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Free efile 28. Free efile   Deducciones Misceláneas Table of Contents Qué Hay de Nuevo Introduction Useful Items - You may want to see: Deducciones Sujetas al Límite del 2%Gastos del Empleado no Reembolsados (Línea 21) Costos de la Preparación de la Declaración de Impuestos (Línea 22) Otros Gastos (Línea 23) Deducciones no Sujetas al Límite del 2%Lista de Deducciones Gastos no DeduciblesLista de Gastos no Deducibles Qué Hay de Nuevo Tarifa estándar por milla. Free efile  La tarifa para uso comercial de un vehículo en 2013 es 56½ centavos por milla. Free efile Introduction Este capítulo explica qué gastos pueden declararse como deducciones detalladas misceláneas en el Anexo A (Formulario 1040). Free efile Usted tendrá que reducir por el 2% de su ingreso bruto ajustado el total de la mayoría de las deducciones misceláneas detalladas. Free efile Este capítulo trata los siguientes temas: Deducciones sujetas al límite del 2%. Free efile Deducciones no sujetas al límite del 2%. Free efile Gastos que no se pueden deducir. Free efile Tiene que guardar documentación para verificar sus deducciones. Free efile Debe guardar sus recibos, cheques cancelados, cheques sustitutivos, estados de cuentas financieras y otros documentos comprobantes. Free efile Si desea obtener más información sobre el mantenimiento de documentación, obtenga la Publicación 552, Recordkeeping for Individuals (Mantenimiento de documentación para personas físicas), en inglés. Free efile Useful Items - You may want to see: Publicación 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil), en inglés 525 Taxable and Nontaxable Income (El ingreso tributable y no tributable), en inglés 529 Miscellaneous Deductions (Deducciones misceláneas), en inglés 535 Business Expenses (Gastos de negocios), en inglés 587 Business Use of Your Home (Including Use by Daycare Providers) (Uso de su domicilio para propósitos comerciales (incluyendo el uso por proveedores de cuidado infantil)), en inglés 946 How To Depreciate Property (Cómo depreciar la propiedad), en inglés Formulario (e Instrucciones) Anexo A (Formulario 1040) Itemized Deductions (Deducciones detalladas), en inglés 2106 Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado), en inglés 2106-EZ Unreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado no reembolsados), en inglés Deducciones Sujetas al Límite del 2% Usted puede deducir ciertos gastos como deducciones detalladas misceláneas en el Anexo A (Formulario 1040). Free efile Puede deducir la parte de sus gastos que supere al 2% de su ingreso bruto ajustado. Free efile Se calcula la deducción en el Anexo A; restando el 2% de sus ingresos brutos ajustados del total de estos gastos. Free efile Su ingreso bruto ajustado es la cifra escrita en la línea 38 del Formulario 1040. Free efile Por lo general, se aplica el límite del 2% después de aplicar los demás límites de deducciones. Free efile Por ejemplo, el límite del 50% (o del 80%) sobre comidas y entretenimiento relacionados con los negocios (explicado en el capítulo 26) se aplica antes de aplicar el límite del 2%. Free efile Las deducciones sujetas al límite del 2% se explican aquí de acuerdo con las tres categorías en las cuales los declara en el Anexo A (Formulario 1040): Gastos del empleado no reembolsados (línea 21). Free efile Costos de la preparación de la declaración de impuestos (línea 22). Free efile Otros gastos (línea 23). Free efile Gastos del Empleado no Reembolsados (Línea 21) Generalmente, uno puede deducir en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040) los gastos del empleado no reembolsados que: Pague o en los que incurra durante el año tributario, Sean necesarios para llevar a cabo su oficio o negocio como empleado y Sean ordinarios y necesarios. Free efile Un gasto es “ordinario” si es común y aceptado en su oficio, negocio o profesión. Free efile Un gasto es necesario si es adecuado y útil para su negocio. Free efile Un gasto no tiene que ser obligatorio para considerarse necesario. Free efile A continuación se indican algunos ejemplos de gastos del empleado no reembolsados. Free efile Después de la lista encontrará otros ejemplos de gastos del empleado no reembolsados. Free efile Deudas incobrables incurridas por un empleado en la ejecución de su trabajo. Free efile Educación relacionada con el trabajo. Free efile (Vea el capítulo 27). Free efile Honorarios legales relacionados con su trabajo. Free efile Licencias y tarifas reglamentarias. Free efile Primas de seguro contra negligencia profesional. Free efile Exámenes médicos requeridos por un empleador. Free efile Impuestos sobre una profesión u ocupación. Free efile Pasaporte para un viaje de negocios. Free efile Suscripciones a revistas profesionales y de industria relacionadas con su trabajo. Free efile Viajes, transporte, entretenimiento y regalos relacionados con su trabajo. Free efile (Vea el capítulo 26). Free efile Seguro de Responsabilidad Comercial Puede deducir las primas de seguro que pagó para protegerse contra responsabilidad personal por actos ilícitos en el trabajo. Free efile Daños por Incumplimiento de Contrato de Empleo Si deja de cumplir con un contrato de empleo, puede deducir los daños que pague a su antiguo empleador que sean atribuibles a la paga que había recibido de ese empleador. Free efile Depreciación de Computadoras Puede declarar una deducción por depreciación de una computadora que usted usa en el trabajo como empleado si su uso: Es para conveniencia de su empleador y Se requiere como una condición de su empleo. Free efile Para obtener información acerca de las reglas y excepciones a las reglas que afectan las deducciones permitidas por una computadora en su casa, vea la Publicación 529, en inglés. Free efile Cuotas a Cámaras de Comercio y Asociaciones Profesionales Es posible que pueda deducir cuotas pagadas a organizaciones profesionales (como asociaciones de abogados y asociaciones médicas) y a cámaras de comercio y organizaciones parecidas, si la afiliación le ayuda a realizar los deberes de su trabajo. Free efile Estas organizaciones incluyen: Juntas comerciales, Asociaciones comerciales, Organizaciones cívicas o de servicios públicos, Juntas de bienes raíces y Asociaciones profesionales. Free efile Actividades políticas y de cabildeo. Free efile   Quizás no pueda deducir la parte de sus cuotas destinada a ciertas actividades políticas y de cabildeo. Free efile Vea Cuotas usadas para cabildeo bajo Gastos no Deducibles, más adelante. Free efile Gastos del Educador Si en el año 2013 usted era un educador que reunía los requisitos, usted puede deducir hasta $250 de gastos calificados que usted pagó en el año 2013 como ajuste a los ingresos brutos, en la línea 23 del Formulario 1040, en vez de una deducción detallada miscelánea. Free efile Si presenta el Formluario 1040A, usted podría deducir estos gastos en la línea 16. Free efile Si usted y su cónyuge están presentando una declaración conjunta y ambos fueron educadores calificados, la deducción máxima es $500. Free efile No obstante, ninguno puede deducir más de $250 como gastos calificados. Free efile Oficina en el Domicilio Si de manera habitual, usted usa una parte de su domicilio exclusivamente para propósitos comerciales, tal vez pueda deducir una parte de los gastos de operación y depreciación de su domicilio. Free efile Puede reclamar esta deducción por el uso comercial de una parte de su domicilio sólo si utiliza esa parte habitual y exclusivamente: Como el lugar principal de negocios para algún oficio o negocio, Como lugar para reunirse o recibir a sus pacientes o clientes en el transcurso normal de su oficio o negocio o En el caso de un edificio separado no conectado a su domicilio, si lo usa para fines de su oficio o negocio. Free efile Dicho uso comercial, habitual y exclusivo tiene que ser para conveniencia de su empleador y no sólo adecuado y útil para su propio trabajo. Free efile Vea la Publicación 587, en inglés, para obtener información más detallada y una hoja de trabajo. Free efile Gastos Relacionados con la Búsqueda de Empleo Puede deducir determinados gastos que tenga al buscar un nuevo trabajo en su profesión actual, incluso si no lo consigue. Free efile Pero no puede deducir estos gastos si: Busca trabajo en una nueva profesión, Hubo una pausa considerable entre el término de su último trabajo y la búsqueda de un trabajo nuevo o Busca trabajo por primera vez. Free efile Cuotas de agencias de colocación y empleo. Free efile   Puede deducir cuotas que pague a agencias de colocación y empleo que usa como parte de su búsqueda de trabajo en su profesión actual. Free efile Si el empleador le devuelve dinero. Free efile   Si, en un año posterior, su empleador le devuelve el dinero de las cuotas de agencias de empleo, usted tiene que incluir la cantidad que reciba en sus ingresos brutos hasta que llegue al total del beneficio tributario que recibió en el año anterior. Free efile (Vea Recuperaciones de Fondos en el capítulo 12). Free efile Si el empleador le paga a la agencia de empleo. Free efile   Si su empleador paga las cuotas directamente a la agencia de empleo y usted no es responsable de pagarlas, no puede incluirlas en sus ingresos brutos. Free efile Currículum vitae. Free efile   Puede deducir lo que gaste para preparar o enviar por correo copias de un currículum vitae a posibles empleadores siempre que busca un trabajo nuevo en su profesión actual. Free efile Gastos de viaje y transporte. Free efile   Si viaja a algún lugar y durante su estadía busca un trabajo nuevo en su profesión actual, tal vez pueda deducir los gastos de viaje de ida y vuelta al lugar. Free efile Puede deducir los gastos de viaje si el viaje se realizó principalmente para buscar un trabajo nuevo. Free efile Es importante saber qué parte del tiempo dedique a actividades personales y qué parte del tiempo dedique a buscar trabajo para determinar si el viaje se hizo principalmente por motivos personales o para buscar un trabajo nuevo. Free efile   Incluso si no puede deducir los gastos de viaje de ida y vuelta al lugar, puede deducir los gastos de buscar trabajo nuevo en su profesión actual que incurra mientras se encuentra en dicho lugar. Free efile   Puede optar por utilizar la tarifa estándar por milla para calcular los gastos de automóvil. Free efile La tarifa correspondiente al año 2013 para uso comercial de un vehículo es 56½ centavos por milla. Free efile Vea el capítulo 26 para más información. Free efile Licencias y Tarifas Reglamentarias Puede deducir la cantidad que pague cada año a gobiernos estatales o locales por licencias y tarifas reglamentarias para su oficio, negocio o profesión. Free efile Impuestos Incidentales al Trabajo Puede deducir un impuesto incidental al trabajo que una localidad le cobre a una tarifa fija por el privilegio de trabajar o realizar un negocio dentro de dicha localidad. Free efile Si usted es empleado, puede reclamar impuestos incidentales al trabajo sólo como deducción miscelánea sujeta al límite del 2%; no puede reclamarlos como una deducción en otro lugar de su declaración. Free efile Reintegro de un Pago de Asistencia Un “pago de asistencia” es aquel pago que se recibe de acuerdo con un plan del empleador para ayudar a los empleados que pierden su empleo debido a la falta de trabajo. Free efile Si usted reintegra un pago de asistencia de suma global que recibió y había incluido en sus ingresos en un año anterior, puede deducir dicho reintegro. Free efile Gastos de Investigación de un Profesor Universitario Si es profesor universitario, puede deducir los gastos de investigación, incluidos gastos de viaje y gastos en los que incurra por enseñar, dar conferencias o escribir y publicar temas relacionados directamente con su labor de enseñanza. Free efile Tiene que haber comenzado la investigación como parte de los deberes de enseñanza que se esperan de un profesor y sin expectativas lucrativas además del sueldo. Free efile No obstante, no puede deducir los costos de viajes como una forma de educación. Free efile Herramientas Utilizadas en su Trabajo Por lo general, puede deducir los gastos por herramientas que usa en su trabajo si éstas se desgastan y se deshace de ellas dentro de 1 año después de la fecha de compra. Free efile Puede depreciar el costo de las herramientas cuya vida sea mayor del año tributario. Free efile Para obtener más información acerca de la depreciación, vea la Publicación 946, en inglés. Free efile Cuotas y Gastos de Afiliación a un Sindicato Puede deducir cuotas y tarifas iniciales que pague para afiliarse a un sindicato. Free efile También puede deducir contribuciones destinadas a los beneficios para miembros del sindicato desempleados. Free efile No obstante, no puede deducir la parte de las contribuciones o aportaciones destinadas a los fondos para el pago de beneficios por enfermedad, accidente o fallecimiento. Free efile Asimismo, no puede deducir aportaciones a un fondo de pensiones, incluso si el sindicato le exige que realice las aportaciones. Free efile Tal vez no pueda deducir las cantidades que pague al sindicato si éstas están relacionadas con determinadas actividades políticas o de cabildeo. Free efile Vea Gastos de Cabildeo bajo Gastos no Deducibles, más adelante. Free efile Ropa de Trabajo y Uniformes Puede deducir el costo y mantenimiento de la ropa de trabajo si se cumplen los dos requisitos siguientes: Está obligado a usarlas como condición de empleo. Free efile La ropa no es adecuada para uso cotidiano. Free efile No es suficiente usar ropa distintiva. Free efile Su empleador tiene que requerir específicamente esa ropa. Free efile Tampoco es suficiente que, de hecho, no use su ropa de trabajo en otro lugar. Free efile La ropa no puede servir para reemplazar su ropa habitual. Free efile Algunos ejemplos de trabajadores que tal vez puedan deducir el costo y mantenimiento de la ropa de trabajo son: personas que realicen entregas, bomberos, proveedores de servicios de la salud, agentes encargados de mantener el orden público, carteros, atletas profesionales y trabajadores del transporte (aéreo, ferroviario, terrestre, etc. Free efile ). Free efile Los músicos y artistas pueden deducir el costo de la ropa y los accesorios de teatro si no son adecuados para su uso cotidiano. Free efile Sin embargo, la ropa de trabajo que conste de un gorro blanco, camisa blanca o chaqueta blanca, overol (de pintor) blanco y zapatos de trabajo estándar, como la que debe usar un pintor en su trabajo por exigencia de su sindicato, no es distintiva en cuanto a carácter ni a la naturaleza del uniforme. Free efile Igualmente, los costos de compra y mantenimiento de ropa de trabajo azul usada por un soldador a solicitud de un capataz no son deducibles. Free efile Ropa de protección. Free efile   Puede deducir el costo de la ropa de protección obligatoria en su trabajo, como zapatos o botas de seguridad, anteojos de seguridad, cascos y guantes de trabajo. Free efile   Algunos ejemplos de trabajadores a los que quizás se les exija usar artículos de seguridad son: carpinteros, trabajadores del cemento, trabajadores de productos químicos, electricistas, tripulación de barcos de pesca, maquinistas, trabajadores de campos petrolíferos, fontaneros, técnicos en tuberías y conductores de camiones. Free efile Uniformes militares. Free efile   Generalmente, no puede deducir el costo de uniformes si está en servicio activo a tiempo completo en las Fuerzas Armadas. Free efile Sin embargo, si es miembro en reserva de las Fuerzas Armadas, puede deducir el costo no reembolsado de su uniforme si los reglamentos militares exigen que su uso se limite a cuando esté en servicio como miembro en reserva. Free efile Al calcular la deducción, tiene que deducir del costo la asignación no gravable que reciba por estos gastos. Free efile   Si las reglas militares locales no le permiten que use uniformes de faena cuando no esté de servicio, puede deducir la cantidad por la cual el costo de compra y mantenimiento de estos uniformes sea superior a la asignación por uniforme que reciba. Free efile   Puede deducir el costo de sus uniformes si es miembro del personal o profesorado civil de una escuela militar. Free efile Costos de la Preparación de la Declaración de Impuestos (Línea 22) Generalmente, puede deducir los costos de la preparación de la declaración de impuestos en el año en el que los paga. Free efile De este modo, en la declaración de impuestos de 2013, puede deducir los costos pagados en el año 2013 por la preparación de la declaración del año 2012. Free efile Estos costos incluyen el costo de los programas de software de preparación de impuestos y publicaciones tributarias. Free efile También incluyen todo costo que haya pagado por la presentación electrónica de su declaración. Free efile Otros Gastos (Línea 23) Puede deducir otros gastos determinados como deducciones detalladas misceláneas sujetas al límite del 2%. Free efile En la línea 23 del Anexo A (Formulario 1040), puede deducir gastos que paga para: Generar o cobrar ingresos que se tienen que incluir en sus ingresos brutos, Administrar, conservar o mantener en buen estado propiedad cuya finalidad es generar un ingreso de estas características o Determinar, impugnar, pagar o solicitar un reembolso de algún impuesto. Free efile Puede deducir gastos que pague para los fines indicados en las secciones (1) y (2) anteriores sólo si están razonable y estrechamente relacionados con estos fines. Free efile Algunos de estos gastos se explican más adelante. Free efile Si los gastos que pague generan ingresos que sólo sean parcialmente tributables, vea Gastos de Ingresos Exentos de Impuestos más adelante, bajo Gastos no Deducibles. Free efile Cargos de Tasación Puede deducir cargos de tasación si los paga para calcular una pérdida por hecho fortuito o el valor justo de mercado de una propiedad donada. Free efile Pérdidas por Hecho Fortuito y Robo Puede deducir una pérdida por hecho fortuito o robo como una deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2% si utilizaba la propiedad dañada o robada para realizar servicios como empleado. Free efile Primero declare la pérdida en la Sección B del Formulario 4684, Casualties and Thefts (Hechos fortuitos y robos), en inglés. Free efile Es posible que también tenga que incluir la pérdida en el Formulario 4797, Sales of Business Property (Ventas de propiedades de negocios), también en inglés, si es que está obligado por otras razones a presentar ese formulario. Free efile Para calcular su deducción, sume todas las pérdidas por hecho fortuito o robo de este tipo de propiedad que se incluyan en las líneas 32 y 38b del Formulario 4684, o la línea 18a del Formulario 4797, ambos en inglés. Free efile Para información sobre otras pérdidas por hecho fortuito o robo, vea el capítulo 25. Free efile Apoyo Administrativo y Alquiler de Oficina Puede deducir gastos de oficina, (por ejemplo apoyo administrativo y alquiler), que usted incurre con respecto a sus inversiones y al cobro de los ingresos tributables generados por las mismas. Free efile Cargos de Tramitación por el Uso de una Tarjeta de Crédito o Débito Puede deducir el cargo administrativo que le cobra el tramitador de la tarjeta de crédito por efectuar un pago del impuesto sobre los ingresos (inclusive pagos del impuesto estimado) con tarjeta de crédito o débito. Free efile Dichos cargos son deducibles en el año en que se paguen. Free efile Depreciación de Computadora de Uso Doméstico Puede deducir la depreciación de su computadora de uso doméstico si la utiliza para generar ingresos (por ejemplo, para administrar sus inversiones que generen ingresos tributables). Free efile Por lo general, tiene que depreciar la computadora según el método uniforme durante el período de recuperación del Sistema Alternativo de Depreciación (ADS, por sus siglas en inglés). Free efile Si trabaja como empleado y también utiliza la computadora en ese trabajo, vea la Publicación 946, en inglés. Free efile Deducciones que le Sobran de un Caudal Hereditario Si las deducciones totales de un caudal hereditario en su año tributario anterior son superiores a su ingreso bruto de ese año, los beneficiarios que heredan la propiedad pueden deducir la cantidad que le sobró en exceso. Free efile No incluya las deducciones por la exención personal del caudal hereditario y las donaciones con fines benéficos al calcular las deducciones totales del caudal hereditario. Free efile Los beneficiarios pueden reclamar la deducción sólo para el año tributario en el que, o con el que, termina el caudal hereditario, sea el año final un año normal o un año tributario corto. Free efile Para obtener más información, vea Termination of Estate (Terminación de un caudal hereditario) en la Publicación 559, Survivors, Executors, and Administrators (Sobrevivientes, albaceas y administradores), en inglés. Free efile Cargos del Cobro de Intereses y Dividendos Puede deducir cargos que paga a un agente de bolsa, banco, fideicomisario o agente parecido por el cobro de los intereses de los bonos o dividendos de acciones tributables. Free efile Sin embargo, no puede deducir un cargo que pague a un agente de bolsa para comprar bienes de inversión, como acciones o bonos. Free efile Tiene que agregar el cargo al costo de los bienes. Free efile No puede deducir el cargo que pague a un agente de bolsa para vender valores. Free efile Puede usar el cargo sólo para calcular las pérdidas o ganancias de la venta. Free efile Vea las Instrucciones del Formulario 8949, para obtener información sobre cómo declarar el cargo. Free efile Gastos Relacionados con un Pasatiempo Por lo general, puede deducir gastos relacionados con un pasatiempo, pero sólo hasta la cantidad del ingreso generado por el mismo. Free efile Un pasatiempo no es un negocio porque no se realiza para obtener un beneficio económico. Free efile Consulte Actividad sin fines de lucro en el capítulo 12 bajo Otros Ingresos. Free efile Deducciones Indirectas de Entidades que Traspasan los Atributos Tributarios Las entidades que traspasan los atributos tributarios incluyen sociedades colectivas, sociedades anónimas de tipo S y fondos mutuos que no se ofrecen al público. Free efile Las deducciones de dichas entidades se traspasan a los socios o accionistas. Free efile Los socios o accionistas pueden deducir su parte de las deducciones traspasadas para gastos de inversión como deducciones detalladas misceláneas sujetas al límite del 2%. Free efile Ejemplo. Free efile Usted es miembro de un club de inversiones formado exclusivamente para invertir en valores. Free efile El club se considera una sociedad colectiva. Free efile Los ingresos de la sociedad colectiva provienen exclusivamente de dividendos, intereses y ganancias tributables procedentes de la venta de valores. Free efile En este caso, usted puede deducir su parte de los gastos de operación de la sociedad colectiva como deducciones detalladas misceláneas sujetas al límite del 2%. Free efile No obstante, si el club de inversiones tiene inversiones que generan ingresos no tributables también, no puede deducir su parte de los gastos que generan ingresos no tributables. Free efile Fondos mutuos de oferta pública. Free efile   Los fondos mutuos de oferta pública no traspasan deducciones por gastos de inversión a los accionistas. Free efile Un fondo mutuo es “de oferta pública” si: Se comercializa continuamente en virtud de una oferta pública, Se cotiza habitualmente en un mercado bursátil de valores establecido o Están bajo la propiedad de al menos 500 personas en todo momento durante el año tributario. Free efile   El fondo mutuo de oferta pública le enviará un Formulario 1099-DIV, Dividends and Distributions (Dividendos y distribuciones), en inglés, o un formulario sustitutivo, que indique la cantidad neta del ingreso de dividendos (dividendos brutos menos gastos de inversión). Free efile Esta cifra neta es la cantidad que declara como ingresos. Free efile Usted no puede también deducir los gastos de inversión incurridos por fondos mutuos de oferta pública porque ya se incluyen como parte de la cantidad neta del ingreso de dividendos. Free efile Declaraciones informativas. Free efile   Las entidades que traspasan los atributos tributarios deben enviarle declaraciones informativas. Free efile Sociedades colectivas y de tipo S. Free efile   Estas entidades generan el Anexo K-1, el cual indica los conceptos y las cantidades que tiene que declarar y también identifica los anexos y las líneas de la declaración de impuestos que se deben usar. Free efile Fondos mutuos que no son de oferta pública. Free efile   Estos fondos le enviarán un Formulario 1099-DIV, Dividends and Distributions (Dividendos y distribuciones), o un formulario sustitutivo, el cual indicará su parte de los ingresos brutos y los gastos de inversión. Free efile Puede declarar los gastos sólo como una deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2%. Free efile Cargos y Gastos Relacionados con la Inversión Puede deducir cargos relacionados con la inversión, custodia, administración de fideicomiso y otros gastos que pague por la administración de inversiones que generen ingresos tributables. Free efile Gastos Legales Por lo general, puede deducir gastos legales en los que incurra al intentar generar o cobrar ingresos tributables o que pague en conexión con la determinación, cobro o reembolso de un impuesto. Free efile También puede deducir gastos legales que: Estén relacionados con la realización o conservación de su trabajo, como los que pague para defenderse contra acusaciones penales que se levanten por las acciones de su oficio o negocio, Sean para asesoría tributaria relacionada con un divorcio, si la factura indica cuánto corresponde a la asesoría tributaria y se determina de una forma razonable o Sean para cobrar una pensión tributable para el cónyuge divorciado. Free efile Puede deducir los gastos que incurrió para resolver problemas tributarios relacionados con las pérdidas o ganancias de un negocio (Anexo C o C-EZ), alquileres o regalías (Anexo E) o gastos e ingresos agrícolas (Anexo F) en el anexo apropiado, todos en inglés. Free efile Debe deducir los gastos que incurrió para resolver problemas tributarios no comerciales en el Anexo A (Formulario 1040). Free efile Vea Costos de la Preparación de la Declaración de Impuestos , anteriormente. Free efile Pérdidas de Depósitos Para obtener información acerca de si puede deducir la pérdida de un depósito que usted hizo en una institución financiera que reúna los requisitos y cómo declarar la deducción si tiene derecho a ella, vea Pérdidas de Depósitos en el capítulo 25. Free efile Reintegros de Ingresos Si tuvo que reintegrar una cantidad que incluyó como ingresos en un año anterior, es posible que pueda deducir dicha cantidad reintegrada. Free efile Si la cantidad que tuvo que reintegrar era ingreso ordinario de $3,000 o menos, la deducción está sujeta al límite del 2%. Free efile Si fue más de $3,000, vea Reintegros por la Reclamación de un Derecho bajo Deducciones no Sujetas al Límite del 2%, más adelante. Free efile Reintegros de Beneficios del Seguro Social Para obtener información acerca de cómo deducir los reintegros de ciertos beneficios del Seguro Social, vea Reintegros Superiores a los Beneficios Brutos en el capítulo 11. Free efile Alquiler de Caja de Seguridad Puede deducir el alquiler de una caja de seguridad si la utiliza para almacenar bonos y acciones que generen ingresos tributables o documentos y papeles relacionados con inversiones. Free efile No puede deducir el alquiler si sólo utiliza la caja para guardar joyas, otras pertenencias personales o valores exentos de impuestos. Free efile Cargos Administrativos de los Planes de Reinversión de Dividendos Puede deducir los cargos administrativos que pague como abonado a un plan de reinversión de dividendos. Free efile Estos cargos administrativos incluyen pagos por: Poseer acciones adquiridas mediante un plan, Cobrar y reinvertir dividendos en efectivo, y Mantener documentación personal y proporcionar estados de cuenta detallados. Free efile Honorarios por Administración de un Fideicomiso de Arreglos IRA Los honorarios de administración de un fideicomiso que se facturen por separado y que usted pague en relación con un arreglo de ahorros para la jubilación (IRA, por sus siglas en inglés) son deducibles (si son ordinarios y necesarios) como deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2%. Free efile Para obtener más información acerca de los arreglos IRA, vea el capítulo 17. Free efile Deducciones no Sujetas al Límite del 2% Puede deducir los artículos indicados a continuación como deducciones detalladas misceláneas. Free efile No están sujetas al límite del 2%. Free efile Declare estos artículos en la línea 28 del Anexo A del Formulario 1040. Free efile Lista de Deducciones Se explica cada uno de los siguientes artículos en detalle después de la lista (excepto cuando se indica al contrario). Free efile Prima amortizable de bonos tributables. Free efile Pérdidas por hecho fortuito y robo de una propiedad que genera ingresos. Free efile Impuesto federal sobre la herencia atribuible a los ingresos de un difunto. Free efile Pérdidas de apuestas y juegos de azar hasta la cantidad de sus ganancias del juego. Free efile Gastos del trabajo relacionados con los impedimentos de personas con incapacidades. Free efile Pérdida por otras actividades anotadas en el recuadro 2 del Anexo K-1 del Formulario 1065-B. Free efile Pérdidas por estafas de inversiones engañosas tipo Ponzi. Free efile Vea, Pérdidas proveneintes de estafas de inversiones del tipo Ponzi (Ponzi schemes) , en el capítulo 25. Free efile Reintegros de más de $3,000 por la reclamación de un derecho. Free efile Inversión no recuperada en una anualidad. Free efile Prima Amortizable de Bonos Tributables En general, si la cantidad que paga por un bono es superior a la cantidad de capital estipulado, el excedente corresponde a la prima de los bonos. Free efile Puede optar por amortizar la prima de bonos tributables. Free efile Por lo general, la amortización de la prima compensa los ingresos de intereses sobre el bono en lugar de ser una deducción diferente. Free efile Parte de la prima de algunos bonos puede ser una deducción miscelánea no sujeta al límite del 2%. Free efile Para obtener más información, vea Amortizable Premium on Taxable Bonds (Prima amortizable de bonos tributables) en la Publicación 529 y Bond Premium Amortization (Amortización de prima de bono) en el capítulo 3 de la Publicación 550, Investment Income and Expenses (Gastos e ingresos de inversión), ambas en inglés. Free efile Pérdidas por Hecho Fortuito y Robo de Propiedad que Genera Ingresos Puede deducir una pérdida por hecho fortuito o robo como deducción detallada miscelánea no sujeta al límite del 2% si la propiedad dañada o robada era una propiedad que generaba ingresos (propiedad que se tiene con fines de inversión, tal como acciones, pagarés, bonos, oro, plata, terrenos sin construir y obras de arte). Free efile Primero, declare la pérdida en la Sección B del Formulario 4684. Free efile Asimismo, es posible que tenga que incluir la pérdida en el Formulario 4797, Sales of Business Property (Ventas de bienes comerciales), en inglés, si por algún otro motivo está obligado a presentar ese formulario. Free efile Para calcular su deducción, sume todas las pérdidas por hecho fortuito o robo de este tipo de propiedad que se incluyan en las líneas 32 y 38b del Formulario 4684, o la línea 18a del Formulario 4797. Free efile Para obtener más información acerca de las pérdidas por hecho fortuito y robo, consulte el capítulo 25. Free efile Impuesto Federal sobre la Herencia Atribuible a los Ingresos de un Difunto Puede deducir el impuesto federal sobre la herencia atribuible a los ingresos de un difunto que usted, como beneficiario, incluye en sus ingresos brutos. Free efile Los ingresos de un difunto son ingresos brutos que habría recibido éste si no hubiese fallecido y que no se podían incluir debidamente en la última declaración de impuestos del difunto. Free efile Vea la Publicación 559, en inglés, para obtener más información. Free efile Pérdidas de Apuestas y Juegos de Azar hasta la Cantidad de sus Ganancias de Juego Tiene que declarar la cantidad total de sus ganancias de apuestas y juegos de azar que tuvo en el año en la línea 21 del Formulario 1040. Free efile Debe deducir sus pérdidas de juego que tuvo en el año en la línea 28 del Anexo A del Formulario 1040. Free efile No puede deducir las pérdidas de apuestas y juegos de azar que sean superiores a las ganancias. Free efile No puede reducir las ganancias de apuestas y juegos de azar por las pérdidas de juego y declarar la diferencia. Free efile Tiene que declarar la cantidad total de las ganancias como ingresos, y las pérdidas (hasta la cantidad de su ganancias), como deducción detallada. Free efile Por consiguiente, su documentación debe mostrar las ganancias por separado de las pérdidas. Free efile Diario de ganancias y pérdidas. Free efile Tiene que mantener un diario exacto o registro parecido de sus ganancias y pérdidas provenientes de apuestas y juegos de azar. Free efile Su diario debe contener, como mínimo, la siguiente información: La fecha y el tipo de apuesta específica o actividad de apuestas. Free efile El nombre y la dirección o ubicación del establecimiento de apuestas. Free efile Los nombres de otras personas que lo acompañan en el establecimiento de apuestas. Free efile La (o las) cantidad(es) que ganó o perdió. Free efile Vea la Publicación 529, en inglés, para información adicional. Free efile Gastos de Trabajo Relacionados con un Impedimento Si tiene una incapacidad física o mental que limite su capacidad para trabajar o limite sustancialmente una o más de las actividades principales de la vida (como realizar tareas manuales, caminar, hablar, respirar, aprender y trabajar), puede deducir sus gastos de trabajo relacionados con dicho impedimento. Free efile Los gastos de trabajo relacionados con un impedimento son gastos ordinarios y necesarios del negocio incurridos por servicios de un asistente en su lugar de trabajo y por otros gastos relacionados con su lugar de trabajo que sean necesarios para que pueda trabajar. Free efile Personas que trabajan por cuenta propia. Free efile   Si trabaja por cuenta propia, anote los gastos de trabajo relacionados con su incapacidad en el formulario correspondiente (Anexo C, C-EZ, E o F) que utilice para declarar los ingresos y gastos de negocio. Free efile Pérdida por Otras Actividades Anotadas en el Recuadro 2 del Anexo K-1 del Formulario 1065-B Si la cantidad declarada en el recuadro 2 del Anexo K-1 del Formulario 1065-B es una pérdida, declárela en la línea 28 del Anexo A del Formulario 1040. Free efile No está sujeto a las limitaciones de actividades pasivas. Free efile Reintegros por la Reclamación de un Derecho Si tuvo que reintegrar más de $3,000 que incluyó en los ingresos de un año anterior porque en ese momento pensaba que tenía un derecho no restringido a dichos ingresos, tal vez pueda deducir la cantidad que pagó o solicitar que se la acrediten en sus impuestos. Free efile Vea Reintegros en el capítulo 12, para más información. Free efile Inversión no Recuperada en una Anualidad Un jubilado que haya contribuido al costo de una anualidad puede excluir de sus ingresos parte de cada pago que reciba, por ser rendimiento exento de impuestos de la inversión del jubilado. Free efile Si el jubilado muere antes de recuperar toda la inversión libre de impuestos, se podría deducir toda inversión no recuperada en la declaración final de impuestos del jubilado. Free efile Vea el capítulo 10 para obtener más información acerca del trato tributario de las pensiones y anualidades. Free efile Gastos no Deducibles A continuación se enumeran algunos ejemplos de gastos no deducibles. Free efile Luego, se explican en mayor detalle los gastos no deducibles adicionales. Free efile Lista de Gastos no Deducibles Comisiones de agentes bursátiles que usted pagó con respecto a su arreglo IRA u otra propiedad de inversión. Free efile Gastos de entierro o funeral, incluido el costo de la tumba. Free efile Gastos de capital. Free efile Cargos y licencias, como licencias de automóvil, de matrimonio y placas de identificación. Free efile Pérdidas relacionadas con pasatiempos; no obstante, vea Gastos Relacionados con un Pasatiempo , anteriormente. Free efile Reparaciones, seguro y alquiler de la vivienda. Free efile Sobornos y comisiones clandestinas. Free efile Vea Bribes and kickbacks (Sobornos y comisiones clandestinas) en el capítulo 11 de la Publicación 535, en inglés. Free efile Pérdidas de la venta de su vivienda, mobiliario, automóvil personal, etc. Free efile Primas de seguro personal por incapacidad. Free efile Gastos personales, de vida o familiares. Free efile Valor de salarios no recibidos o período de vacaciones no utilizadas. Free efile Gastos de Adopción No puede deducir los gastos que incurre en la adopción de un niño, pero tal vez pueda tomar un crédito para esos gastos. Free efile Vea el capítulo 36. Free efile Gastos de Campaña Electoral No puede deducir gastos que un candidato para un cargo público incurre en su campaña electoral, incluso si el candidato está postulando para la reelección a dicho cargo. Free efile Estos incluyen cargos de calificación e inscripción para las elecciones primarias. Free efile Honorarios legales. Free efile   No puede deducir honorarios legales que se pagan para defender cargos derivados de la participación en una campaña política. Free efile Cargos por Emisión de Cheques de Cuenta Personal Si tiene una cuenta corriente personal, no puede deducir cargos cobrados por el banco por el privilegio de emitir cheques, incluso si la cuenta devenga intereses. Free efile Cuotas de Clubes Por lo general, no puede deducir el costo de afiliación a un club organizado para fines comerciales, de placer, recreación u otro fin social. Free efile Esto incluye clubes de negocios, sociales, atléticos, de almuerzo, deportivos, de aerolíneas, hoteles, golf y de campo. Free efile No puede deducir cuotas pagadas a una organización si uno de los propósitos principales de ésta es: Realizar actividades sociales para los miembros o sus invitados u Ofrecer a los miembros o sus invitados acceso a establecimientos de actividades sociales. Free efile No se pueden deducir las cuotas pagadas a aerolíneas, hoteles o clubes de almuerzo. Free efile Gastos de Transporte entre su Domicilio y el Trabajo No puede deducir gastos de viaje de ida y vuelta al trabajo (el costo de su transporte entre su residencia y su lugar de trabajo principal o habitual). Free efile Si transporta herramientas, instrumentos u otros artículos en su automóvil de ida y vuelta a su trabajo, puede deducir sólo el costo adicional de transporte de dichos artículos, como el alquiler de un remolque para el transporte de los mismos. Free efile Multas o Sanciones No puede deducir multas o sanciones que pague a una oficina del gobierno por infringir una ley. Free efile Esto incluye cantidades pagadas para liquidar su responsabilidad real o posible de una multa o sanción (civil o penal). Free efile Las multas o sanciones incluyen multas de estacionamiento, sanciones tributarias y sanciones deducidas de su sueldo de maestro después de una huelga ilícita. Free efile Gastos de Balnearios No puede deducir gastos de un balneario (spa), aun si existe un requisito laboral para mantenerse en excelente condición física, como podría ser el caso de un oficial encargado del orden público. Free efile Sistema de Seguridad Residencial No puede deducir el costo de un sistema de seguridad residencial como una deducción miscelánea. Free efile Sin embargo, tal vez pueda reclamar una deducción por un sistema de seguridad residencial como gasto de negocios, si es que tiene una oficina en su casa. Free efile Vea Oficina en el Domicilio bajo Gastos del Empleado no Reembolsados, anteriormente, y Security System (Sistema de seguridad) bajo Deducting Expenses (Deducción de gastos) en la Publicación 587, en inglés. Free efile Seminarios Relacionados con Inversiones No puede deducir gastos por asistir a una convención, seminario o reunión parecida para fines de inversión. Free efile Primas de Seguro de Vida No puede deducir primas que pague por su propio seguro de vida. Free efile Tal vez pueda deducir como pensión para el cónyuge divorciado primas que pague por las pólizas de seguro de vida asignadas a su ex-cónyuge. Free efile Consulte el capítulo 18 para información sobre la pensión alimenticia. Free efile Gastos de Cabildeo Por lo general, no puede deducir cantidades pagadas o incurridas por concepto de cabildeo. Free efile Estos incluyen gastos para: Influenciar el proceso de legislación, Participar o intervenir en una campaña política a favor o en contra de un candidato a un cargo público, Intentar influenciar al público en general, o a un segmento del público, respecto a las elecciones, materias legislativas o referéndums o Comunicarse directamente con funcionarios del poder ejecutivo bajo protección en un intento de influenciar las acciones del funcionario o las opiniones del mismo. Free efile Los gastos de cabildeo también incluyen cantidades pagadas o gastos en los que ha incurrido para la investigación, preparación, planificación o coordinación de cualquiera de estas actividades. Free efile Cuotas usadas para cabildeo. Free efile   Si una organización exenta de impuestos le notifica que esa parte de las cuotas u otras cantidades que usted paga a la organización se utilizan para pagar gastos de cabildeo no deducibles, no puede deducir esa parte de las cuotas. Free efile Vea Lobbying Expenses (Gastos de cabildeo) en la Publicación 529, en inglés, para obtener información sobre las excepciones. Free efile Dinero en Efectivo o Bienes Perdidos o Extraviados No puede deducir una pérdida basada en la simple desaparición de dinero o bienes. Free efile Sin embargo, una pérdida o desaparición accidental de bienes puede considerarse hecho fortuito si es causada por un acontecimiento que se pueda identificar y que sea repentino, inesperado o poco común. Free efile Vea el capítulo 25. Free efile Ejemplo. Free efile Se cierra una puerta de su automóvil accidentalmente en su mano y rompe el engaste de su anillo de diamante. Free efile El diamante se cae del anillo y nunca lo pudo encontrar. Free efile La pérdida del diamante es un hecho fortuito. Free efile Almuerzos con Compañeros de Trabajo No puede deducir los gastos de almuerzos con compañeros de trabajo, excepto si viaja lejos de casa por razones comerciales. Free efile Vea el capítulo 26 para obtener información acerca de los gastos deducibles mientras se encuentra lejos de su domicilio. Free efile Comidas Cuando Trabaja Hasta Tarde No puede deducir el costo de comidas si trabaja hasta tarde. Free efile Sin embargo, tal vez pueda declarar una deducción si el costo de las comidas es un gasto de entretenimiento deducible o si viaja lejos de casa. Free efile Vea el capítulo 26 para obtener información sobre gastos de entretenimiento deducibles y gastos durante viajes lejos de su domicilio. Free efile Gastos por Asuntos Legales Personales No puede deducir gastos por asuntos legales personales, como aquéllos en los que se ha incurrido en los siguientes casos: Tutoría de hijos. Free efile Demanda por incumplimiento de promesa de matrimonio. Free efile Cargos civiles o penales derivados de una relación personal. Free efile Daños por lesiones personales, a excepción de ciertas reclamaciones por discriminación ilegal y por denuncia de actividades ilícitas en una empresa. Free efile Preparación de un título (o defensa o perfeccionamiento de un título). Free efile Preparación de un testamento. Free efile Reclamaciones de propiedad o liquidación de propiedad en un divorcio. Free efile No puede deducir estos gastos incluso si una consecuencia del proceso legal es la pérdida de propiedad que genera ingresos. Free efile Donaciones Políticas No puede deducir donaciones hechas a un candidato político, un comité de campaña o un fondo para publicar boletines. Free efile Los avisos publicitarios en programas de convenciones y entradas a cenas o programas que benefician a un partido o candidato político no son deducibles. Free efile Costos de Acreditación Profesional No puede deducir costos de acreditación profesional tales como: Costos de certificado de contabilidad pagados para el derecho inicial de poder practicar la contabilidad. Free efile Costos del examen para el ejercicio de la abogacía y gastos afines para asegurarse el ingreso inicial al colegio de abogados. Free efile Costos de licencias médicas y dentales para obtener la primera licencia de ejercicio de la profesión. Free efile Reputación Profesional No puede deducir gastos por salir en un programa de radio o televisión para aumentar su prestigio personal o establecer su reputación profesional. Free efile Aportaciones a un Fondo de Ayuda Económica No puede deducir aportaciones pagadas a un plan privado que pague beneficios a los empleados cubiertos que no puedan trabajar debido a una lesión o enfermedad no relacionada con el trabajo. Free efile Servicio Telefónico Residencial No puede deducir un cobro (incluidos impuestos) por un servicio telefónico local básico de la línea telefónica principal de su residencia, aun cuando se utilice en una ocupación o negocio. Free efile Reuniones de Accionistas No puede deducir gastos de transporte ni otros que paga para asistir a reuniones de accionistas de empresas en las que tiene participación accionaria, pero no de otra índole. Free efile No puede deducir estos gastos aunque asista a la reunión para obtener información que podría ser útil al efectuar otras inversiones. Free efile Gastos de Ingresos Exentos de Impuestos No puede deducir gastos que incurre para generar ingresos exentos de impuestos. Free efile No puede deducir intereses de una deuda en la que haya incurrido o continúa para comprar o portar valores exentos de impuestos. Free efile Si usted incurre gastos para generar ingresos tributables y exentos de impuestos, pero no puede identificar los gastos que generan cada tipo de ingreso, tiene que dividir los gastos según la cantidad de cada tipo de ingreso para determinar la cantidad que puede deducir. Free efile Ejemplo. Free efile Durante el año recibió intereses tributables de $4,800 e intereses exentos de impuestos de $1,200. Free efile Al obtener este ingreso, tuvo un total de gastos de $500 durante el año. Free efile No puede identificar la cantidad de cada gasto correspondiente a cada ingreso. Free efile Por lo tanto, el 80% ($4,800/$6,000) del gasto corresponde a los intereses tributables y el 20% ($1,200/$6,000) corresponde a los intereses exentos de impuestos. Free efile Puede deducir, sujeto al límite del 2%, gastos de $400 (80% de $500). Free efile Gastos de Viaje para Otra Persona Por lo general, no puede deducir los gastos de viaje que pague o en los que incurra para su cónyuge, dependiente, u otra persona que lo acompañe (o su empleado) en un viaje de negocios o por motivos personales, a menos que el cónyuge, el dependiente, o la otra persona sea un empleado del contribuyente; el viaje sea para un propósito comercial de buena fe (bona fide); y tales gastos serían de otra manera deducibles por el cónyuge, dependiente u otra persona. Free efile Vea el capítulo 26 para más información sobre gastos de viaje deducibles. Free efile Aportaciones Voluntarias al Fondo de Beneficios por Desempleo No puede deducir aportaciones voluntarias al fondo de beneficios por desempleo que usted realice a un fondo sindical o a un fondo privado. Free efile Sin embargo, puede deducir las aportaciones como impuestos si la ley estatal le exige que las haga a un fondo de desempleo del estado que le protege de la pérdida de sueldos por desempleo causado por condiciones comerciales. Free efile Relojes de Pulsera No puede deducir el costo de un reloj de pulsera, incluso si existe un requisito laboral que establezca que tiene que saber la hora correcta para realizar sus funciones de manera adecuada. Free efile Prev  Up  Next   Home   More Online Publications
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Big Business and Corporations

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    Free efile 1. Free efile   Deducting Business Expenses Table of Contents What's New Introduction Topics - This chapter discusses: Useful Items - You may want to see: What Can I Deduct?Cost of Goods Sold Capital Expenses Capital versus Deductible Expenses Personal versus Business Expenses How Much Can I Deduct?Not-for-profit limits. Free efile At-risk limits. Free efile Passive activities. Free efile Net operating loss. Free efile When Can I Deduct an Expense?Economic performance. Free efile Not-for-Profit ActivitiesGross Income Limit on Deductions What's New Optional safe harbor method to determine the business use of a home deduction. Free efile  Beginning in 2013, you can use the optional safe harbor method to determine the deduction for the business use of your home. Free efile See Optional safe harbor method under Business use of your home , later. Free efile Introduction This chapter covers the general rules for deducting business expenses. Free efile Business expenses are the costs of carrying on a trade or business, and they are usually deductible if the business is operated to make a profit. Free efile Topics - This chapter discusses: What you can deduct How much you can deduct When you can deduct Not-for-profit activities Useful Items - You may want to see: Publication 334 Tax Guide for Small Business 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses 525 Taxable and Nontaxable Income 529 Miscellaneous Deductions 536 Net Operating Losses (NOLs) for Individuals, Estates, and Trusts 538 Accounting Periods and Methods 542 Corporations 547 Casualties, Disasters, and Thefts 587 Business Use of Your Home 925 Passive Activity and At-Risk Rules 936 Home Mortgage Interest Deduction 946 How To Depreciate Property Form (and Instructions) Sch A (Form 1040) Itemized Deductions 5213 Election To Postpone Determination as To Whether the Presumption Applies That an Activity Is Engaged in for Profit See chapter 12 for information about getting publications and forms. Free efile What Can I Deduct? To be deductible, a business expense must be both ordinary and necessary. Free efile An ordinary expense is one that is common and accepted in your industry. Free efile A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your trade or business. Free efile An expense does not have to be indispensable to be considered necessary. Free efile Even though an expense may be ordinary and necessary, you may not be allowed to deduct the expense in the year you paid or incurred it. Free efile In some cases you may not be allowed to deduct the expense at all. Free efile Therefore, it is important to distinguish usual business expenses from expenses that include the following. Free efile The expenses used to figure cost of goods sold, Capital expenses, and Personal expenses. Free efile Cost of Goods Sold If your business manufactures products or purchases them for resale, you generally must value inventory at the beginning and end of each tax year to determine your cost of goods sold. Free efile Some of your business expenses may be included in figuring cost of goods sold. Free efile Cost of goods sold is deducted from your gross receipts to figure your gross profit for the year. Free efile If you include an expense in the cost of goods sold, you cannot deduct it again as a business expense. Free efile The following are types of expenses that go into figuring cost of goods sold. Free efile The cost of products or raw materials, including freight. Free efile Storage. Free efile Direct labor (including contributions to pension or annuity plans) for workers who produce the products. Free efile Factory overhead. Free efile Under the uniform capitalization rules, you must capitalize the direct costs and part of the indirect costs for certain production or resale activities. Free efile Indirect costs include rent, interest, taxes, storage, purchasing, processing, repackaging, handling, and administrative costs. Free efile This rule does not apply to personal property you acquire for resale if your average annual gross receipts (or those of your predecessor) for the preceding 3 tax years are not more than $10 million. Free efile For more information, see the following sources. Free efile Cost of goods sold—chapter 6 of Publication 334. Free efile Inventories—Publication 538. Free efile Uniform capitalization rules—Publication 538 and section 263A of the Internal Revenue Code and the related regulations. Free efile Capital Expenses You must capitalize, rather than deduct, some costs. Free efile These costs are a part of your investment in your business and are called “capital expenses. Free efile ” Capital expenses are considered assets in your business. Free efile In general, you capitalize three types of costs. Free efile Business start-up costs (See Tip below). Free efile Business assets. Free efile Improvements. Free efile You can elect to deduct or amortize certain business start-up costs. Free efile See chapters 7 and 8. Free efile Cost recovery. Free efile   Although you generally cannot take a current deduction for a capital expense, you may be able to recover the amount you spend through depreciation, amortization, or depletion. Free efile These recovery methods allow you to deduct part of your cost each year. Free efile In this way, you are able to recover your capital expense. Free efile See Amortization (chapter 8) and Depletion (chapter 9) in this publication. Free efile A taxpayer can elect to deduct a portion of the costs of certain depreciable property as a section 179 deduction. Free efile A greater portion of these costs can be deducted if the property is qualified disaster assistance property. Free efile See Publication 946 for details. Free efile Going Into Business The costs of getting started in business, before you actually begin business operations, are capital expenses. Free efile These costs may include expenses for advertising, travel, or wages for training employees. Free efile If you go into business. Free efile   When you go into business, treat all costs you had to get your business started as capital expenses. Free efile   Usually you recover costs for a particular asset through depreciation. Free efile Generally, you cannot recover other costs until you sell the business or otherwise go out of business. Free efile However, you can choose to amortize certain costs for setting up your business. Free efile See Starting a Business in chapter 8 for more information on business start-up costs. Free efile If your attempt to go into business is unsuccessful. Free efile   If you are an individual and your attempt to go into business is not successful, the expenses you had in trying to establish yourself in business fall into two categories. Free efile The costs you had before making a decision to acquire or begin a specific business. Free efile These costs are personal and nondeductible. Free efile They include any costs incurred during a general search for, or preliminary investigation of, a business or investment possibility. Free efile The costs you had in your attempt to acquire or begin a specific business. Free efile These costs are capital expenses and you can deduct them as a capital loss. Free efile   If you are a corporation and your attempt to go into a new trade or business is not successful, you may be able to deduct all investigatory costs as a loss. Free efile   The costs of any assets acquired during your unsuccessful attempt to go into business are a part of your basis in the assets. Free efile You cannot take a deduction for these costs. Free efile You will recover the costs of these assets when you dispose of them. Free efile Business Assets There are many different kinds of business assets; for example, land, buildings, machinery, furniture, trucks, patents, and franchise rights. Free efile You must fully capitalize the cost of these assets, including freight and installation charges. Free efile Certain property you produce for use in your trade or business must be capitalized under the uniform capitalization rules. Free efile See Regulations section 1. Free efile 263A-2 for information on these rules. Free efile Improvements Improvements are generally major expenditures. Free efile Some examples are: new electric wiring, a new roof, a new floor, new plumbing, bricking up windows to strengthen a wall, and lighting improvements. Free efile The costs of making improvements to a business asset are capital expenses if the improvements add to the value of the asset, appreciably lengthen the time you can use it, or adapt it to a different use. Free efile Beginning in 2014, you must capitalize as improvements costs that are for the betterment of a unit of property, restore the unit of property, or adapt the unit of property to a new or different use. Free efile Temporary regulations allow you to capitalize costs meeting the above criteria for tax years beginning after 2011. Free efile However, you can currently deduct repairs that keep your property in a normal efficient operating condition as a business expense. Free efile Treat as repairs amounts paid to replace parts of a machine that only keep it in a normal operating condition. Free efile Restoration plan. Free efile   Capitalize the cost of reconditioning, improving, or altering your property as part of a general restoration plan to make it suitable for your business. Free efile This applies even if some of the work would by itself be classified as repairs. Free efile Capital versus Deductible Expenses To help you distinguish between capital and deductible expenses, different examples are given below. Free efile Motor vehicles. Free efile   You usually capitalize the cost of a motor vehicle you use in your business. Free efile You can recover its cost through annual deductions for depreciation. Free efile   There are dollar limits on the depreciation you can claim each year on passenger automobiles used in your business. Free efile See Publication 463. Free efile   Generally, repairs you make to your business vehicle are currently deductible. Free efile However, amounts you pay to recondition and overhaul a business vehicle are capital expenses and are recovered through depreciation. Free efile Roads and driveways. Free efile    The cost of building a private road on your business property and the cost of replacing a gravel driveway with a concrete one are capital expenses you may be able to depreciate. Free efile The cost of maintaining a private road on your business property is a deductible expense. Free efile Tools. Free efile   Unless the uniform capitalization rules apply, amounts spent for tools used in your business are deductible expenses if the tools have a life expectancy of less than 1 year or their cost is minor. Free efile Machinery parts. Free efile   Unless the uniform capitalization rules apply, the cost of replacing short-lived parts of a machine to keep it in good working condition, but not add to its life, is a deductible expense. Free efile Heating equipment. Free efile   The cost of changing from one heating system to another is a capital expense. Free efile Personal versus Business Expenses Generally, you cannot deduct personal, living, or family expenses. Free efile However, if you have an expense for something that is used partly for business and partly for personal purposes, divide the total cost between the business and personal parts. Free efile You can deduct the business part. Free efile For example, if you borrow money and use 70% of it for business and the other 30% for a family vacation, you generally can deduct 70% of the interest as a business expense. Free efile The remaining 30% is personal interest and generally is not deductible. Free efile See chapter 4 for information on deducting interest and the allocation rules. Free efile Business use of your home. Free efile   If you use part of your home for business, you may be able to deduct expenses for the business use of your home. Free efile These expenses may include mortgage interest, insurance, utilities, repairs, and depreciation. Free efile   To qualify to claim expenses for the business use of your home, you must meet both of the following tests. Free efile The business part of your home must be used exclusively and regularly for your trade or business. Free efile The business part of your home must be: Your principal place of business, or A place where you meet or deal with patients, clients, or customers in the normal course of your trade or business, or A separate structure (not attached to your home) used in connection with your trade or business. Free efile   You generally do not have to meet the exclusive use test for the part of your home that you regularly use either for the storage of inventory or product samples, or as a daycare facility. Free efile   Your home office qualifies as your principal place of business if you meet the following requirements. Free efile You use the office exclusively and regularly for administrative or management activities of your trade or business. Free efile You have no other fixed location where you conduct substantial administrative or management activities of your trade or business. Free efile   If you have more than one business location, determine your principal place of business based on the following factors. Free efile The relative importance of the activities performed at each location. Free efile If the relative importance factor does not determine your principal place of business, consider the time spent at each location. Free efile Optional safe harbor method. Free efile   Beginning in 2013, individual taxpayers can use the optional safe harbor method to determine the amount of deductible expenses attributable to certain business use of a residence during the tax year. Free efile This method is an alternative to the calculation, allocation, and substantiation of actual expenses. Free efile   The deduction under the optional method is limited to $1,500 per year based on $5 a square foot for up to 300 square feet. Free efile Under this method, you claim your allowable mortgage interest, real estate taxes, and casualty losses on the home as itemized deductions on Schedule A (Form 1040). Free efile You are not required to allocate these deductions between personal and business use, as is required under the regular method. Free efile If you use the optional method, you cannot depreciate the portion of your home used in a trade or business. Free efile   Business expenses unrelated to the home, such as advertising, supplies, and wages paid to employees, are still fully deductible. Free efile All of the requirements discussed earlier under Business use of your home still apply. Free efile   For more information on the deduction for business use of your home, including the optional safe harbor method, see Publication 587. Free efile    If you were entitled to deduct depreciation on the part of your home used for business, you cannot exclude the part of the gain from the sale of your home that equals any depreciation you deducted (or could have deducted) for periods after May 6, 1997. Free efile Business use of your car. Free efile   If you use your car exclusively in your business, you can deduct car expenses. Free efile If you use your car for both business and personal purposes, you must divide your expenses based on actual mileage. Free efile Generally, commuting expenses between your home and your business location, within the area of your tax home, are not deductible. Free efile   You can deduct actual car expenses, which include depreciation (or lease payments), gas and oil, tires, repairs, tune-ups, insurance, and registration fees. Free efile Or, instead of figuring the business part of these actual expenses, you may be able to use the standard mileage rate to figure your deduction. Free efile Beginning in 2013, the standard mileage rate is 56. Free efile 5 cents per mile. Free efile   If you are self-employed, you can also deduct the business part of interest on your car loan, state and local personal property tax on the car, parking fees, and tolls, whether or not you claim the standard mileage rate. Free efile   For more information on car expenses and the rules for using the standard mileage rate, see Publication 463. Free efile How Much Can I Deduct? Generally, you can deduct the full amount of a business expense if it meets the criteria of ordinary and necessary and it is not a capital expense. Free efile Recovery of amount deducted (tax benefit rule). Free efile   If you recover part of an expense in the same tax year in which you would have claimed a deduction, reduce your current year expense by the amount of the recovery. Free efile If you have a recovery in a later year, include the recovered amount in income in that year. Free efile However, if part of the deduction for the expense did not reduce your tax, you do not have to include that part of the recovered amount in income. Free efile   For more information on recoveries and the tax benefit rule, see Publication 525. Free efile Payments in kind. Free efile   If you provide services to pay a business expense, the amount you can deduct is limited to your out-of-pocket costs. Free efile You cannot deduct the cost of your own labor. Free efile   Similarly, if you pay a business expense in goods or other property, you can deduct only what the property costs you. Free efile If these costs are included in the cost of goods sold, do not deduct them again as a business expense. Free efile Limits on losses. Free efile   If your deductions for an investment or business activity are more than the income it brings in, you have a loss. Free efile There may be limits on how much of the loss you can deduct. Free efile Not-for-profit limits. Free efile   If you carry on your business activity without the intention of making a profit, you cannot use a loss from it to offset other income. Free efile See Not-for-Profit Activities , later. Free efile At-risk limits. Free efile   Generally, a deductible loss from a trade or business or other income-producing activity is limited to the investment you have “at risk” in the activity. Free efile You are at risk in any activity for the following. Free efile The money and adjusted basis of property you contribute to the activity. Free efile Amounts you borrow for use in the activity if: You are personally liable for repayment, or You pledge property (other than property used in the activity) as security for the loan. Free efile For more information, see Publication 925. Free efile Passive activities. Free efile   Generally, you are in a passive activity if you have a trade or business activity in which you do not materially participate, or a rental activity. Free efile In general, deductions for losses from passive activities only offset income from passive activities. Free efile You cannot use any excess deductions to offset other income. Free efile In addition, passive activity credits can only offset the tax on net passive income. Free efile Any excess loss or credits are carried over to later years. Free efile Suspended passive losses are fully deductible in the year you completely dispose of the activity. Free efile For more information, see Publication 925. Free efile Net operating loss. Free efile   If your deductions are more than your income for the year, you may have a “net operating loss. Free efile ” You can use a net operating loss to lower your taxes in other years. Free efile See Publication 536 for more information. Free efile   See Publication 542 for information about net operating losses of corporations. Free efile When Can I Deduct an Expense? When you can deduct an expense depends on your accounting method. Free efile An accounting method is a set of rules used to determine when and how income and expenses are reported. Free efile The two basic methods are the cash method and the accrual method. Free efile Whichever method you choose must clearly reflect income. Free efile For more information on accounting methods, see Publication 538. Free efile Cash method. Free efile   Under the cash method of accounting, you generally deduct business expenses in the tax year you pay them. Free efile Accrual method. Free efile   Under an accrual method of accounting, you generally deduct business expenses when both of the following apply. Free efile The all-events test has been met. Free efile The test is met when: All events have occurred that fix the fact of liability, and The liability can be determined with reasonable accuracy. Free efile Economic performance has occurred. Free efile Economic performance. Free efile   You generally cannot deduct or capitalize a business expense until economic performance occurs. Free efile If your expense is for property or services provided to you, or for your use of property, economic performance occurs as the property or services are provided, or the property is used. Free efile If your expense is for property or services you provide to others, economic performance occurs as you provide the property or services. Free efile Example. Free efile Your tax year is the calendar year. Free efile In December 2013, the Field Plumbing Company did some repair work at your place of business and sent you a bill for $600. Free efile You paid it by check in January 2014. Free efile If you use the accrual method of accounting, deduct the $600 on your tax return for 2013 because all events have occurred to “fix” the fact of liability (in this case the work was completed), the liability can be determined, and economic performance occurred in that year. Free efile If you use the cash method of accounting, deduct the expense on your 2014 return. Free efile Prepayment. Free efile   You generally cannot deduct expenses in advance, even if you pay them in advance. Free efile This rule applies to both the cash and accrual methods. Free efile It applies to prepaid interest, prepaid insurance premiums, and any other expense paid far enough in advance to, in effect, create an asset with a useful life extending substantially beyond the end of the current tax year. Free efile Example. Free efile In 2013, you sign a 10-year lease and immediately pay your rent for the first 3 years. Free efile Even though you paid the rent for 2013, 2014, and 2015, you can only deduct the rent for 2013 on your 2013 tax return. Free efile You can deduct the rent for 2014 and 2015 on your tax returns for those years. Free efile Contested liability. Free efile   Under the cash method, you can deduct a contested liability only in the year you pay the liability. Free efile Under the accrual method, you can deduct contested liabilities such as taxes (except foreign or U. Free efile S. Free efile possession income, war profits, and excess profits taxes) either in the tax year you pay the liability (or transfer money or other property to satisfy the obligation) or in the tax year you settle the contest. Free efile However, to take the deduction in the year of payment or transfer, you must meet certain conditions. Free efile See Regulations section 1. Free efile 461-2. Free efile Related person. Free efile   Under an accrual method of accounting, you generally deduct expenses when you incur them, even if you have not yet paid them. Free efile However, if you and the person you owe are related and that person uses the cash method of accounting, you must pay the expense before you can deduct it. Free efile Your deduction is allowed when the amount is includible in income by the related cash method payee. Free efile See Related Persons in Publication 538. Free efile Not-for-Profit Activities If you do not carry on your business or investment activity to make a profit, you cannot use a loss from the activity to offset other income. Free efile Activities you do as a hobby, or mainly for sport or recreation, are often not entered into for profit. Free efile The limit on not-for-profit losses applies to individuals, partnerships, estates, trusts, and S corporations. Free efile It does not apply to corporations other than S corporations. Free efile In determining whether you are carrying on an activity for profit, several factors are taken into account. Free efile No one factor alone is decisive. Free efile Among the factors to consider are whether: You carry on the activity in a businesslike manner, The time and effort you put into the activity indicate you intend to make it profitable, You depend on the income for your livelihood, Your losses are due to circumstances beyond your control (or are normal in the start-up phase of your type of business), You change your methods of operation in an attempt to improve profitability, You (or your advisors) have the knowledge needed to carry on the activity as a successful business, You were successful in making a profit in similar activities in the past, The activity makes a profit in some years, and You can expect to make a future profit from the appreciation of the assets used in the activity. Free efile Presumption of profit. Free efile   An activity is presumed carried on for profit if it produced a profit in at least 3 of the last 5 tax years, including the current year. Free efile Activities that consist primarily of breeding, training, showing, or racing horses are presumed carried on for profit if they produced a profit in at least 2 of the last 7 tax years, including the current year. Free efile The activity must be substantially the same for each year within this period. Free efile You have a profit when the gross income from an activity exceeds the deductions. Free efile   If a taxpayer dies before the end of the 5-year (or 7-year) period, the “test” period ends on the date of the taxpayer's death. Free efile   If your business or investment activity passes this 3- (or 2-) years-of-profit test, the IRS will presume it is carried on for profit. Free efile This means the limits discussed here will not apply. Free efile You can take all your business deductions from the activity, even for the years that you have a loss. Free efile You can rely on this presumption unless the IRS later shows it to be invalid. Free efile Using the presumption later. Free efile   If you are starting an activity and do not have 3 (or 2) years showing a profit, you can elect to have the presumption made after you have the 5 (or 7) years of experience allowed by the test. Free efile   You can elect to do this by filing Form 5213. Free efile Filing this form postpones any determination that your activity is not carried on for profit until 5 (or 7) years have passed since you started the activity. Free efile   The benefit gained by making this election is that the IRS will not immediately question whether your activity is engaged in for profit. Free efile Accordingly, it will not restrict your deductions. Free efile Rather, you will gain time to earn a profit in the required number of years. Free efile If you show 3 (or 2) years of profit at the end of this period, your deductions are not limited under these rules. Free efile If you do not have 3 (or 2) years of profit, the limit can be applied retroactively to any year with a loss in the 5-year (or 7-year) period. Free efile   Filing Form 5213 automatically extends the period of limitations on any year in the 5-year (or 7-year) period to 2 years after the due date of the return for the last year of the period. Free efile The period is extended only for deductions of the activity and any related deductions that might be affected. Free efile    You must file Form 5213 within 3 years after the due date of your return (determined without extensions) for the year in which you first carried on the activity, or, if earlier, within 60 days after receiving written notice from the Internal Revenue Service proposing to disallow deductions attributable to the activity. Free efile Gross Income Gross income from a not-for-profit activity includes the total of all gains from the sale, exchange, or other disposition of property, and all other gross receipts derived from the activity. Free efile Gross income from the activity also includes capital gains and rents received for the use of property which is held in connection with the activity. Free efile You can determine gross income from any not-for-profit activity by subtracting the cost of goods sold from your gross receipts. Free efile However, if you determine gross income by subtracting cost of goods sold from gross receipts, you must do so consistently, and in a manner that follows generally accepted methods of accounting. Free efile Limit on Deductions If your activity is not carried on for profit, take deductions in the following order and only to the extent stated in the three categories. Free efile If you are an individual, these deductions may be taken only if you itemize. Free efile These deductions may be taken on Schedule A (Form 1040). Free efile Category 1. Free efile   Deductions you can take for personal as well as for business activities are allowed in full. Free efile For individuals, all nonbusiness deductions, such as those for home mortgage interest, taxes, and casualty losses, belong in this category. Free efile Deduct them on the appropriate lines of Schedule A (Form 1040). Free efile For tax years beginning after December 31, 2008, you can deduct a casualty loss on property you own for personal use only to the extent it is more than $500 and exceeds 10% of your adjusted gross income (AGI). Free efile The 10% AGI limitation does not apply to net disaster losses resulting from federally declared disasters in 2008 and 2009, and individuals are allowed to claim the net disaster losses even if they do not itemize their deductions. Free efile The reduction amount returns to $100 for tax years beginning after December 31, 2009. Free efile See Publication 547 for more information on casualty losses. Free efile For the limits that apply to home mortgage interest, see Publication 936. Free efile Category 2. Free efile   Deductions that do not result in an adjustment to the basis of property are allowed next, but only to the extent your gross income from the activity is more than your deductions under the first category. Free efile Most business deductions, such as those for advertising, insurance premiums, interest, utilities, and wages, belong in this category. Free efile Category 3. Free efile   Business deductions that decrease the basis of property are allowed last, but only to the extent the gross income from the activity exceeds the deductions you take under the first two categories. Free efile Deductions for depreciation, amortization, and the part of a casualty loss an individual could not deduct in category (1) belong in this category. Free efile Where more than one asset is involved, allocate depreciation and these other deductions proportionally. Free efile    Individuals must claim the amounts in categories (2) and (3) as miscellaneous deductions on Schedule A (Form 1040). Free efile They are subject to the 2%-of-adjusted-gross-income limit. Free efile See Publication 529 for information on this limit. Free efile Example. Free efile Adriana is engaged in a not-for-profit activity. Free efile The income and expenses of the activity are as follows. Free efile Gross income $3,200 Subtract:     Real estate taxes $700   Home mortgage interest 900   Insurance 400   Utilities 700   Maintenance 200   Depreciation on an automobile 600   Depreciation on a machine 200 3,700 Loss $(500)   Adriana must limit her deductions to $3,200, the gross income she earned from the activity. Free efile The limit is reached in category (3), as follows. Free efile Limit on deduction $3,200 Category 1: Taxes and interest $1,600   Category 2: Insurance, utilities, and maintenance 1,300 2,900 Available for Category 3 $ 300   The $800 of depreciation is allocated between the automobile and machine as follows. Free efile $600 $800 x $300 = $225 depreciation for the automobile             $200 $800 x $300 = $75 depreciation for the machine The basis of each asset is reduced accordingly. Free efile Adriana includes the $3,200 of gross income on line 21 (other income) of Form 1040. Free efile The $1,600 for category (1) is deductible in full on the appropriate lines for taxes and interest on Schedule A (Form 1040). Free efile Adriana deducts the remaining $1,600 ($1,300 for category (2) and $300 for category (3)) as other miscellaneous deductions on Schedule A (Form 1040) subject to the 2%-of-adjusted-gross-income limit. Free efile Partnerships and S corporations. Free efile   If a partnership or S corporation carries on a not-for-profit activity, these limits apply at the partnership or S corporation level. Free efile They are reflected in the individual shareholder's or partner's distributive shares. Free efile More than one activity. Free efile   If you have several undertakings, each may be a separate activity or several undertakings may be combined. Free efile The following are the most significant facts and circumstances in making this determination. Free efile The degree of organizational and economic interrelationship of various undertakings. Free efile The business purpose that is (or might be) served by carrying on the various undertakings separately or together in a business or investment setting. Free efile The similarity of the undertakings. Free efile   The IRS will generally accept your characterization if it is supported by facts and circumstances. Free efile    If you are carrying on two or more different activities, keep the deductions and income from each one separate. Free efile Figure separately whether each is a not-for-profit activity. Free efile Then figure the limit on deductions and losses separately for each activity that is not for profit. Free efile Prev  Up  Next   Home   More Online Publications