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E file state taxes only 26. E file state taxes only   Gastos de Automóvil y Otros Gastos de Negocio del Empleado Table of Contents Qué Hay de Nuevo Introduction Useful Items - You may want to see: Gastos de ViajeViajes Lejos de Su Domicilio Domicilio Tributario Trabajo o Asignación Temporal ¿Qué Gastos de Viaje se Pueden Deducir? Viajes en los Estados Unidos Viajes Fuera de los Estados Unidos Convenciones Gastos de EntretenimientoLímite del 50% ¿Qué Gastos de Entretenimiento se Pueden Deducir? ¿Qué Gastos de Entretenimiento no se Pueden Deducir? Gastos por Regalos Gastos de TransportePersonal en Reserva de las Fuerzas Armadas. E file state taxes only Cargos de estacionamiento. E file state taxes only Publicidad en el automóvil. E file state taxes only Uso compartido de automóviles. E file state taxes only Transporte de herramientas o instrumentos. E file state taxes only Gastos de desplazamiento de sindicalistas desde el centro del sindicato. E file state taxes only Gastos de Automóvil Mantenimiento de DocumentaciónCómo Demostrar los Gastos Cuánto Tiempo Tiene que Guardar Documentación y Recibos Cómo Hacer la DeclaraciónRegalos. E file state taxes only Empleados estatutarios. E file state taxes only Reembolsos Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ Reglas Especiales Qué Hay de Nuevo Tarifa estándar por milla. E file state taxes only  El costo de operar su auto para fines comerciales se calcula con la tarifa estándar por milla, que para el 2013 es de 56½ centavos por milla. E file state taxes only Los gastos de automóvil y el uso de la tarifa estándar por milla se explican bajo Gastos de Transporte , más adelante. E file state taxes only Límites de depreciación de automóviles, camiones y camionetas. E file state taxes only  En 2013, el límite sobre la deducción que puede tomar en el primer año por: la deducción total permitida por la sección 179; la provisión especial por depreciación; y la deducción por depreciación de automóviles permanecerá en $11,160 ($3,160 si elige no tomar la provisión especial por depreciación). E file state taxes only Para camiones y camionetas, el límite del primer año permanecerá en $11,360 ($3,360 si elige no tomar la provisión especial por depreciación). E file state taxes only Para información adicional, consulte Depreciation limits (Límites de depreciación) en la Publicación 463, en inglés. E file state taxes only Introduction Es posible que pueda deducir los gastos ordinarios y necesarios relacionados con los negocios en los que haya incurrido para: Viajes, Entretenimiento, Donaciones o Transporte. E file state taxes only Un gasto ordinario es aquél que es común y reconocido en el ámbito de su ocupación, negocio o profesión. E file state taxes only Un gasto necesario es aquél que es útil e indicado para su negocio. E file state taxes only Un gasto no tiene que ser obligatorio para considerarse necesario. E file state taxes only Este capítulo explica: Qué gastos se pueden deducir. E file state taxes only Cómo se declaran los gastos en la declaración de impuestos. E file state taxes only Qué documentación necesita para demostrar sus gastos. E file state taxes only Cómo tratar los reembolsos de gastos que reciba. E file state taxes only Quién no necesita usar este capítulo. E file state taxes only   Si usted es empleado, no necesitará leer este capítulo si se cumplen todos los siguientes: Rindió cuentas detalladas a su empleador por sus gastos relacionados con el trabajo. E file state taxes only Recibió un reembolso total de sus gastos. E file state taxes only Su empleador le exigió que devolviera todo reembolso en exceso y usted así lo hizo. E file state taxes only No hay ninguna cantidad anotada con un código “L” en el recuadro 12 de su Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), en inglés. E file state taxes only Si se cumplen todos estos requisitos, no hay necesidad de anotar los gastos o los reembolsos en la declaración. E file state taxes only Vea Reembolsos , más adelante, si desea leer más información sobre reembolsos y cómo rendir cuentas a su empleador. E file state taxes only    Si reúne estas condiciones y su empleador incluyó reembolsos en su Formulario W-2 por error, pídale a su empleador un Formulario W-2 corregido. E file state taxes only Useful Items - You may want to see: Publicación 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, donaciones y automóvil), en inglés 535 Business Expenses (Gastos de negocio), en inglés Formularios (e Instrucciones) Anexo A (Formulario 1040) Itemized Deductions (Deducciones detalladas), en inglés Anexo C (Formulario 1040) Profit or Loss From Business (Pérdidas o ganancias del negocio), en inglés Anexo C-EZ (Formulario 1040) Net Profit From Business (Utilidad neta del negocio), en inglés Anexo F (Formulario 1040) Profit or Loss From Farming (Pérdidas o ganancias de actividades agropecuarias), en inglés Formulario 2106 Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado), en inglés Formulario 2106-EZ Unreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado no reembolsados), en inglés Gastos de Viaje Si viaja temporalmente a un lugar fuera de su domicilio tributario, puede usar esta sección para determinar si tiene gastos de viaje deducibles. E file state taxes only Esta sección trata de: Viajes lejos de su domicilio, Domicilio tributario, Trabajo o asignación temporal, y Qué gastos de viaje se pueden deducir. E file state taxes only Además, explica la asignación para comidas, las reglas con respecto a viajes dentro y fuera de los Estados Unidos y gastos de convenciones deducibles. E file state taxes only Definición de gastos de viaje. E file state taxes only   Para propósitos tributarios, los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios (definidos anteriormente) en los que se ha incurrido al viajar lejos de su domicilio por negocios, por su profesión o trabajo. E file state taxes only   Puede encontrar ejemplos de gastos de viaje deducibles en la Tabla 26-1. E file state taxes only Viajes Lejos de Su Domicilio Se considera que usted está viajando lejos de su domicilio si: A fin de cumplir sus responsabilidades, tiene que alejarse del área general de su domicilio tributario (definido más adelante) durante un tiempo sustancialmente más largo que un día normal de trabajo y Necesita dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras está lejos de su domicilio. E file state taxes only Este requisito de descanso no se cumple con sólo dormir una siesta en el automóvil. E file state taxes only No tiene que estar lejos de su domicilo tributario un día entero, ni del anochecer al amanecer, siempre que el descanso de sus responsabilidades dure lo bastante como para permitirle dormir o descansar lo necesario. E file state taxes only Ejemplo 1. E file state taxes only Usted es conductor de trenes. E file state taxes only Sale de su terminal de origen en un viaje de ida y vuelta normalmente programado entre dos ciudades y regresa a casa 16 horas más tarde. E file state taxes only Durante el transcurso, tiene 6 horas libres en el punto de destino y consume dos comidas y alquila una habitación de hotel para dormir lo necesario antes de iniciar el viaje de regreso. E file state taxes only En este caso, se considera que usted ha estado lejos de su domicilio. E file state taxes only Ejemplo 2. E file state taxes only Usted es camionero. E file state taxes only Sale de su terminal y regresa más tarde el mismo día. E file state taxes only En el punto de destino, tiene una hora libre para comer. E file state taxes only Debido a que dicha hora libre no le permite dormir lo necesario y este corto período de tiempo libre no sirve para descansar lo suficiente, se considera que no viaja lejos de su domicilio. E file state taxes only Miembros de las Fuerzas Armadas. E file state taxes only   Si es miembro de las Fuerzas Armadas estadounidenses y está de servicio permanente en el extranjero, no se considera que viaja lejos de su domicilio. E file state taxes only No puede deducir sus gastos por comida y alojamiento. E file state taxes only No puede deducir estos gastos aunque tenga que mantener una vivienda en los Estados Unidos para sus familiares, a los que no se les permite acompañarle al extranjero. E file state taxes only Si se le traslada de un puesto de servicio permanente a otro, quizás pueda deducir gastos de mudanza, los cuales se explican en la Publicación 521, Moving Expenses (Gastos de mudanza), en inglés. E file state taxes only    Un oficial naval asignado a un puesto de servicio permanente a bordo de un buque con instalaciones normales para vivir y comer tiene un domicilio tributario a bordo del buque para propósitos de gastos de viaje. E file state taxes only Domicilio Tributario Para determinar si se considera que viaja lejos de su domicilio, primero tiene que determinar la ubicación de su domicilio tributario. E file state taxes only Por regla general, su domicilio tributario es su lugar de negocios o puesto de servicio normal, independientemente de dónde mantenga su domicilio familiar. E file state taxes only Abarca toda la ciudad o área general en la cual está ubicado su negocio o trabajo. E file state taxes only Si tiene más de un solo lugar de negocios, su domicilio tributario es su lugar de negocios principal. E file state taxes only Vea Lugar principal de negocios o trabajo , más adelante. E file state taxes only Si no tiene un lugar de negocios principal o normal debido a la naturaleza de su trabajo, es posible que su domicilio tributario sea el lugar donde vive normalmente. E file state taxes only Vea Ningún lugar principal de negocios o trabajo , más adelante. E file state taxes only Si no tiene un lugar de negocios o puesto de servicio normal y no vive en un lugar fijo, a usted se le considera empleado itinerante (transitorio) y su domicilio tributario es dondequiera que trabaje. E file state taxes only Como empleado itinerante, no puede declarar una deducción por gastos de viaje ya que a usted nunca se le considera estar de viaje lejos de casa. E file state taxes only Lugar principal de negocios o trabajo. E file state taxes only   Si tiene más de un solo lugar de negocios o trabajo, tenga en cuenta lo siguiente al determinar cuál de los dos es su lugar principal de negocios o trabajo. E file state taxes only El tiempo total que suele trabajar en cada lugar. E file state taxes only El nivel de su actividad comercial en cada lugar. E file state taxes only Si el ingreso procedente de sus actividades en cada lugar es considerable o no. E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Usted vive en Cincinnati donde tiene un trabajo de temporada 8 meses al año y gana $40,000. E file state taxes only Trabaja en Miami durante los 4 meses que quedan del año, también como empleado de temporada, y gana $15,000. E file state taxes only Puesto que usted dedica la mayor parte de su tiempo a trabajar en Cincinnati y gana la mayor parte de sus ingresos allí, Cincinnati es su lugar principal de trabajo. E file state taxes only Ningún lugar principal de negocios o trabajo. E file state taxes only   Es posible que tenga un domicilio tributario aunque no tenga un lugar principal o normal de negocios o trabajo. E file state taxes only Su domicilio tributario puede ser el hogar donde vive normalmente. E file state taxes only Condiciones usadas para determinar el domicilio tributario. E file state taxes only   Si no tiene un lugar principal o normal de negocios o trabajo, use las tres condiciones siguientes para determinar dónde está ubicado su domicilio tributario. E file state taxes only Realiza parte de sus actividades comerciales en el área de su domicilio principal y se aloja en dicho domicilio mientras hace negocios en el área. E file state taxes only Tiene gastos de vida en su domicilio principal y los duplica debido a que tiene que ausentarse de dicho domicilio por motivos de su negocio. E file state taxes only No ha abandonado el área en la cual están el lugar en que usted típicamente se alojaba en el pasado y su domicilio principal declarado; uno o varios miembros de su familia viven en su domicilio principal; o usted se aloja a menudo en dicho domicilio. E file state taxes only   Si se cumplen las tres condiciones, su domicilio tributario es el domicilio donde vive normalmente. E file state taxes only Si se cumplen sólo dos condiciones, es posible que tenga un domicilio tributario, dependiendo de todos los hechos y circunstancias. E file state taxes only Si se cumple sólo una condición, usted se considera itinerante; su domicilio tributario es dondequiera que trabaje y no puede deducir gastos de viaje. E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Usted es soltero y vive en un apartamento que alquila en Boston. E file state taxes only Trabaja para su empleador en Boston desde hace varios años. E file state taxes only Su empleador lo inscribe en un programa de capacitación ejecutiva que dura 12 meses. E file state taxes only Usted no espera regresar a Boston después de terminar el programa de capacitación. E file state taxes only Durante la capacitación, usted no trabaja en Boston. E file state taxes only En lugar de ello, recibe formación en aulas o en lugares de trabajo diferentes a través de los Estados Unidos. E file state taxes only Mantiene su apartamento en Boston y regresa al mismo a menudo. E file state taxes only Usa su apartamento para llevar a cabo sus asuntos personales. E file state taxes only Además, se mantiene en contacto con sus conocidos en la comunidad de Boston. E file state taxes only Cuando usted completa su programa de capacitación, a usted lo trasladan a Los Angeles. E file state taxes only Usted no cumple la condición (1) porque no trabajó en Boston. E file state taxes only Sí cumple la condición (2) porque tuvo gastos de vida duplicados. E file state taxes only También cumple la condición (3) porque no abandonó su apartamento en Boston como su domicilio principal, mantuvo el contacto con sus conocidos en la comunidad y regresó varias veces a vivir en su apartamento. E file state taxes only Por lo tanto, usted tiene un domicilio tributario en Boston. E file state taxes only Domicilio tributario distinto al hogar familiar. E file state taxes only   Si usted (y su familia) no vive en su domicilio tributario (definido anteriormente), no puede deducir el costo de viajes entre su domicilio tributario y su hogar familiar. E file state taxes only Tampoco puede deducir el costo de comida y alojamiento mientras está en su domicilio tributario. E file state taxes only Vea el Ejemplo 1 , más adelante. E file state taxes only   Si trabaja temporalmente en la misma ciudad donde viven usted y su familia, tal vez se considere que usted haya viajado lejos de su domicilio. E file state taxes only Vea el Ejemplo 2 , más adelante. E file state taxes only Ejemplo 1. E file state taxes only Usted es camionero y vive con su familia en Tucson. E file state taxes only Trabaja para una compañia de transporte de camiones cuya terminal está ubicada en Phoenix. E file state taxes only Después de viajes largos, usted vuelve a la terminal de origen en Phoenix y pasa la noche allí antes de regresar a casa. E file state taxes only No puede deducir ningún gasto en que haya incurrido por comida y alojamiento en Phoenix ni el costo de viajar de Phoenix a Tucson, ya que Phoenix es su domicilio tributario. E file state taxes only Ejemplo 2. E file state taxes only Su domicilio familiar está en Pittsburgh, donde trabaja 12 semanas al año. E file state taxes only El resto del año trabaja para el mismo empleador en Baltimore. E file state taxes only En Baltimore, usted come en restaurantes y duerme en una casa de huéspedes. E file state taxes only Su sueldo sigue igual independientemente de si está en Pittsburgh o en Baltimore. E file state taxes only Debido a que pasa la mayor parte de sus horas de trabajo y gana la mayor parte de su salario en Baltimore, esa ciudad es su domicilio tributario. E file state taxes only No puede deducir gasto alguno en el que haya incurrido por comida y alojamiento en ese lugar. E file state taxes only No obstante, cuando regresa a trabajar a Pittsburgh, usted está fuera de su domicilio tributario a pesar de que se aloja en su domicilio familiar. E file state taxes only Puede deducir el costo de su viaje de ida y vuelta entre Baltimore y Pittsburgh. E file state taxes only Usted puede deducir la parte de los gastos de vida de su família que le corresponde a usted para comida y alojamiento mientras usted esté viviendo y trabajando en Pittsburgh. E file state taxes only Trabajo o Asignación Temporal Puede ser que trabaje normalmente en su domicilio tributario y también en otro sitio. E file state taxes only Tal vez no le resulte práctico regresar a su domicilio tributario desde dicho sitio al fin de cada día de trabajo. E file state taxes only Asignación temporal versus asignación por un tiempo indeterminado. E file state taxes only   Si su asignación o trabajo fuera de su lugar principal de trabajo es temporal, su domicilio tributario no cambia. E file state taxes only Se considera que está lejos de su domicilio durante todo el período en que esté fuera de su lugar principal de trabajo. E file state taxes only Puede deducir sus gastos de viaje siempre que reúnan todos los requisitos de la deducción. E file state taxes only Normalmente, una asignación temporal en un solo sitio es aquélla que se espera que dure (y de hecho dura) 1 año o menos. E file state taxes only   No obstante, si la duración de su asignación o trabajo es indeterminada, el sitio de la asignación o trabajo se convierte en su nuevo domicilio tributario y no puede deducir sus gastos de viaje mientras esté allí. E file state taxes only Se considera que la duración de una asignación o trabajo en un solo sitio es indeterminada si en realidad se espera que dure más de 1 año, independientemente de si dura de hecho más de 1 año o no. E file state taxes only   Si la duración de su asignación es indeterminada, tiene que incluir en sus ingresos todas las cantidades que reciba de su empleador por gastos de vida, aun si su empleador los llama asignaciones para gastos de viaje y usted le rinde cuentas a su empleador de tales gastos. E file state taxes only Es posible que pueda deducir el costo de trasladarse a su nuevo domicilio tributario como gasto de mudanza. E file state taxes only Vea la Publicación 521, en inglés, para más información. E file state taxes only Excepción para investigaciones o enjuiciamientos penales federales. E file state taxes only   Si es empleado federal y toma parte en una investigación o enjuiciamiento penal llevado a cabo por el gobierno federal, no está sujeto a la regla de 1 año. E file state taxes only Esto significa que tal vez pueda deducir gastos de viaje aun si está lejos de su domicilio tributario por más de 1 año, siempre y cuando cumpla los demás requisitos relativos a la deducción de dichos gastos. E file state taxes only   Para reunir los requisitos, el Procurador General (o su representante) tiene que confirmar que usted viaja: A la petición del gobierno federal, En situación de servicio temporal y Para investigar, procesar judicialmente o proveer servicios de apoyo para la investigación o enjuiciamiento de un delito federal. E file state taxes only Cómo determinar si su asignación es temporal o de duración indeterminada. E file state taxes only   Tiene que determinar si su asignación es temporal o de duración indeterminada cuando comience un trabajo. E file state taxes only Si espera que un trabajo o asignación dure un año o menos, se considera temporal, a menos que existan hechos o circunstancias que indiquen lo contrario. E file state taxes only Una asignación o trabajo que es temporal en un principio puede convertirse en indeterminado debido a cambios en las circunstancias. E file state taxes only Una serie de asignaciones al mismo sitio, todas por cortos períodos de tiempo pero que juntas abarcan un largo período de tiempo, se podrían considerar una asignación de duración indeterminada. E file state taxes only Regreso a casa en días libres. E file state taxes only   Si regresa a su domicilio tributario de una asignación temporal en sus días libres, no se considera que usted está lejos de su domicilio mientras está en la ciudad donde reside. E file state taxes only No puede deducir el costo de sus comidas y alojamiento allí. E file state taxes only Sin embargo, sí puede deducir sus gastos de viaje, incluyendo comidas y alojamiento, mientras viaja entre su lugar de trabajo temporal y su domicilio tributario. E file state taxes only Puede declarar dichos gastos hasta la cantidad que le habría costado si se hubiera quedado en su lugar de trabajo temporal. E file state taxes only   Si mantiene su habitación de hotel mientras regresa a su ciudad de residencia, puede deducir el costo de la habitación. E file state taxes only Además, puede deducir los gastos de regresar a su ciudad de residencia hasta la cantidad que habría gastado en comida si se hubiera quedado en su lugar de trabajo temporal. E file state taxes only Período condicional de trabajo. E file state taxes only   Si acepta un trabajo que le obliga a mudarse, con el acuerdo de que seguirá en el puesto si cumple sus deberes de modo satisfactorio durante un período condicional, entonces el trabajo es por un tiempo indeterminado. E file state taxes only No puede deducir ninguno de sus gastos por concepto de comida y alojamiento durante el período condicional. E file state taxes only ¿Qué Gastos de Viaje se Pueden Deducir? Una vez que haya determinado que está viajando fuera de su domicilio tributario, puede determinar qué gastos de viaje son deducibles. E file state taxes only Puede deducir gastos ordinarios y necesarios en los que incurra cuando viaje lejos de su domicilio por motivos comerciales. E file state taxes only El tipo de gasto que puede deducir depende de los hechos y sus circunstancias. E file state taxes only La Tabla 26-1 resume los gastos de viaje que tal vez pueda deducir. E file state taxes only Es posible que tenga otros gastos de viaje deducibles que no se encuentren en esa tabla, dependiendo de los hechos y sus circunstancias. E file state taxes only Cuando viaja lejos de su domicilio por motivos de negocio, debería mantener documentación de todos sus gastos y todos los pagos por adelantado que reciba de su empleador. E file state taxes only Puede usar una libreta, diario, cuaderno o cualquier otro registro escrito para tomar nota de sus gastos. E file state taxes only Los tipos de gastos que necesita apuntar, junto con documentos comprobantes, se describen en la Tabla 26-2, más adelante. E file state taxes only Separación de costos. E file state taxes only   Si tiene un solo cobro que incluye los costos de comida, entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte), tiene que designar qué parte del cobro iba para el costo de comidas y entretenimiento y el costo de otros servicios. E file state taxes only Tiene que tener una buena razón para designar los gastos de esta manera. E file state taxes only Por ejemplo, tiene que repartir sus gastos si el cargo de habitación de un hotel incluye una o más comidas. E file state taxes only Gastos de viaje para otra persona. E file state taxes only   Si un cónyuge, dependiente u otra persona lo acompaña a usted (o a su empleado) en un viaje de negocios o a una convención comercial, normalmente no puede deducir los gastos de viaje de aquella persona. E file state taxes only Empleado. E file state taxes only   Puede deducir los gastos de viaje de alguien que lo acompañe si dicha persona: Es su empleado, Tiene un propósito comercial de buena fe (bona fide) para el viaje y Por lo demás, podría deducir los gastos de viaje. E file state taxes only Asociado comercial. E file state taxes only   Si un asociado comercial viaja con usted y cumple los requisitos anteriores (2) y (3), usted puede deducir los gastos de viaje que corresponden a dicha persona. E file state taxes only Un asociado comercial es una persona con quien usted podría esperar razonablemente llevar a cabo negocios de manera activa en su negocio. E file state taxes only Un asociado comercial puede ser (o tener buenas posibilidades de convertirse en) un cliente, proveedor, empleado, agente, socio o asesor profesional actual. E file state taxes only Propósito comercial de buena fe (bona fide). E file state taxes only   Un propósito comercial de buena fe (bona fide) existe si puede demostrar un propósito comercial real que justifique la presencia de la persona. E file state taxes only Los servicios imprevistos, como tomar apuntes en computadora o participar en actividades de entretenimiento de clientes, no son suficientes para hacer que los gastos se puedan deducir. E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Geraldo va a Chicago en auto por motivo de negocios, y su esposa, Linda, lo acompaña. E file state taxes only Linda no es la empleada de Geraldo. E file state taxes only De vez en cuando, Linda toma apuntes, presta servicios parecidos y asiste a comidas de negocios con Geraldo. E file state taxes only El hecho de haber prestado dichos servicios no establece que la presencia de Linda en el viaje sea necesaria para llevar a cabo los negocios de Geraldo. E file state taxes only Los gastos de Linda no son deducibles. E file state taxes only Geraldo paga $199 al día por una habitación doble. E file state taxes only El precio diario de una habitación individual es $149. E file state taxes only Geraldo puede deducir el total del costo de ir en auto a Chicago y regresar, pero sólo puede deducir $149 al día por la habitación de hotel. E file state taxes only Si usa transporte público, puede deducir únicamente la tarifa que pague por sí mismo. E file state taxes only Tabla 26-1. E file state taxes only Gastos de Viaje que Puede Deducir Esta tabla resume los gastos que puede deducir cuando viaje lejos de su domicilio por motivo de negocios. E file state taxes only SI tiene gastos por. E file state taxes only . E file state taxes only . E file state taxes only ENTONCES usted puede deducir el costo de. E file state taxes only . E file state taxes only . E file state taxes only transporte viajes en avión, tren, autobús o automóvil entre su domicilio y su destino de negocios. E file state taxes only Si se le proveyó un boleto, o si viaja gratis conforme a un programa de viajeros frecuentes u otro programa de esta índole, su costo es cero. E file state taxes only Si viaja en barco, vea Luxury Water Travel (Viajes de lujo en barco) y Cruise ships (Cruceros) (bajo Conventions (Convenciones)) en la Publicación 463, en inglés, para obtener información acerca de reglas y límites adicionales. E file state taxes only taxi, autobús y limusina del aeropuerto tarifas para estos y otros tipos de transporte para viajar de ida y vuelta entre: El aeropuerto o la estación y su hotel y El hotel y el lugar de trabajo de sus clientes, el lugar de reuniones de negocios o el lugar de trabajo temporal. E file state taxes only equipaje y envíos enviar equipaje y materiales de exposición o materiales de muestra entre sitios de trabajo normales y temporales. E file state taxes only automóvil operar y mantener su automóvil cuando viaja lejos de su domicilio por motivo de negocios. E file state taxes only Puede deducir los gastos reales o la tarifa estándar por milla, además de peajes y estacionamiento relacionados con los negocios. E file state taxes only Si alquila un automóvil mientras está lejos de su domicilio por motivo de negocios, puede deducir sólo la parte de los gastos que corresponde al uso comercial. E file state taxes only alojamiento y comidas su alojamiento y comidas si su viaje de negocios es de una noche o suficientemente largo para obligarlo a pararse a dormir o descansar, a fin de poder prestar sus servicios de la manera debida. E file state taxes only Las comidas incluyen cantidades gastadas en comida, bebidas, impuesto y propinas relacionados con dichos artículos. E file state taxes only Vea Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos para información sobre reglas y límites adicionales. E file state taxes only limpieza limpieza en seco y lavado de ropa. E file state taxes only teléfono llamadas de negocios durante su viaje de negocios. E file state taxes only Esto incluye comunicación de negocios por fax u otros medios de comunicación. E file state taxes only propinas propinas que pague por algún gasto de esta tabla. E file state taxes only otros otros gastos ordinarios y necesarios parecidos que estén relacionados con su viaje de negocios. E file state taxes only Dichos gastos podrían incluir transporte hacia y desde una comida de negocios, honorarios de taquígrafo público, cargos por alquiler de computadora y por operar y mantener una casa remolque. E file state taxes only Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos Puede deducir el costo de comidas en cualesquiera de las siguientes situaciones: Si es preciso que se detenga para dormir o descansar por un período sustancial, para poder desempeñar sus funciones debidamente, mientras viaja fuera de su domicilio por motivos de negocios. E file state taxes only Si la comida es entretenimiento relacionado con los negocios. E file state taxes only El entretenimiento relacionado con los negocios se explica bajo Gastos de Entretenimiento , más adelante. E file state taxes only La siguiente explicación trata únicamente de comidas (y gastos imprevistos) que no están relacionadas con entretenimiento. E file state taxes only Gastos exagerados y extravagantes. E file state taxes only   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. E file state taxes only Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. E file state taxes only Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo. E file state taxes only Límite del 50% en comidas. E file state taxes only   Puede calcular sus gastos de comida utilizando cualquiera de los siguientes métodos: Costo real. E file state taxes only La asignación estándar para comidas. E file state taxes only Estos dos métodos se explican a continuación. E file state taxes only Pero, cualquiera que sea el método que use, normalmente puede deducir sólo el 50% del costo no reembolsado de sus comidas. E file state taxes only   Si se le reembolsa el costo de sus comidas, la manera en que usa el límite del 50% puede variar según si el plan de reembolsos del empleador requiera o no la rendición de cuentas. E file state taxes only Si no se le reembolsa el costo, el límite del 50% corresponde independientemente de si dicho gasto de comida no reembolsado provino de viajes de negocio o entretenimiento de negocio. E file state taxes only El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento . E file state taxes only Los planes de reembolsos con rendición de cuentas y los planes de reembolsos sin rendición de cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos . E file state taxes only Costo real. E file state taxes only   Puede usar el costo real de sus comidas para calcular su gasto antes del reembolso y de la aplicación del límite del 50%. E file state taxes only Si utiliza este método, tendrá que mantener documentación del costo real. E file state taxes only Asignación estándar para comidas. E file state taxes only   Normalmente, puede usar el método de “asignación estándar para comidas” como alternativa al método del costo real. E file state taxes only Le permite fijar una cantidad para sus comidas diarias y gastos imprevistos (M&IE, por sus siglas en inglés), en vez de mantener documentación de sus costos reales. E file state taxes only Esta cantidad fija varía según dónde y cuándo usted viaje. E file state taxes only En este capítulo, la “asignación estándar para comidas” se refiere a la tasa federal correspondiente a comida y gastos imprevistos, explicada más adelante bajo Cantidad de asignación estándar para comidas . E file state taxes only Aun si usa la asignación estándar para comidas, tiene que mantener documentación para comprobar la fecha, lugar y propósito comercial de su viaje. E file state taxes only Vea Mantenimiento de Documentación , más adelante. E file state taxes only Gastos imprevistos. E file state taxes only   El término “gastos imprevistos” significa cargos y propinas a porteros, maleteros, botones, limpiadores de hotel, camareros y otras personas en barcos y sirvientes de hotel. E file state taxes only Los gastos imprevistos no incluyen gastos por lavar, limpiar o planchar ropa, impuestos sobre alojamiento o costos de telegramas o llamadas telefónicas, transporte entre lugares de alojamiento o negocio y lugares para comer o el costo de envío relacionados con la entrega de comprobantes de viaje y el pago de cargos hechos a tarjetas de crédito proporcionadas por su empleador. E file state taxes only Método únicamente para gastos imprevistos. E file state taxes only   Puede utilizar un método opcional (en lugar del costo real) sólo para deducir gastos imprevistos. E file state taxes only La cantidad de la deducción es $5 al día. E file state taxes only Puede utilizar este método sólo si no ha pagado, ni ha tenido, gasto alguno de comida. E file state taxes only No puede utilizar este método para los días en que utilice la asignación estándar para comidas. E file state taxes only    Los empleados federales deberían consultar las Federal Travel Regulations (Reglas para viajes federales) en www. E file state taxes only gsa. E file state taxes only gov. E file state taxes only Busque “What GSA Offers” (Lo que ofrece el GSA) y haga clic en “Regulations: FMR, FTR & FAR” (Regulaciones: FMR, FTR y FAR) y luego en “Federal Travel Regulations (FTR)” (Reglas para viajes federales (FTR)), para saber más sobre cambios que afecten reclamaciones de reembolso. E file state taxes only Es posible que corresponda el límite del 50%. E file state taxes only   Si utiliza el método de la asignación estándar para la comida para calcular sus gastos de comida y no se le reembolsan o si se los reembolsan conforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas, normalmente usted puede deducir sólo el 50% de la asignación estándar para comidas. E file state taxes only Si se le reembolsa conforme a un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas, y usted deduce cantidades que son mayores que sus reembolsos, puede deducir sólo el 50% de la cantidad sobrante. E file state taxes only El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento . E file state taxes only Ambos los planes de deducción de reembolsos con rendición de cuentas y los planes sin rendición de cuentas se explican en mayor detalle más adelante bajo Reembolsos . E file state taxes only No exsiste una cantidad estándar opcional para alojamiento parecida a la asignación estándar para comidas. E file state taxes only La deducción permisible por gastos de alojamiento es el costo real. E file state taxes only Quién puede usar la asignación estándar para comidas. E file state taxes only   Puede usar la asignación estándar para comidas independientemente de si es un empleado o trabaja por cuenta propia e independientemente de si se le reembolsan o no sus gastos de viaje. E file state taxes only Uso de la asignación estándar para comidas en el caso de otros viajes. E file state taxes only    Puede usar la asignación estándar para comidas para calcular los gastos de comida cuando haga viajes relacionados con bienes de inversión u otros bienes que generen ingresos. E file state taxes only Además, la puede usar para calcular los gastos de comida cuando viaje para propósitos educativos calificados. E file state taxes only No puede usar la asignación estándar para comidas para calcular el costo de comidas cuando viaje para propósitos médicos o caritativos. E file state taxes only Cantidad de asignación estándar para comidas. E file state taxes only   La asignación estándar para comidas es la tarifa federal M&IE. E file state taxes only Para viajes hechos en el año 2013, la tarifa diaria correspondiente a la mayoría de las localidades pequeñas en los Estados Unidos es $46 por día. E file state taxes only   La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades de los Estados Unidos son designadas como zonas de alto costo, y por lo tanto, las asignaciones estándares para comidas correspondientes a dichas zonas son más altas. E file state taxes only    También puede encontrar esta información (organizada según los estados) en Internet en www. E file state taxes only gsa. E file state taxes only gov. E file state taxes only Haga clic en “ Per Diem Rates ” (Tarifas de viáticos) y luego seleccione “2013” para el período del 1 de enero del año 2013 al 30 de septiembre del año 2013 y seleccione “2014” para el período del 1 de octubre del año 2013 al 31 de diciembre del año 2013. E file state taxes only No obstante, puede aplicar las tarifas que estén en vigencia antes del 1 de octubre del año 2013 para gastos de viajes hechos dentro de los Estados Unidos para el año 2013 en vez de aplicar las tarifas actualizadas. E file state taxes only Tiene que utilizar de manera uniforme las tarifas para los primeros 9 meses de todo el año 2013 o las tarifas actualizadas para el período del 1 de octubre del año 2013 al 31 de diciembre del año 2013. E file state taxes only   Si viaja a más de un sitio durante el mismo día, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde se detenga a dormir o descansar. E file state taxes only No obstante, si trabaja en la industria de transporte, vea Tarifa especial para trabajadores de transporte , más adelante. E file state taxes only Asignación estándar de comidas para zonas fuera de los Estados Unidos continentales. E file state taxes only    Las tarifas de la asignación estándar para comidas mencionadas anteriormente no corresponden a viajes en Alaska, Hawaii o cualquier otra zona fuera de los Estados Unidos continentales. E file state taxes only El Departamento de Defensa es responsable de establecer las tarifas de viáticos de Alaska, Hawaii, Puerto Rico, la Samoa Estadounidense, Guam, Midway, las Islas Marianas del Norte, las Islas Vírgenes Estadounidenses, la Isla Wake y otras zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos continentales. E file state taxes only El Departamento de Estado de los Estados Unidos es responsable de establecer las tarifas de viáticos para todas las demás zonas extranjeras. E file state taxes only    Puede obtener las tarifas de viáticos para zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos continentales en http://www. E file state taxes only defensetravel. E file state taxes only dod. E file state taxes only mil/site/perdiemCalc. E file state taxes only cfm. E file state taxes only Puede obtener todas las demás tarifas de viáticos para zonas extranjeras en www. E file state taxes only state. E file state taxes only gov/travel/. E file state taxes only Haga clic en “ Travel Per Diem Allowances for Foreign Areas ” (Tarifas de viáticos para viajes en zonas extranjeras) bajo “ Foreign Per Diem Rates ” (Tarifas de viáticos para zonas extranjeras) para conocer las tarifas de viáticos más recientes para zonas extranjeras. E file state taxes only Tarifa especial para trabajadores de transporte. E file state taxes only   Puede usar una asignación especial estándar para comidas si trabaja en la industria de transporte. E file state taxes only Se considera que usted trabaja en la industria de transporte si su trabajo: Conlleva directamente el transporte de personas o bienes por avión, barcaza, autobús, barco, tren o camión y Exige frecuentemente que viaje lejos de su hogar y, durante cualquier viaje en particular, suele conllevar viajes a zonas donde corresponden distintas asignaciones estándar para comidas. E file state taxes only Si éste es su caso, puede declarar una asignación estándar para comidas de $59 al día ($65 para viajes fuera de los Estados Unidos continentales). E file state taxes only   Al utilizar la tarifa especial para trabajadores de transporte, ya no necesita determinar la asignación estándar para comidas correspondiente a cada zona donde se detenga a dormir o descansar. E file state taxes only Si escoge utilizar la tarifa especial para algún viaje, tiene que utilizar dicha tarifa especial (y no utilizar las tarifas regulares de asignación estándar para comidas) para todos los viajes que haga durante ese año. E file state taxes only Asignación de viajes para los días de salida y regreso. E file state taxes only   Para el día de salida y el día de regreso de su viaje por motivo de negocios, tiene que prorratear la asignación estándar para comidas (calcular una cantidad disminuida para cada día). E file state taxes only Puede hacer esto utilizando uno de estos dos métodos: Método 1: Puede declarar tres cuartos de la asignación estándar de comidas. E file state taxes only Método 2: Puede prorratear utilizando cualquier método que usted aplique de manera uniforme y que sea conforme a prácticas razonables de negocios. E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Juana trabaja en New Orleans donde organiza conferencias. E file state taxes only En marzo, su empleador la mandó a Washington, DC, por 3 días a fin de que asistiera a un seminario sobre planificación. E file state taxes only Salió de su casa en New Orleans a las 10 de la mañana el miércoles y llegó a Washington, DC, a las 5:30 de la tarde. E file state taxes only Después de pasar dos noches allí, regresó en avión a New Orleans el viernes y llegó a su casa a las 8 de la noche. E file state taxes only El empleador de Juana le dio una cantidad fija para cubrir sus gastos y la incluyó en su sueldo. E file state taxes only Bajo el Método 1, Juana puede declarar 2. E file state taxes only 5 días de la asignación estándar de comidas para Washington, DC: tres cuartos de la tarifa diaria para el miércoles y viernes (los días de salida y regreso) y la tarifa diaria completa para el jueves. E file state taxes only Bajo el Método 2, Juana también podría utilizar cualquier método que aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con práticas razonables de negocios. E file state taxes only Por ejemplo, podría declarar 3 días de la asignación estándar para comidas aunque un empleado federal tendría que utilizar el método 1 y limitarse a sólo 2½ días. E file state taxes only Viajes en los Estados Unidos La siguiente sección corresponde a viajes dentro de los Estados Unidos. E file state taxes only Para este propósito, los Estados Unidos incluyen sólo los 50 estados y el Distrito de Columbia. E file state taxes only El trato que se les da a sus gastos de viaje dependerá de qué parte de su viaje estaba relacionada con los negocios y qué parte tuvo lugar dentro de los Estados Unidos. E file state taxes only Vea Parte del Viaje Fuera de los Estados Unidos , más adelante. E file state taxes only Viaje Principalmente por Motivo de Negocios Puede deducir todos sus gastos de viaje si su viaje era totalmente para fines de negocios. E file state taxes only Si hizo su viaje principalmente por motivos de negocios y, mientras estaba en su destino, se quedó más tiempo para tomarse unas vacaciones, viajó brevemente a otro lugar para fines personales o se dedicó a otras actividades personales, puede deducir los gastos de viaje relacionados con los negocios. E file state taxes only Dichos gastos incluyen los gastos de transporte de ida y vuelta de su destino de negocios y cualquier otro gasto relacionado con negocios en los que se ha incurrido mientras esté en su lugar de destino. E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Usted trabaja en Atlanta y hace un viaje de negocios a New Orleans en mayo. E file state taxes only En el camino de regreso, se hospeda en casa de sus padres en Mobile. E file state taxes only Gasta $1,996 en transporte, comida, alojamiento y otros gastos de viaje durante los 9 días en que usted se halla lejos de su casa. E file state taxes only Si no hubiera parado en Mobile, habría estado lejos de su hogar sólo 6 días y su costo total habría sido $1,696. E file state taxes only Puede deducir $1,696 por su viaje, incluido el costo de transporte de ida y vuelta de New Orleans. E file state taxes only La deducción por sus comidas está sujeta al límite del 50% sobre comidas, mencionado anteriormente. E file state taxes only Viaje Principalmente por Motivos Personales Si su viaje fue principalmente por motivos personales, como vacaciones, el costo entero del viaje es un gasto personal no deducible. E file state taxes only No obstante, puede deducir todos los gastos en los que incurra mientras esté en su destino, con tal de que estén relacionados con su negocio. E file state taxes only Un viaje a un lugar turístico o en crucero se podría considerar vacaciones, aun si la publicidad hecha por el organizador del mismo da a entender que es principalmente para fines de negocios. E file state taxes only La programación de actividades de negocio secundarias durante un viaje, como ver videos o asistir a una conferencia sobre temas generales, no convertirá un viaje de vacaciones en un viaje de negocios. E file state taxes only Parte del Viaje Fuera de los Estados Unidos Si una parte de su viaje ocurre fuera de los Estados Unidos, use las reglas descritas más adelante bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos para aquella parte del viaje. E file state taxes only Para la parte de su viaje dentro de los Estados Unidos, use las reglas para viajes en los Estados Unidos. E file state taxes only Los viajes fuera de los Estados Unidos no incluyen viajes de un lugar a otro también en los Estados Unidos. E file state taxes only La siguiente explicación le puede ayudar a determinar si su viaje tuvo lugar en su totalidad dentro de los Estados Unidos. E file state taxes only Transporte público. E file state taxes only   Si viaja por transporte público, cualquier lugar en los Estados Unidos en que ese vehículo haga una parada programada se considera un lugar en los Estados Unidos. E file state taxes only Una vez que el vehículo salga de la última parada programada en los Estados Unidos rumbo a un lugar fuera del país, se aplican las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos . E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Usted viaja en avión de Nueva York a Puerto Rico con una escala programada en Miami. E file state taxes only Regresa a Nueva York sin hacer escala. E file state taxes only El vuelo de Nueva York a Miami se realiza en los Estados Unidos, por lo tanto, sólo el vuelo de Miami a Puerto Rico se realiza fuera de los Estados Unidos. E file state taxes only Debido a que no hay ninguna escala programada entre Puerto Rico y Nueva York, se considera que todo el viaje de regreso se ha realizado fuera de los Estados Unidos. E file state taxes only Automóvil privado. E file state taxes only   Los viajes en automóvil privado en los Estados Unidos se consideran viajes entre lugares en los Estados Unidos, incluso cuando viaje rumbo a un destino fuera de los Estados Unidos. E file state taxes only Ejemplo. E file state taxes only Usted viaja en automóvil de Denver a la Ciudad de México y regresa. E file state taxes only El viaje de Denver hasta la frontera y el viaje de vuelta a Denver desde la frontera se consideran viajes en los Estados Unidos y les corresponden las reglas de esta sección. E file state taxes only Las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos le corresponden a su viaje de la frontera a la Ciudad de México y de regreso a la frontera. E file state taxes only Viajes Fuera de los Estados Unidos Si alguna parte de su viaje por motivo de negocios se realiza fuera de los Estados Unidos, algunas de sus deducciones por el costo de viajar a su destino y regresar podrían ser limitadas. E file state taxes only Para este propósito, los Estados Unidos incluyen sólo los 50 estados y el Distrito de Columbia. E file state taxes only La cantidad de los gastos de viaje que se puede deducir depende en parte de qué parte de su viaje fuera de los Estados Unidos estaba relacionada con los negocios. E file state taxes only Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre viajes de lujo en barco. E file state taxes only Viajes Totalmente de Negocios o que se Consideran Como Tales Puede deducir todos los gastos de viaje para viajar a su destino y volver si el viaje es totalmente para propósitos de negocio o si se considera como tal. E file state taxes only Viajes totalmente para propósitos de negocios. E file state taxes only   Si viaja fuera de los Estados Unidos y pasa todo el tiempo dedicándose a actividades de su negocio, puede deducir todos los gastos del viaje. E file state taxes only Viajes que se consideran totalmente para propósitos de negocios. E file state taxes only   Aun si no pasó todo el tiempo ocupado en actividades del negocio, se considera que su viaje ha sido totalmente para fines de negocios si cumple por lo menos una de las cuatro excepciones siguientes. E file state taxes only Excepción 1 − Ningún control sustancial. E file state taxes only   Se considera que su viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si usted no tuvo control sustancial de la organización del viaje. E file state taxes only El hecho de que usted controle cuándo se realiza su viaje no significa, en sí, que tenga control sustancial sobre la organización del viaje. E file state taxes only   Se considera que usted no tiene control sustancial del viaje si: Es empleado al que se le reembolsó, o se le pagó, una asignación de gastos de viaje, No es pariente de su empleador y No es ejecutivo gerencial. E file state taxes only    “Pariente de su empleador” se define más adelante en este capítulo bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil . E file state taxes only   Un “ejecutivo gerencial” es un empleado que tiene autoridad y responsabilidad, sin estar sujeto a la denegación de otra persona, para tomar una decisión en cuanto a la necesidad del viaje de negocios. E file state taxes only    Una persona que trabaja por cuenta propia normalmente tiene control sustancial sobre la organización de viajes de negocios. E file state taxes only Excepción 2 − Fuera de los Estados Unidos por una semana como máximo. E file state taxes only   Se considera que su viaje ha sido para propósitos comerciales en su totalidad si usted estuvo fuera de los Estados Unidos por una semana o menos, combinando actividades de negocio y actividades no de negocio. E file state taxes only Una semana significa siete días seguidos. E file state taxes only Al contar los días, no cuente el día de su salida de los Estados Unidos, pero sí cuente el día de su regreso a los Estados Unidos. E file state taxes only Excepción 3 − Menos del 25% del tiempo en actividades personales. E file state taxes only   Se considera que el viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si: Estuvo fuera de los Estados Unidos por más de una semana y Pasó menos del 25% del total de su tiempo fuera de los Estados Unidos ocupado en actividades no relacionadas con negocios. E file state taxes only Para este propósito, cuente tanto el día en que empezó el viaje como el día en que terminó. E file state taxes only Excepción 4 − Las vacaciones no son una razón principal. E file state taxes only   Se considera que el viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si puede demostrar que una razón principal del viaje no era vacaciones personales, aunque tenga control sustancial de la organización del viaje. E file state taxes only Viaje Principalmente por Motivo de Negocios Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por motivo de negocios pero pasa una parte de su tiempo dedicándose a actividades no relacionadas con negocios, normalmente no puede deducir todos los gastos del viaje. E file state taxes only Puede deducir únicamente la parte del costo de ida y vuelta del destino correspondiente al negocio. E file state taxes only Tiene que repartir los costos entre sus actividades de negocios y actividades no relacionadas con negocios para determinar la cantidad deducible. E file state taxes only Estas reglas de distribución de los gastos de viaje se explican en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés. E file state taxes only No tiene que repartir su deducción por gastos de viaje si cumple una de las cuatro excepciones elaboradas anteriormente bajo Viajes que se consideran totalmente para propósitos de negocios. E file state taxes only En esos casos, puede deducir el total del costo de ida y vuelta a su destino. E file state taxes only Viajes Principalmente por Motivos Personales Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por vacaciones o para propósitos de inversión, el total del costo del viaje es un gasto personal no deducible. E file state taxes only Si pasa una parte del tiempo asistiendo a congresos profesionales cortos o a un programa de educación continua, puede deducir los gastos de inscripción y otros gastos relacionados directamente con su negocio en los que haya incurrido. E file state taxes only Convenciones Puede deducir los gastos de viaje cuando asista a una convención si puede demostrar que su asistencia beneficia su ocupación o negocio. E file state taxes only No puede deducir los gastos de viaje de su familia. E file state taxes only Si la convención es para propósitos políticos, sociales, de inversión o para otros fines que no estén relacionados con su ocupación o negocio, no puede deducir los gastos. E file state taxes only Su nombramiento o elección como delegado no determina, en sí, si puede deducir gastos de viaje. E file state taxes only Puede deducir gastos de viaje sólo si su asistencia se relaciona con su ocupación o negocio. E file state taxes only Programa de la convención. E file state taxes only   Normalmente, la agenda del día o programa de la convención muestra el propósito de la convención. E file state taxes only Puede demostrar que su asistencia a la convención beneficia su ocupación o negocio comparando el programa con los deberes y responsabilidades oficiales de su puesto. E file state taxes only No es necesario que el programa trate específicamente sobre sus deberes y responsabilidades oficiales; será suficiente si el programa se relaciona con su puesto de tal modo que muestre que su asistencia ha sido por negocios. E file state taxes only Convenciones que tengan lugar fuera de América del Norte. E file state taxes only    Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre convenciones celebradas fuera de América del Norte. E file state taxes only Gastos de Entretenimiento Es posible que pueda deducir gastos de entretenimiento relacionados con negocios en los que incurra al participar en actividades de entretenimiento de un cliente o empleado. E file state taxes only Puede deducir gastos de entretenimiento sólo si son ordinarios y además necesarios (definidos anteriormente en la Introducción ) y cumple uno de los siguientes requisitos: El requisito de relación directa. E file state taxes only El requisito de asociación. E file state taxes only Ambos se explican en el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés. E file state taxes only La cantidad que se puede deducir por concepto de gastos de entretenimiento puede ser limitada. E file state taxes only Normalmente, se puede deducir sólo el 50% de los gastos de entretenimiento no reembolsados. E file state taxes only Este límite se explica más adelante. E file state taxes only Límite del 50% Normalmente, puede deducir sólo el 50% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. E file state taxes only (Si está sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte, puede deducir el 80% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. E file state taxes only Vea Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio” , más adelante. E file state taxes only ) El límite del 50% corresponde a empleados o sus empleadores y a personas que trabajen por cuenta propia (incluidos contratistas independientes) o sus clientes, dependiendo de si los gastos son reembolsados. E file state taxes only La Figura 26-A resume las reglas generales explicadas en esta sección. E file state taxes only El límite del 50% corresponde a comidas de negocios o gastos de entretenimiento en los que usted incurra mientras: Viaja lejos de su domicilio (igualmente si come a solas o con otras personas) por motivo de negocio, Entretiene a clientes en su lugar de negocio (el de usted), un restaurante u otro sitio o Asiste a una convención o recepción de negocios, reunión de negocios o almuerzo de negocios en un club. E file state taxes only Gastos incluidos. E file state taxes only   Los gastos sujetos al límite del 50% incluyen: Impuestos y propinas relacionados con comidas relacionadas con el negocio o actividades de entretenimiento, Cargos de admisión en un club nocturno, Cantidad pagada para alquilar una sala en la cual usted da una cena o cóctel y recibe a invitados y Cantidades pagadas por estacionamiento cerca de un estadio deportivo. E file state taxes only No obstante, el costo de transporte de ida y vuelta de una comida o actividad de entretenimiento relacionada con los negocios no está sujeta al límite del 50%. E file state taxes only Aplicación del límite del 50%. E file state taxes only   El límite del 50% que corresponde a gastos de comida y entretenimiento se aplica si el gasto es, de otra manera, deducible y no está cubierto por una de las excepciones mencionadas más adelante en esta sección. E file state taxes only   El límite del 50% también se aplica a ciertos gastos de comida y entretenimiento que no están relacionados con los negocios. E file state taxes only Es aplicable a gastos de comida y entretenimiento incurridos para generar ingresos, incluyendo ingresos de alquileres o ingresos de regalías. E file state taxes only Además, se aplica al costo de comidas incluidas en gastos educativos deducibles. E file state taxes only Cuándo aplicar el límite del 50%. E file state taxes only   Se aplica el límite del 50% después de determinar la cantidad que de otro modo reuniría los requisitos para una deducción. E file state taxes only Primero tiene que determinar la cantidad de sus gastos de comida y entretenimiento que serían deducible conforme a las otras reglas presentadas en este capítulo. E file state taxes only Ejemplo 1. E file state taxes only Usted gasta $200 en una comida relacionada con los negocios. E file state taxes only Si no se le permite deducir $110 de esa cantidad por ser excesiva y extravagante, los $90 sobrantes están sujetos al límite del 50%. E file state taxes only La deducción no puede ser más de $45 (0. E file state taxes only 50 x $90). E file state taxes only Ejemplo 2. E file state taxes only Usted compra dos boletos para un concierto y se los regala a un cliente. E file state taxes only Compró los boletos por medio de un vendedor. E file state taxes only Pagó $200 por los dos boletos, los cuales tenían un valor nominal de $80 cada uno ($160 en total). E file state taxes only La deducción no puede ser más de $80 (0. E file state taxes only 50 x $160). E file state taxes only Excepciones al límite del 50% Normalmente, los gastos de comida y entretenimiento relacionados con los negocios están sujetos al límite del 50%. E file state taxes only La Figura 26-A le puede ayudar a determinar si el límite del 50% le corresponde a usted. E file state taxes only El gasto de comida o entretenimiento no está sujeto al límite del 50% si el gasto satisface una de las siguientes excepciones. E file state taxes only Gastos reembolsados al empleado. E file state taxes only   Si usted es empleado, no se le obliga aplicar el límite del 50% sobre tales gastos que su empleador le reembolsa conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas. E file state taxes only Los planes de reembolsos con rendición de cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos . E file state taxes only Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”. E file state taxes only   Puede deducir un porcentaje mayor de sus gastos de comidas mientras viaja lejos de su domicilio tributario, si las comidas tienen lugar durante, o en relación con, algún período sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte. E file state taxes only El porcentaje es el 80%. E file state taxes only   Las personas sujetas a los límites sobre “horas de servicio” designados por el Departamento de Transporte incluyen las siguientes: Ciertos trabajadores de transporte aéreo (como pilotos, tripulación, despachadores, mecánicos y controladores aéreos) que se encuentran bajo el reglamento de la Administración Federal de Aviación. E file state taxes only Camioneros interestatales y conductores de autobús que estén sujetos a las reglas del Departamento de Transporte. E file state taxes only Ciertos empleados ferroviarios (como maquinistas, conductores, tripulaciones de tren, despachadores y personal de control de operaciones) que estén sujetos a las reglas de la Administración Federal Ferroviaria. E file state taxes only Ciertos marineros mercantes que se encuentren bajo el reglamento de la Guardia Costera. E file state taxes only Otras excepciones. E file state taxes only   Además, hay excepciones para personas que trabajen por cuenta propia, para gastos de publicidad, la venta de comida o entretenimiento y eventos deportivos de beneficencia. E file state taxes only Éstas se explican en la Publicación 463, en inglés. E file state taxes only Figura 26-A. E file state taxes only ¿Debe usted Aplicar el Límite del 50% a sus Gastos? Hay excepciones a estas reglas. E file state taxes only Vea Excepciones al límite del 50% . E file state taxes only Please click here for the text description of the image. E file state taxes only Gastos de entretenimiento: límite del 50% ¿Qué Gastos de Entretenimiento se Pueden Deducir? Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que usted tal vez pueda deducir. E file state taxes only Entretenimiento. E file state taxes only    El entretenimiento incluye toda actividad que se considere que provee entretenimiento, diversión o recreación. E file state taxes only Algunos ejemplos de éstos son entretener a invitados en clubes nocturnos; en clubes sociales y deportivos; en teatros; en eventos deportivos; o en cacerías, viajes de pesca, vacaciones y viajes parecidos. E file state taxes only Comidas como forma de entretenimiento. E file state taxes only   El entretenimiento incluye el costo de una comida que usted le brinda a un cliente, independientemente de si la comida es parte de otro entretenimiento o si se trata sólo de dicha comida. E file state taxes only Un gasto de comida incluye el costo de alimentos, bebidas, impuestos y propinas de comida. E file state taxes only Para deducir una comida relacionada con entretenimiento, usted o su empleador tiene que estar presente cuando se provea la comida o bebida. E file state taxes only No puede declarar el costo de la comida como gasto de entretenimiento y también como gasto de viaje. E file state taxes only Separación de costos. E file state taxes only   Si tiene un solo gasto que incluye costos de entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte), tiene que repartir dicho gasto entre el costo de entretenimiento y el costo de los otros servicios. E file state taxes only Tiene que tener una razón justificable por hacer esta repartición. E file state taxes only Por ejemplo, tiene que repartir los gastos si un hotel incluye en la misma cuenta cargos de entretenimiento en el bar junto con el cargo de habitación. E file state taxes only Si se turnan para pagar comidas o entretenimiento. E file state taxes only   Si un grupo de personas que se conocen por la relación de negocios se turnan para pagar las cuentas de comida o entretenimiento mutuas sin tener en cuenta si sirven para fines de negocios, ningún miembro del grupo puede deducir ninguna parte del gasto. E file state taxes only Gastos exagerados o extravagantes. E file state taxes only   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. E file state taxes only Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. E file state taxes only Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo. E file state taxes only Reuniones de asociaciones comerciales. E file state taxes only    Puede deducir gastos de entretenimiento que estén directamente relacionados y sean necesarios para asistir a reuniones de negocios o convenciones de ciertas organizaciones exentas de impuestos, si los gastos de asistencia se relacionan con su ocupación o negocio activo. E file state taxes only Estas organizaciones incluyen asociaciones comerciales, cámaras de comercio, juntas de bienes raíces, asociaciones comerciales y asociaciones profesionales. E file state taxes only Entradas a eventos. E file state taxes only   Normalmente, no puede deducir una cantidad superior al valor nominal de una entrada a un evento de entretenimiento, aunque haya pagado un precio más alto. E file state taxes only Por ejemplo, no puede deducir cargos por servicios que pague a boleterías o agencias de venta de entradas ni cantidad alguna superior al valor nominal de las entradas que pague a revendedores ilegales. E file state taxes only ¿Qué Gastos de Entretenimiento no se Pueden Deducir? Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que normalmente no se pueden deducir. E file state taxes only Cuotas de clubes y afiliaciones. E file state taxes only   No puede deducir una cuota (incluidos cargos de admisión) por afiliación en ningún club organizado para: Negocios, Placer, Recreación u Otro propósito social. E file state taxes only Esta regla le corresponde a toda organización de afiliados si uno de sus propósitos principales es: Dirigir actividades de entretenimiento para miembros o sus invitados o Hacer que los miembros o sus invitados tengan acceso a establecimientos de entretenimiento. E file state taxes only   Los propósitos y actividades de un club, y no el nombre de éste, determinarán si usted puede deducir la cuota o no. E file state taxes only No puede deducir una cuota pagada a: Clubes sociales (country clubs), Clubes de golf y deportivos, Clubes de líneas aéreas, Clubes de hoteles y Clubes administrados con el fin de proveer comidas bajo circunstancias que se consideran normalmente conducentes a conversaciones de negocios. E file state taxes only Establecimientos de entretenimiento. E file state taxes only   Normalmente, no puede deducir gasto alguno en el que se haya incurrido por el uso de un establecimiento de entretenimiento. E file state taxes only Esto incluye gastos por depreciación y costos de operación tales como alquiler, servicios públicos, mantenimiento y protección. E file state taxes only   Un establecimiento de entretenimiento es toda propiedad de la cual usted sea dueño, que alquile, o use con fines de entretenimiento. E file state taxes only Algunos ejemplos son un yate, una cabaña de caza, un campamento de pesca, una piscina o alberca, una cancha de tenís, un centro de boliche, un automóvil, un avión, un apartamento, una habitación de hotel o una vivienda ubicada en un lugar turístico. E file state taxes only Gastos de bolsillo. E file state taxes only   Puede deducir gastos de bolsillo, tales como para comida y bebidas, servicios de banquetería, gas y cebo de pesca ofrecidos por usted durante un evento en un establecimiento de entretenimiento. E file state taxes only Éstos no son gastos por el uso de un establecimiento de entretenimiento. E file state taxes only No obstante, dichos gastos sí están sujetos a los requisitos de relación directa y asociación. E file state taxes only Además, están sujetos al Límite del 50% explicado anteriormente. E file state taxes only Información adicional. E file state taxes only   Para más información acerca de los gastos de entretenimiento, incluyendo explicaciones sobre los requisitos de relación directa y asociación, vea el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés. E file state taxes only Gastos por Regalos Si da regalos en el curso de su ocupación o negocio, puede deducir todo o parte del costo. E file state taxes only Esta sección explica los límites y reglas para deducir el costo de regalos. E file state taxes only Límite de los $25. E file state taxes only   Usted no puede deducir más de $25 por concepto de regalos que, por motivos comerciales, usted da directa o indirectamente a cualquier persona en particular durante el año tributario. E file state taxes only Un regalo dado a una empresa con la intención de que eventualmente sirva para el uso personal o el beneficio de una persona en particular, o de un grupo particular limitado, se considerará un regalo indirecto hecho a esa persona en particular o a las personas de aquella clase que reciban el regalo. E file state taxes only   Si le da un regalo a un miembro de la familia de un cliente, se considera normalmente que el regalo es un regalo indirecto hecho al cliente. E file state taxes only Esta regla no corresponde si tiene una relación de negocios independiente y de buena fe con dicho miembro de la familia, y el regalo no está destinado al uso o beneficio final del cliente. E file state taxes only   Si tanto usted como su cónyuge dan regalos, a los dos se les trata como un solo contribuyente. E file state taxes only No importa si tienen negocios distintos, empleos distintos, o si cada uno tiene una relación independiente con el destinatario. E file state taxes only Si una sociedad colectiva hace regalos, a la sociedad colectiva y los socios se les trata como un solo contribuyente. E file state taxes only Costos imprevistos. E file state taxes only   Costos imprevistos, como el grabado de joyas, o el embalaje, seguro y envío, no se suelen incluir al determinar el costo de un regalo para propósitos del límite de los $25. E file state taxes only   Un costo se considera imprevisto sólo si no añade valor sustancial al regalo. E file state taxes only Por ejemplo, el costo usual de envolver un regalo es un costo imprevisto. E file state taxes only Sin embargo, la compra de una canasta decorativa para embalar frutas no es un costo imprevisto si el valor de la canasta es considerable en comparación con el valor de la fruta. E file state taxes only Excepciones. E file state taxes only   Los siguientes artículos no se consideran regalos para propósitos del límite de los $25. E file state taxes only Un artículo que cueste $4 o menos y: tenga su nombre, en forma permanente y claramente visible, en el regalo y sea uno de varios artículos idénticos que usted regala ampliamente. E file state taxes only Ejemplos de éstos incluyen lapiceros o bolígrafos, juegos de escritorio, bolsas de plástico y estuches. E file state taxes only Letreros, estantes de presentación u otros materiales de promoción que se van a usar en el lugar de negocios del destinatario. E file state taxes only Regalo o entretenimiento. E file state taxes only   Todo artículo que se pueda considerar regalo o entretenimiento normalmente se considerará entretenimiento. E file state taxes only Sin embargo, si le regala a un cliente alimentos o bebidas envasados con la intención de que él los consuma en una fecha posterior, trátelos como regalo. E file state taxes only    Si le regala a un cliente boletos para una función de teatro o evento deportivo y no acompaña al cliente a la función o evento, puede tratar los boletos como gasto por regalo o como gasto de entretenimiento, según le convenga más a usted. E file state taxes only    Si acompaña al cliente al evento, tendrá que tratar el costo de los boletos como gasto de entretenimiento. E file state taxes only Usted no puede escoger, en este caso, tratar los boletos como un gasto de regalo. E file state taxes only Gastos de Transporte Esta sección explica gastos que puede deducir por concepto de transporte de negocios cuando no viaje lejos de su domicilio, definidos anteriormente, bajo Gastos de Viaje . E file state taxes only Estos gastos incluyen el costo de transporte por avión, ferrocarril, autobús, taxi, etc. E file state taxes only , y el costo de manejar y mantener en buen estado su automóvil. E file state taxes only Los gastos de transporte incluyen todos los costos ordinarios y necesarios de lo siguiente: Trasladarse de un lugar de trabajo a otro en el curso de su negocio o profesión cuando viaje dentro del área de su domicilio tributario. E file state taxes only (Domicilio tributario se define anteriormente bajo Gastos de Viaje . E file state taxes only ) Visitar a clientes. E file state taxes only Ir a una reunión de negocios lejos de su lugar de trabajo habitual. E file state taxes only Trasladarse de su domicilio a un lugar de trabajo temporal cuando tenga uno o más lugares de trabajo habituales. E file state taxes only Estos lugares de trabajo temporales pueden estar ubicados dentro del área de su domicilio tributario o fuera de dicha área. E file state taxes only Los gastos de transporte no incluyen gastos en los que incurre al pasar una noche de viaje lejos de su domicilio. E file state taxes only Esos gastos son gastos de viaje, los cuales se explican anteriormente. E file state taxes only Sin embargo, si usa su automóvil mientras pasa la noche lejos de su domicilio, use las reglas de esta sección para calcular la deducción por gastos de automóvil. E file state taxes only Vea Gastos de Automóvil , más adelante. E file state taxes only Ilustración de gastos de transporte. E file state taxes only    La Figura 26-B ilustra las reglas sobre cuándo puede deducir gastos de transporte cuando tiene un trabajo principal o habitual lejos de su domicilio. E file state taxes only Tal vez quiera consultar dicha ilustración al momento de decidir si puede deducir sus gastos de transporte. E file state taxes only Generalmente, los gastos de transporte en los que usted incurre diariamente mientras vi
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The E File State Taxes Only

E file state taxes only 14. E file state taxes only   Excise Taxes Table of Contents Introduction Topics - This chapter discusses: Useful Items - You may want to see: Fuels Used in FarmingBuyer of fuel, including undyed diesel fuel or undyed kerosene. E file state taxes only Undyed diesel fuel, undyed kerosene, and Other Fuels (including alternative fuel). E file state taxes only Custom application of fertilizer and pesticide. E file state taxes only Fuel not used for farming. E file state taxes only Dyed Diesel Fuel and Dyed Kerosene Fuels Used in Off-Highway Business Use Fuels Used for Household Purposes or Other Than as a Fuel for Propulsion Engines How To Claim a Credit or RefundCredit only. E file state taxes only Claiming a Credit Claiming a Refund Including the Credit or Refund in Income Introduction You may be eligible to claim a credit on your income tax return for the federal excise tax on certain fuels. E file state taxes only You may also be eligible to claim a quarterly refund of the fuel taxes during the year, instead of waiting to claim a credit on your income tax return. E file state taxes only Whether you can claim a credit or refund depends on whether the fuel was taxed and the purpose (nontaxable use) for which you used the fuel. E file state taxes only The nontaxable uses of fuel for which a farmer may claim a credit or refund are generally the following. E file state taxes only Use on a farm for farming purposes. E file state taxes only Off-highway business use. E file state taxes only Uses other than as a fuel in a propulsion engine, such as home use. E file state taxes only Table 14-1 presents an overview of credits and refunds that may be claimed for fuels used for the nontaxable uses listed above. E file state taxes only See Publication 510, Excise Taxes, for more information. E file state taxes only Topics - This chapter discusses: Fuels used in farming Dyed diesel fuel and dyed kerosene Fuels used in off-highway business use Fuels used for household purposes How to claim a credit or refund Including the credit or refund in income Useful Items - You may want to see: Publication 510 Excise Taxes Form (and Instructions) 720 Quarterly Federal Excise Tax Return 4136 Credit for Federal Tax Paid on Fuels 8849 Claim for Refund of Excise Taxes See chapter 16 for information about getting publications and forms. E file state taxes only Fuels Used in Farming Owners, operators, and tenants of farms and certain other persons may be eligible to claim a credit or refund of excise taxes on fuel used in the trade or business of farming, when used on a farm in the United States for farming purposes. E file state taxes only See Table 14-1 for a list of available fuel tax credits and refunds. E file state taxes only Fuel is used on a farm for farming purposes only if used in carrying on a trade or business of farming, on a farm in the United States, and for farming purposes. E file state taxes only Farm. E file state taxes only   A farm includes livestock, dairy, fish, poultry, fruit, fur-bearing animals, and truck farms, orchards, plantations, ranches, nurseries, ranges, and feed yards for finishing cattle. E file state taxes only It also includes structures such as greenhouses used primarily for raising agricultural or horticultural commodities. E file state taxes only A fish farm is an area where fish are grown or raised and not merely caught or harvested. E file state taxes only Table 14-1. E file state taxes only Fuel Tax Credits and Refunds at a Glance Use this table to see if you can take a credit or refund for a nontaxable use of the fuel listed. E file state taxes only Fuel Used On a Farm for Farming Purposes Off-Highway Business Use Household Use or Use Other Than as a Fuel1 Gasoline Credit only Credit or refund None Aviation gasoline Credit only None None Undyed diesel fuel and undyed kerosene Credit or refund Credit or refund2 Credit or refund2 Kerosene for use in aviation Credit or refund None None Dyed diesel fuel and dyed kerosene None None None Other Fuels (including alternative fuels)3 Credit or refund Credit or refund None 1For a use other than as fuel in a propulsion engine. E file state taxes only 2Applies to undyed kerosene not sold from a blocked pump or, under certain circumstances, for blending with undyed diesel fuel to be used for heating purposes. E file state taxes only See Reg. E file state taxes only 48. E file state taxes only 6427-10 (b)(1) for the definition of a blocked pump. E file state taxes only 3Other Fuels means any liquid except gas oil, fuel oil, or any product taxable under Internal Revenue Code section 4081. E file state taxes only It includes the alternative fuels: liquefied petroleum gas (LPG),“P” Series fuels, compressed natural gas (CNG), liquefied hydrogen, any liquid fuel derived from coal (including peat) through the Fischer-Tropsch process, liquid fuel derived from biomass, liquid natural gas (LNG), liquefied gas derived from biomass, and compressed gas derived from biomass. E file state taxes only Farming purposes. E file state taxes only   As the owner, tenant, or operator and the ultimate purchaser of fuel that you purchased, you use the fuel on a farm for farming purposes if you use it in any of the following ways. E file state taxes only To cultivate the soil or to raise or harvest any agricultural or horticultural commodity. E file state taxes only To raise, shear, feed, care for, train, or manage livestock, bees, poultry, fur-bearing animals, or wildlife. E file state taxes only To operate, manage, conserve, improve, or maintain your farm and its tools and equipment. E file state taxes only To handle, dry, pack, grade, or store any raw agricultural or horticultural commodity. E file state taxes only For this use to qualify, you must have produced more than half the commodity so treated during the tax year. E file state taxes only The more-than-one-half test applies separately to each commodity. E file state taxes only Commodity means a single raw product. E file state taxes only For example, apples and peaches are two separate commodities. E file state taxes only To plant, cultivate, care for, or cut trees or to prepare (other than sawing logs into lumber, chipping, or other milling) trees for market, but only if these activities are incidental to your farming operations. E file state taxes only Your tree operations are incidental only if they are minor in nature when compared to the total farming operations. E file state taxes only   If any other person, such as a neighbor or custom operator (independent contractor), performs a service for you on your farm for any of the purposes included in list items (1) or (2), above, you are considered to be the ultimate purchaser who used the fuel on a farm for farming purposes. E file state taxes only Therefore, you can still claim the credit or refund for the fuel so used. E file state taxes only However, see Custom application of fertilizer and pesticide, later. E file state taxes only If the other person performs any other services for you on your farm for purposes not included in list items (1) or (2) above, no one can claim the credit or refund for fuel used on your farm for those other services. E file state taxes only Buyer of fuel, including undyed diesel fuel or undyed kerosene. E file state taxes only   If doubt exists whether the owner, tenant, or operator of the farm bought the fuel, determine who actually bore the cost of the fuel. E file state taxes only For example, if the owner of a farm and his or her tenant equally share the cost of gasoline used on the farm, each can claim a credit for the tax on half the fuel used. E file state taxes only Undyed diesel fuel, undyed kerosene, and Other Fuels (including alternative fuel). E file state taxes only   Usually, the farmer is the only person who can make a claim for credit or refund for the tax on undyed diesel fuel, undyed kerosene, or other fuels (including alternative fuel) used for farming purposes. E file state taxes only However, see Custom application of fertilizer and pesticide, next. E file state taxes only Also see Dyed Diesel Fuel and Dyed Kerosene, later. E file state taxes only Example. E file state taxes only Farm owner Haleigh Blue hired custom operator Tyler Steele to cultivate the soil on her farm. E file state taxes only Tyler used 200 gallons of undyed diesel fuel that he purchased to perform the work on Haleigh's farm. E file state taxes only In addition, Haleigh hired contractor Lee Brown to pack and store her apple crop. E file state taxes only Lee bought 25 gallons of undyed diesel fuel to use in packing the apples. E file state taxes only Haleigh can claim the credit for the 200 gallons of undyed diesel fuel used by Tyler on her farm because it qualifies as fuel used on the farm for farming purposes. E file state taxes only No one can claim a credit for the 25 gallons used by Lee because that fuel was not used for a farming purpose included in list items (1) or (2), above. E file state taxes only In the above example, both Tyler Steele and Lee Brown could have purchased dyed (untaxed) diesel fuel for their tasks. E file state taxes only Custom application of fertilizer and pesticide. E file state taxes only   Fuel used on a farm for farming purposes includes fuel used in the application (including aerial application) of fertilizer, pesticides, or other substances. E file state taxes only Generally, the applicator is treated as having used the fuel on a farm for farming purposes. E file state taxes only For applicators using highway vehicles, only the fuel used on the farm is exempt. E file state taxes only Fuel used traveling on the highway to and from the farm is taxable. E file state taxes only Fuel used by an aerial applicator for the direct flight between the airfield and one or more farms is treated as used for a farming purpose. E file state taxes only For aviation gasoline, the aerial applicator makes the claim as the ultimate purchaser. E file state taxes only For kerosene used in aviation, the ultimate purchaser may make the claim or waive the right to make the claim to the registered ultimate vendor. E file state taxes only A sample waiver is included as Model Waiver L in the appendix of Publication 510. E file state taxes only A registered ultimate vendor is the person who sells undyed diesel fuel, undyed kerosene, or kerosene for use in aviation to the user (ultimate purchaser) of the fuel for use on a farm for farming purposes. E file state taxes only To claim a credit or refund of tax, the ultimate vendor must be registered with the Internal Revenue Service at the time the claim is made. E file state taxes only However, registered ultimate vendors cannot make claims for undyed diesel fuel and undyed kerosene sold for use on a farm for farming purposes. E file state taxes only Fuel not used for farming. E file state taxes only   You do not use fuel on a farm for farming purposes when you use it in any of the following ways. E file state taxes only Off the farm, such as on the highway or in noncommercial aviation, even if the fuel is used in transporting livestock, feed, crops, or equipment. E file state taxes only For personal use, such as lawn mowing. E file state taxes only In processing, packaging, freezing, or canning operations. E file state taxes only In processing crude gum into gum spirits of turpentine or gum resin or in processing maple sap into maple syrup or maple sugar. E file state taxes only All-terrain vehicles (ATVs). E file state taxes only   Fuel used in ATVs on a farm for farming purposes, discussed earlier, is eligible for a credit or refund of excise taxes on the fuel. E file state taxes only Fuel used in ATVs for nonfarming purposes is not eligible for a credit or refund of the taxes. E file state taxes only If ATVs are used both for farming and nonfarming purposes, only that portion of the fuel used for farming purposes is eligible for the credit or refund. E file state taxes only Dyed Diesel Fuel and Dyed Kerosene If you purchase dyed diesel fuel or dyed kerosene for a nontaxable use, you must use it only on a farm for farming purposes or for other nontaxable purposes. E file state taxes only For example, you should not use dyed diesel fuel in a truck that is used both on the farm for farming purposes and on the highway, even though the highway use is in connection with farm business. E file state taxes only Excise tax applies to the fuel used by the truck on the highways. E file state taxes only In this situation, undyed (taxed) fuel should be purchased for the truck. E file state taxes only You should keep fuel records of the use of the truck on the farm for farming purposes, and for other uses. E file state taxes only You may be eligible for a credit or refund for the excise tax on fuel used on the farm for farming purposes. E file state taxes only Penalty. E file state taxes only   A penalty is imposed on any person who knowingly uses, sells, or alters dyed diesel fuel or dyed kerosene for any purpose other than a nontaxable use. E file state taxes only The penalty is the greater of $1,000 or $10 per gallon of the dyed diesel fuel or dyed kerosene involved. E file state taxes only After the first violation, the $1,000 portion of the penalty increases depending on the number of violations. E file state taxes only For more information on this penalty, see Publication 510. E file state taxes only Fuels Used in Off-Highway Business Use You may be eligible to claim a credit or refund for the excise tax on fuel used in an off-highway business use. E file state taxes only Off-highway business use. E file state taxes only   This is any use of fuel in a trade or business or in an income-producing activity. E file state taxes only The use must not be in a highway vehicle registered or required to be registered for use on public highways. E file state taxes only Off-highway business use generally does not include any use in a recreational motorboat. E file state taxes only Examples. E file state taxes only   Off-highway business use includes the use of fuels in a trade or business in any of the following ways. E file state taxes only In stationary machines such as generators, compressors, power saws, and similar equipment; For cleaning ; and In forklift trucks, bulldozers, and earthmovers. E file state taxes only   Off-highway nonbusiness (taxable) use of fuel includes: use in minibikes, snowmobiles, power lawn mowers, chain saws, and other yard equipment. E file state taxes only For more information, see Publication 510. E file state taxes only Fuels Used for Household Purposes or Other Than as a Fuel for Propulsion Engines You may be eligible to claim a credit or refund for the excise tax on undyed diesel fuel or kerosene used for home heating, lighting, and cooking. E file state taxes only This also applies to diesel fuel and kerosene used in a home generator to produce electricity for home use. E file state taxes only Home use of a fuel does not include use in a propulsion engine and it is not considered an off-highway business use. E file state taxes only How To Claim a Credit or Refund You may be able to claim a credit or refund of the excise tax on fuels you use for nontaxable uses. E file state taxes only The basic rules for claiming credits and refunds are listed in Table 14-2 . E file state taxes only Table 14-2. E file state taxes only Claiming a Credit or Refund of Excise Taxes This table gives the basic rules for claiming a credit or refund of excise taxes on fuels used for a nontaxable use. E file state taxes only   Credit Refund Which form to use Form 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels Form 8849, Claim for Refund of Excise Taxes, and Schedule 1 (Form 8849), Nontaxable Use of Fuels Type of form Annual Quarterly When to file With your income tax return By the last day of the quarter following the last quarter included in the claim Amount of tax Any amount $750 or more1 1You may carry over an amount less than $750 to the next quarter. E file state taxes only Keep at your principal place of business all records needed to enable the IRS to verify that you are the person entitled to claim a credit or refund and the amount you claimed. E file state taxes only You do not have to use any special form, but the records should establish the following information. E file state taxes only The total number of gallons bought and used during the period covered by your claim. E file state taxes only The dates of the purchases. E file state taxes only The names and addresses of suppliers and amounts bought from each during the period covered by your claim. E file state taxes only The nontaxable use for which you used the fuel. E file state taxes only The number of gallons used for each nontaxable use. E file state taxes only It is important that your records separately show the number of gallons used for each nontaxable use that qualifies as a claim. E file state taxes only For more information about recordkeeping, see Publication 583, Starting a Business and Keeping Records. E file state taxes only Credit or refund. E file state taxes only   A credit is an amount that reduces the tax on your income tax return when you file it at the end of the year. E file state taxes only If you meet certain requirements, you may claim a refund during the year instead of waiting until you file your income tax return. E file state taxes only Credit only. E file state taxes only   You can claim the following taxes only as a credit on your income tax return. E file state taxes only Tax on gasoline and aviation gasoline you used on a farm for farming purposes. E file state taxes only Tax on fuels (including undyed diesel fuel or undyed kerosene) you used for nontaxable uses if the total for the tax year is less than $750. E file state taxes only Tax on fuel you did not include in any claim for refund previously filed for any quarter of the tax year. E file state taxes only Claiming a Credit You make a claim for a fuel tax credit on Form 4136 and attach it to your income tax return. E file state taxes only Do not claim a credit for any excise tax for which you have filed a refund claim. E file state taxes only How to claim a credit. E file state taxes only   How you claim a credit depends on whether you are an individual, partnership, corporation, S corporation, trust, or farmers' cooperative association. E file state taxes only Individuals. E file state taxes only   You claim the credit on the “Credit for federal tax on fuels” line of your Form 1040. E file state taxes only If you would not otherwise have to file an income tax return, you must do so to get a fuel tax credit. E file state taxes only Partnership. E file state taxes only   Partnerships (other than electing large partnerships) claim the credit by including a statement on Schedule K-1 (Form 1065), Partner's Share of Income, Deductions, Credits, etc. E file state taxes only , showing each partner's share of the number of gallons of each fuel sold or used for a nontaxable use, the type of use, and the applicable credit per gallon. E file state taxes only Each partner claims the credit on his or her income tax return for the partner's share of the fuel used by the partnership. E file state taxes only An electing large partnership can claim the credit on the “Other payments” line of Form 1065-B, U. E file state taxes only S. E file state taxes only Return of Income for Electing Large Partnerships. E file state taxes only Other entities. E file state taxes only   Corporations, S corporations, farmers' cooperative associations, and trusts make the claim on the appropriate line of their income tax return. E file state taxes only When to claim a credit. E file state taxes only   You can claim a fuel tax credit on your income tax return for the year you used the fuel. E file state taxes only You may be able to make a fuel tax claim on an amended income tax return for the year you used the fuel. E file state taxes only A claim for credit or refund of an overpayment must generally be filed within the later of: Three years from the date the original return was filed, or Two years from the date the tax was paid. E file state taxes only Claiming a Refund Generally, you may claim a refund of excise taxes on Form 8849. E file state taxes only Complete and attach to Form 8849 the appropriate Form 8849 schedule(s). E file state taxes only The instructions for Form 8849 and the separate instructions for each schedule explain the requirements for making a claim for refund. E file state taxes only If you file Form 720, you can use its Schedule C for your refund claims for the quarter. E file state taxes only See the Instructions for Form 720. E file state taxes only Do not claim a refund on Form 8849 for any amount for which you have filed or will file a claim on Form 720 or Form 4136. E file state taxes only You may file a claim for refund for any quarter of your tax year for which you can claim $750 or more. E file state taxes only This amount is the excise tax on all fuels used for a nontaxable use during that quarter or any prior quarter (for which no other claim has been filed) during the tax year. E file state taxes only If you cannot claim at least $750 at the end of a quarter, you carry the amount over to the next quarter of your tax year to determine if you can claim at least $750 for that quarter. E file state taxes only If you cannot claim at least $750 at the end of the fourth quarter of your tax year, you must claim a credit on your income tax return using Form 4136. E file state taxes only Only one claim can be filed for a quarter. E file state taxes only You cannot claim a refund for excise tax on gasoline and aviation gasoline used on a farm for farming purposes. E file state taxes only You must claim a credit on your income tax return for the tax. E file state taxes only How to file a quarterly claim. E file state taxes only   File the claim for refund by filling out Schedule 1 (Form 8849) and attaching it to Form 8849. E file state taxes only Send it to the address shown in the instructions. E file state taxes only If you file Form 720, you can use its Schedule C for your refund claims. E file state taxes only See the Instructions for Form 720. E file state taxes only When to file a quarterly claim. E file state taxes only   You must file a quarterly claim by the last day of the first quarter following the last quarter included in the claim. E file state taxes only If you do not file a timely refund claim for the fourth quarter of your tax year, you will have to claim a credit for that amount on your income tax return, as discussed earlier. E file state taxes only    In most situations, the amount claimed as a credit or refund will be less than the amount deducted as fuel tax expense because the Leaking Underground Storage Tank (LUST) tax of $0. E file state taxes only 001 per gallon is generally not subject to credit or refund. E file state taxes only Including the Credit or Refund in Income Include any credit or refund of excise taxes on fuels in your gross income if you claimed the total cost of the fuel (including the excise taxes) as an expense deduction that reduced your income tax liability. E file state taxes only Which year you include a credit or refund in gross income depends on whether you use the cash or an accrual method of accounting. E file state taxes only Cash method. E file state taxes only   If you use the cash method and file a claim for refund, include the refund amount in gross income for the tax year in which you receive the refund. E file state taxes only If you claim a credit on your income tax return, include the credit amount in gross income for the tax year in which you file Form 4136. E file state taxes only If you file an amended return and claim a credit, include the credit amount in gross income for the tax year in which you receive the credit. E file state taxes only Example. E file state taxes only Sharon Brown, a farmer who uses the cash method, filed her 2012 Form 1040 on March 3, 2013. E file state taxes only On her Schedule F, she deducted the total cost of gasoline (including $110 of excise taxes) used on the farm for farming purposes. E file state taxes only Then, on Form 4136, she claimed the $110 as a credit. E file state taxes only Sharon reports the $110 as other income on line 8b of her 2013 Schedule F. E file state taxes only Accrual method. E file state taxes only   If you use an accrual method, include the amount of credit or refund in gross income for the tax year in which you used the fuels. E file state taxes only It does not matter whether you filed for a quarterly refund or claimed the entire amount as a credit. E file state taxes only Example. E file state taxes only Patty Green, a farmer who uses the accrual method, files her 2012 Form 1040 on April 15, 2013. E file state taxes only On Schedule F, she deducts the total cost of gasoline (including $155 of excise taxes) she used on the farm for farming purposes during 2012. E file state taxes only On Form 4136, Patty claims the $155 as a credit. E file state taxes only She reports the $155 as other income on line 8b of her 2012 Schedule F. E file state taxes only Prev  Up  Next   Home   More Online Publications