040 ez Interest relates to your business if you use the proceeds of the loan for a business expense. 2009 form 1040 ez It does not matter what type of property secures the loan. 2009 form 1040 ez You can deduct interest on a debt only if you meet all of the following requirements. 2009 form 1040 ez You are legally liable for that debt. 2009 form 1040 ez Both you and the lender intend that the debt be repaid. 2009 form 1040 ez You and the lender have a true debtor-creditor relationship. 2009 form 1040 ez You cannot deduct on Schedule C or C-EZ the interest you paid on personal loans. 2009 form 1040 ez If a loan is part business and part personal, you must divide the interest between the personal part and the business part. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez In 2013, you paid $600 interest on a car loan. 2009 form 1040 ez During 2013, you used the car 60% for business and 40% for personal purposes. 2009 form 1040 ez You are claiming actual expenses on the car. 2009 form 1040 ez You can only deduct $360 (60% × $600) for 2013 on Schedule C or C-EZ. 2009 form 1040 ez The remaining interest of $240 is a nondeductible personal expense. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information about deducting interest, see chapter 4 in Publication 535. 2009 form 1040 ez That chapter explains the following items. 2009 form 1040 ez Interest you can deduct. 2009 form 1040 ez Interest you cannot deduct. 2009 form 1040 ez How to allocate interest between personal and business use. 2009 form 1040 ez When to deduct interest. 2009 form 1040 ez The rules for a below-market interest rate loan. 2009 form 1040 ez (This is generally a loan on which no interest is charged or on which interest is charged at a rate below the applicable federal rate. 2009 form 1040 ez ) Legal and Professional Fees Legal and professional fees, such as fees charged by accountants, that are ordinary and necessary expenses directly related to operating your business are deductible on Schedule C or C-EZ. 2009 form 1040 ez However, you usually cannot deduct legal fees you pay to acquire business assets. 2009 form 1040 ez Add them to the basis of the property. 2009 form 1040 ez If the fees include payments for work of a personal nature (such as making a will), you can take a business deduction only for the part of the fee related to your business. 2009 form 1040 ez The personal part of legal fees for producing or collecting taxable income, doing or keeping your job, or for tax advice may be deductible on Schedule A (Form 1040) if you itemize deductions. 2009 form 1040 ez For more information, see Publication 529, Miscellaneous Deductions. 2009 form 1040 ez Tax preparation fees. 2009 form 1040 ez   You can deduct on Schedule C or C-EZ the cost of preparing that part of your tax return relating to your business as a sole proprietor or statutory employee. 2009 form 1040 ez You can deduct the remaining cost on Schedule A (Form 1040) if you itemize your deductions. 2009 form 1040 ez   You can also deduct on Schedule C or C-EZ the amount you pay or incur in resolving asserted tax deficiencies for your business as a sole proprietor or statutory employee. 2009 form 1040 ez Pension Plans You can set up and maintain the following small business retirement plans for yourself and your employees. 2009 form 1040 ez SEP (Simplified Employee Pension) plans. 2009 form 1040 ez SIMPLE (Savings Incentive Match Plan for Employees) plans. 2009 form 1040 ez Qualified plans (including Keogh or H. 2009 form 1040 ez R. 2009 form 1040 ez 10 plans). 2009 form 1040 ez SEP, SIMPLE, and qualified plans offer you and your employees a tax favored way to save for retirement. 2009 form 1040 ez You can deduct contributions you make to the plan for your employees on line 19 of Schedule C. 2009 form 1040 ez If you are a sole proprietor, you can deduct contributions you make to the plan for yourself on line 28 of Form 1040. 2009 form 1040 ez You can also deduct trustees' fees if contributions to the plan do not cover them. 2009 form 1040 ez Earnings on the contributions are generally tax free until you or your employees receive distributions from the plan. 2009 form 1040 ez You may also be able to claim a tax credit of 50% of the first $1,000 of qualified startup costs if you begin a new qualified defined benefit or defined contribution plan (including a 401(k) plan), SIMPLE plan, or simplified employee pension. 2009 form 1040 ez Under certain plans, employees can have you contribute limited amounts of their before-tax pay to a plan. 2009 form 1040 ez These amounts (and earnings on them) are generally tax free until your employees receive distributions from the plan. 2009 form 1040 ez For more information on retirement plans for small business, see Publication 560, Retirement Plans for Small Business (SEP, SIMPLE, and Qualified Plans). 2009 form 1040 ez Publication 590, Individual Retirement Arrangements (IRAs), discusses other tax favored ways to save for retirement. 2009 form 1040 ez Rent Expense Rent is any amount you pay for the use of property you do not own. 2009 form 1040 ez In general, you can deduct rent as a business expense only if the rent is for property you use in your business. 2009 form 1040 ez If you have or will receive equity in or title to the property, you cannot deduct the rent. 2009 form 1040 ez Unreasonable rent. 2009 form 1040 ez   You cannot take a rental deduction for unreasonable rents. 2009 form 1040 ez Ordinarily, the issue of reasonableness arises only if you and the lessor are related. 2009 form 1040 ez Rent paid to a related person is reasonable if it is the same amount you would pay to a stranger for use of the same property. 2009 form 1040 ez Rent is not unreasonable just because it is figured as a percentage of gross receipts. 2009 form 1040 ez   Related persons include members of your immediate family, including only brothers and sisters (either whole or half), your spouse, ancestors, and lineal descendants. 2009 form 1040 ez For a list of the other related persons, see section 267 of the Internal Revenue Code. 2009 form 1040 ez Rent on your home. 2009 form 1040 ez   If you rent your home and use part of it as your place of business, you may be able to deduct the rent you pay for that part. 2009 form 1040 ez You must meet the requirements for business use of your home. 2009 form 1040 ez For more information, see Business Use of Your Home , later. 2009 form 1040 ez Rent paid in advance. 2009 form 1040 ez   Generally, rent paid in your business is deductible in the year paid or accrued. 2009 form 1040 ez If you pay rent in advance, you can deduct only the amount that applies to your use of the rented property during the tax year. 2009 form 1040 ez You can deduct the rest of your payment only over the period to which it applies. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information about rent, see chapter 3 in Publication 535. 2009 form 1040 ez Taxes You can deduct on Schedule C or C-EZ various federal, state, local, and foreign taxes directly attributable to your business. 2009 form 1040 ez Income taxes. 2009 form 1040 ez   You can deduct on Schedule C or C-EZ a state tax on gross income (as distinguished from net income) directly attributable to your business. 2009 form 1040 ez You can deduct other state and local income taxes on Schedule A (Form 1040) if you itemize your deductions. 2009 form 1040 ez Do not deduct federal income tax. 2009 form 1040 ez Employment taxes. 2009 form 1040 ez   You can deduct the social security, Medicare, and federal unemployment (FUTA) taxes you paid out of your own funds as an employer. 2009 form 1040 ez Employment taxes are discussed briefly in chapter 1. 2009 form 1040 ez You can also deduct payments you made as an employer to a state unemployment compensation fund or to a state disability benefit fund. 2009 form 1040 ez Deduct these payments as taxes. 2009 form 1040 ez Self-employment tax. 2009 form 1040 ez   You can deduct one-half of your self-employment tax on line 27 of Form 1040. 2009 form 1040 ez Self-employment tax is discussed in chapters 1 and 10. 2009 form 1040 ez Personal property tax. 2009 form 1040 ez   You can deduct on Schedule C or C-EZ any tax imposed by a state or local government on personal property used in your business. 2009 form 1040 ez   You can also deduct registration fees for the right to use property within a state or local area. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez May and Julius Winter drove their car 7,000 business miles out of a total of 10,000 miles. 2009 form 1040 ez They had to pay $25 for their annual state license tags and $20 for their city registration sticker. 2009 form 1040 ez They also paid $235 in city personal property tax on the car, for a total of $280. 2009 form 1040 ez They are claiming their actual car expenses. 2009 form 1040 ez Because they used the car 70% for business, they can deduct 70% of the $280, or $196, as a business expense. 2009 form 1040 ez Real estate taxes. 2009 form 1040 ez   You can deduct on Schedule C or C-EZ the real estate taxes you pay on your business property. 2009 form 1040 ez Deductible real estate taxes are any state, local, or foreign taxes on real estate levied for the general public welfare. 2009 form 1040 ez The taxing authority must base the taxes on the assessed value of the real estate and charge them uniformly against all property under its jurisdiction. 2009 form 1040 ez   For more information about real estate taxes, see chapter 5 in Publication 535. 2009 form 1040 ez That chapter explains special rules for deducting the following items. 2009 form 1040 ez Taxes for local benefits, such as those for sidewalks, streets, water mains, and sewer lines. 2009 form 1040 ez Real estate taxes when you buy or sell property during the year. 2009 form 1040 ez Real estate taxes if you use an accrual method of accounting and choose to accrue real estate tax related to a definite period ratably over that period. 2009 form 1040 ez Sales tax. 2009 form 1040 ez   Treat any sales tax you pay on a service or on the purchase or use of property as part of the cost of the service or property. 2009 form 1040 ez If the service or the cost or use of the property is a deductible business expense, you can deduct the tax as part of that service or cost. 2009 form 1040 ez If the property is merchandise bought for resale, the sales tax is part of the cost of the merchandise. 2009 form 1040 ez If the property is depreciable, add the sales tax to the basis for depreciation. 2009 form 1040 ez For information on the basis of property, see Publication 551, Basis of Assets. 2009 form 1040 ez    Do not deduct state and local sales taxes imposed on the buyer that you must collect and pay over to the state or local government. 2009 form 1040 ez Do not include these taxes in gross receipts or sales. 2009 form 1040 ez Excise taxes. 2009 form 1040 ez   You can deduct on Schedule C or C-EZ all excise taxes that are ordinary and necessary expenses of carrying on your business. 2009 form 1040 ez Excise taxes are discussed briefly in chapter 1. 2009 form 1040 ez Fuel taxes. 2009 form 1040 ez   Taxes on gasoline, diesel fuel, and other motor fuels you use in your business are usually included as part of the cost of the fuel. 2009 form 1040 ez Do not deduct these taxes as a separate item. 2009 form 1040 ez   You may be entitled to a credit or refund for federal excise tax you paid on fuels used for certain purposes. 2009 form 1040 ez For more information, see Publication 510, Excise Taxes. 2009 form 1040 ez Travel, Meals, and Entertainment This section briefly explains the kinds of travel and entertainment expenses you can deduct on Schedule C or C-EZ. 2009 form 1040 ez Table 8-1. 2009 form 1040 ez When Are Entertainment Expenses Deductible? (Note. 2009 form 1040 ez The following is a summary of the rules for deducting entertainment expenses. 2009 form 1040 ez For more details about these rules, see Publication 463. 2009 form 1040 ez ) General rule You can deduct ordinary and necessary expenses to entertain a client, customer, or employee if the expenses meet the directly-related test or the associated test. 2009 form 1040 ez Definitions Entertainment includes any activity generally considered to provide entertainment, amusement, or recreation, and includes meals provided to a customer or client. 2009 form 1040 ez An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business, trade, or profession. 2009 form 1040 ez A necessary expense is one that is helpful and appropriate, although not necessarily required, for your business. 2009 form 1040 ez Tests to be met Directly-related test Entertainment took place in a clear business setting, or Main purpose of entertainment was the active conduct of business, and You did engage in business with the person during the entertainment period, and You had more than a general expectation of getting income or some other specific business benefit. 2009 form 1040 ez   Associated test Entertainment is associated with your trade or business, and Entertainment directly precedes or follows a substantial business discussion. 2009 form 1040 ez Other rules You cannot deduct the cost of your meal as an entertainment expense if you are claiming the meal as a travel expense. 2009 form 1040 ez You cannot deduct expenses that are lavish or extravagant under the circumstances. 2009 form 1040 ez You generally can deduct only 50% of your unreimbursed entertainment expenses. 2009 form 1040 ez Travel expenses. 2009 form 1040 ez   These are the ordinary and necessary expenses of traveling away from home for your business. 2009 form 1040 ez You are traveling away from home if both the following conditions are met. 2009 form 1040 ez Your duties require you to be away from the general area of your tax home (defined later) substantially longer than an ordinary day's work. 2009 form 1040 ez You need to get sleep or rest to meet the demands of your work while away from home. 2009 form 1040 ez Generally, your tax home is your regular place of business, regardless of where you maintain your family home. 2009 form 1040 ez It includes the entire city or general area in which your business is located. 2009 form 1040 ez See Publication 463 for more information. 2009 form 1040 ez   The following is a brief discussion of the expenses you can deduct. 2009 form 1040 ez Transportation. 2009 form 1040 ez   You can deduct the cost of travel by airplane, train, bus, or car between your home and your business destination. 2009 form 1040 ez Taxi, commuter bus, and limousine. 2009 form 1040 ez   You can deduct fares for these and other types of transportation between the airport or station and your hotel, or between the hotel and your work location away from home. 2009 form 1040 ez Baggage and shipping. 2009 form 1040 ez   You can deduct the cost of sending baggage and sample or display material between your regular and temporary work locations. 2009 form 1040 ez Car or truck. 2009 form 1040 ez   You can deduct the costs of operating and maintaining your vehicle when traveling away from home on business. 2009 form 1040 ez You can deduct actual expenses or the standard mileage rate (discussed earlier under Car and Truck Expenses), as well as business-related tolls and parking. 2009 form 1040 ez If you rent a car while away from home on business, you can deduct only the business-use portion of the expenses. 2009 form 1040 ez Meals and lodging. 2009 form 1040 ez   You can deduct the cost of meals and lodging if your business trip is overnight or long enough that you need to stop for sleep or rest to properly perform your duties. 2009 form 1040 ez In most cases, you can deduct only 50% of your meal expenses. 2009 form 1040 ez Cleaning. 2009 form 1040 ez   You can deduct the costs of dry cleaning and laundry while on your business trip. 2009 form 1040 ez Telephone. 2009 form 1040 ez   You can deduct the cost of business calls while on your business trip, including business communication by fax machine or other communication devices. 2009 form 1040 ez Tips. 2009 form 1040 ez   You can deduct the tips you pay for any expense in this list. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information about travel expenses, see Publication 463. 2009 form 1040 ez Entertainment expenses. 2009 form 1040 ez   You may be able to deduct business-related entertainment expenses for entertaining a client, customer, or employee. 2009 form 1040 ez In most cases, you can deduct only 50% of these expenses. 2009 form 1040 ez   The following are examples of entertainment expenses. 2009 form 1040 ez Entertaining guests at nightclubs, athletic clubs, theaters, or sporting events. 2009 form 1040 ez Providing meals, a hotel suite, or a car to business customers or their families. 2009 form 1040 ez To be deductible, the expenses must meet the rules listed in Table 8-1. 2009 form 1040 ez For details about these rules, see Publication 463. 2009 form 1040 ez Reimbursing your employees for expenses. 2009 form 1040 ez   You generally can deduct the amount you reimburse your employees for travel and entertainment expenses. 2009 form 1040 ez The reimbursement you deduct and the manner in which you deduct it depend in part on whether you reimburse the expenses under an accountable plan or a nonaccountable plan. 2009 form 1040 ez For details, see chapter 11 in Publication 535. 2009 form 1040 ez That chapter explains accountable and nonaccountable plans and tells you whether to report the reimbursement on your employee's Form W-2, Wage and Tax Statement. 2009 form 1040 ez Business Use of Your Home To deduct expenses related to the part of your home used for business, you must meet specific requirements. 2009 form 1040 ez Even then, your deduction may be limited. 2009 form 1040 ez To qualify to claim expenses for business use of your home, you must meet the following tests. 2009 form 1040 ez Your use of the business part of your home must be: Exclusive (however, see Exceptions to exclusive use , later), Regular, For your business, and The business part of your home must be one of the following: Your principal place of business (defined later), A place where you meet or deal with patients, clients, or customers in the normal course of your business, or A separate structure (not attached to your home) you use in connection with your business. 2009 form 1040 ez Exclusive use. 2009 form 1040 ez   To qualify under the exclusive use test, you must use a specific area of your home only for your trade or business. 2009 form 1040 ez The area used for business can be a room or other separately identifiable space. 2009 form 1040 ez The space does not need to be marked off by a permanent partition. 2009 form 1040 ez   You do not meet the requirements of the exclusive use test if you use the area in question both for business and for personal purposes. 2009 form 1040 ez Example. 2009 form 1040 ez You are an attorney and use a den in your home to write legal briefs and prepare clients' tax returns. 2009 form 1040 ez Your family also uses the den for recreation. 2009 form 1040 ez The den is not used exclusively in your profession, so you cannot claim a business deduction for its use. 2009 form 1040 ez Exceptions to exclusive use. 2009 form 1040 ez   You do not have to meet the exclusive use test if you use part of your home in either of the following ways. 2009 form 1040 ez For the storage of inventory or product samples. 2009 form 1040 ez As a daycare facility. 2009 form 1040 ez For an explanation of these exceptions, see Publication 587, Business Use of Your Home (Including Use by Daycare Providers). 2009 form 1040 ez Regular use. 2009 form 1040 ez   To qualify under the regular use test, you must use a specific area of your home for business on a continuing basis. 2009 form 1040 ez You do not meet the test if your business use of the area is only occasional or incidental, even if you do not use that area for any other purpose. 2009 form 1040 ez Principal place of business. 2009 form 1040 ez   You can have more than one business location, including your home, for a single trade or business. 2009 form 1040 ez To qualify to deduct the expenses for the business use of your home under the principal place of business test, your home must be your principal place of business for that business. 2009 form 1040 ez To determine your principal place of business, you must consider all the facts and circumstances. 2009 form 1040 ez   Your home office will qualify as your principal place of business for deducting expenses for its use if you meet the following requirements. 2009 form 1040 ez You use it exclusively and regularly for administrative or management activities of your business. 2009 form 1040 ez You have no other fixed location where you conduct substantial administrative or management activities of your business. 2009 form 1040 ez   Alternatively, if you use your home exclusively and regularly for your business, but your home office does not qualify as your principal place of business based on the previous rules, you determine your principal place of business based on the following factors. 2009 form 1040 ez The relative importance of the activities performed at each location. 2009 form 1040 ez If the relative importance factor does not determine your principal place of business, you can also consider the time spent at each location. 2009 form 1040 ez   If, after considering your business locations, your home cannot be identified as your principal place of business, you cannot deduct home office expenses. 2009 form 1040 ez However, for other ways to qualify to deduct home office expenses, see Publication 587. 2009 form 1040 ez Deduction limit. 2009 form 1040 ez   If your gross income from the business use of your home equals or exceeds your total business expenses (including depreciation), you can deduct all your business expenses related to the use of your home. 2009 form 1040 ez If your gross income from the business use is less than your total business expenses, your deduction for certain expenses for the business use of your home is limited. 2009 form 1040 ez   Your deduction of otherwise nondeductible expenses, such as insurance, utilities, and depreciation (with depreciation taken last), allocable to the business is limited to the gross income from the business use of your home minus the sum of the following. 2009 form 1040 ez The business part of expenses you could deduct even if you did not use your home for business (such as mortgage interest, real estate taxes, and casualty and theft losses that are allowable as itemized deductions on Schedule A (Form 1040)). 2009 form 1040 ez The business expenses that relate to the business activity in the home (for example, business phone, supplies, and depreciation on equipment), but not to the use of the home itself. 2009 form 1040 ez Do not include in (2) above your deduction for one-half of your self-employment tax. 2009 form 1040 ez   Use Form 8829, Expenses for Business Use of Your Home, to figure your deduction. 2009 form 1040 ez New simplified method. 2009 form 1040 ez    The IRS now provides a simplified method to determine your expenses for business use of your home. 2009 form 1040 ez The simplified method is an alternative to calculating and substantiating actual expenses. 2009 form 1040 ez In most cases, you will figure your deduction by multiplying $5 by the area of your home used for a qualified business use. 2009 form 1040 ez The area you use to figure your deduction is limited to 300 square feet. 2009 form 1040 ez For more information, see the Instructions for Schedule C. 2009 form 1040 ez More information. 2009 form 1040 ez   For more information on deducting expenses for the business use of your home, see Publication 587. 2009 form 1040 ez Other Expenses You Can Deduct You may also be able to deduct the following expenses. 2009 form 1040 ez See Publication 535 to find out whether you can deduct them. 2009 form 1040 ez Advertising. 2009 form 1040 ez Bank fees. 2009 form 1040 ez Donations to business organizations. 2009 form 1040 ez Education expenses. 2009 form 1040 ez Energy efficient commercial buildings deduction expenses. 2009 form 1040 ez Impairment-related expenses. 2009 form 1040 ez Interview expense allowances. 2009 form 1040 ez Licenses and regulatory fees. 2009 form 1040 ez Moving machinery. 2009 form 1040 ez Outplacement services. 2009 form 1040 ez Penalties and fines you pay for late performance or nonperformance of a contract. 2009 form 1040 ez Repairs that keep your property in a normal efficient operating condition. 2009 form 1040 ez Repayments of income. 2009 form 1040 ez Subscriptions to trade or professional publications. 2009 form 1040 ez Supplies and materials. 2009 form 1040 ez Utilities. 2009 form 1040 ez Expenses You Cannot Deduct You usually cannot deduct the following as business expenses. 2009 form 1040 ez For more information, see Publication 535. 2009 form 1040 ez Bribes and kickbacks. 2009 form 1040 ez Charitable contributions. 2009 form 1040 ez Demolition expenses or losses. 2009 form 1040 ez Dues to business, social, athletic, luncheon, sporting, airline, and hotel clubs. 2009 form 1040 ez Lobbying expenses. 2009 form 1040 ez Penalties and fines you pay to a governmental agency or instrumentality because you broke the law. 2009 form 1040 ez Personal, living, and family expenses. 2009 form 1040 ez Political contributions. 2009 form 1040 ez Repairs that add to the value of your property or significantly increase its life. 2009 form 1040 ez Prev  Up  Next   Home   More Online Publications