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Www h&r block Publication 179 - Main Content Table of Contents 1. Www h&r block ¿Quién es patrono? 2. Www h&r block ¿Quiénes son empleados?Empleados arrendados. Www h&r block Condiciones. Www h&r block Vendedores directos. Www h&r block Agentes de bienes inmuebles autorizados. Www h&r block Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras. Www h&r block Especialista en servicios técnicos. Www h&r block Personas que supervisan pruebas y aulas. Www h&r block Negocio que pertenece y es administrado por los cónyuges 3. Www h&r block Número de identificación patronal (EIN) 4. Www h&r block Número de Seguro Social (SSN) 5. Www h&r block Salarios y otra compensaciónCompensación por enfermedad Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados 6. Www h&r block PropinasRegla de disposición. Www h&r block 7. Www h&r block Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo agrícola 8. Www h&r block Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo domésticoTransportación (beneficios de transporte). Www h&r block Estados o territorios con reducción en el crédito. Www h&r block 9. Www h&r block Cálculo de las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y al FUTA Patronos domésticos y agrícolas. Www h&r block 10. Www h&r block Pagos y depósitos de la contribución federal para el desempleo (la contribución FUTA) 11. Www h&r block Depósito de las contribuciones al Seguro Social y al seguro  Medicare Requisito de los $2,500. Www h&r block Ejemplo. Www h&r block Patronos nuevos. Www h&r block Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados no agrícolas. Www h&r block Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados agrícolas. Www h&r block Ejemplo de itinerario mensual. Www h&r block Ejemplo de itinerario bisemanal. Www h&r block Ejemplo. Www h&r block Cómo hacer los depósitos 12. Www h&r block Planillas para patronosCrédito especial para un patrono sucesor. Www h&r block Declaración de los ajustes a los Formularios 941-PR, 944(SP) o 943-PR Ajustes de períodos anteriores 13. Www h&r block Los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PRSolicitud de exención de radicación de declaraciones informativas por medios electrónicos. Www h&r block 14. Www h&r block Retención de la contribución federal sobre ingresos 1. Www h&r block ¿Quién es patrono? Es patrono toda persona u organización para quien un individuo presta servicios como empleado. Www h&r block El patrono tiene derecho a despedir al empleado y suele proveer los medios y el lugar de trabajo. Www h&r block El término incluye a toda persona u organización que pague salarios a un ex empleado después de que éste deje el empleo. Www h&r block Líder de cuadrilla agrícola. Www h&r block   Se le considera un patrono de empleados agrícolas si usted es líder de cuadrilla. Www h&r block Un líder de cuadrilla es una persona que procura y paga (en nombre del operador de una granja o en nombre suyo propio) a trabajadores que prestan servicios agrícolas para el operador de una granja. Www h&r block Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la granja que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (por usted o por el operador de una granja), entonces, se le considera un líder de cuadrilla. Www h&r block 2. Www h&r block ¿Quiénes son empleados? Por lo general, todo empleado se define de acuerdo con las leyes de derecho común (consuetudinario) o con las reglas especiales para ciertas situaciones. Www h&r block Este apartado le explica dichas categorías. Www h&r block Vea la explicación en la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés, bajo el apartado 2, titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?), el cual indica las distinciones entre un contratista independiente y un empleado y también da ejemplos de varias clases de ocupaciones y profesiones. Www h&r block Si una persona que trabaja para usted no es su empleado según las reglas que prescriben lo que es un empleado de acuerdo al derecho común (explicado más adelante), no tendrá que retenerle al individuo las contribuciones federales sobre la nómina. Www h&r block Generalmente, las personas que trabajan por cuenta propia no son empleados. Www h&r block Por ejemplo, médicos, abogados, veterinarios y otros en comercio independiente en donde ofrecen sus servicios al público en general no son empleados. Www h&r block Sin embargo, si la empresa se incorpora, los funcionarios de la empresa que trabajan en la empresa son sus empleados. Www h&r block Si una relación patrono-empleado existe, no importa cómo se llame. Www h&r block El empleado puede ser llamado un agente o contratista independiente. Www h&r block Además, no importa cómo se calculan o se efectúan los pagos, lo que se les llama o si el empleado trabaja a tiempo completo o parcial. Www h&r block Definición de empleado según el derecho común. Www h&r block   Por regla general, el trabajador que preste servicios para usted es un empleado suyo si usted tiene todo el control, tanto en lo referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. Www h&r block No importa que le permita al empleado amplia facultad y libertad de acción. Www h&r block Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se prestan, la persona es un empleado suyo. Www h&r block Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican si una persona que le presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, en inglés. Www h&r block   Si la relación patrono-empleado existe, no tiene importancia el nombre ni la descripción que se le dé a cada persona en dicha relación. Www h&r block Lo que sí tiene importancia respecto a la clasificación del empleado es la esencia de la relación laboral. Www h&r block Además, tampoco importa si la persona trabaja a jornada completa o parcial. Www h&r block   Para propósitos de las contribuciones sobre la nómina, no se establece distinción entre las clases de empleados. Www h&r block Los superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Www h&r block Por lo general, un funcionario de una corporación es un empleado; sin embargo, un funcionario que no presta servicios o que presta solamente servicios de menor importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado. Www h&r block Un director de una corporación, en su capacidad como tal, no es un empleado de la misma. Www h&r block   Usted, por regla general, tiene que retener y pagar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare de los salarios que paga a las personas que son sus empleados de acuerdo al derecho común. Www h&r block Sin embargo, los salarios de ciertos empleados podrían estar exentos de una o más de estas contribuciones. Www h&r block Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR para leer una explicación sobre empleados de organizaciones exentas de contribución y de instituciones religiosas. Www h&r block Empleados arrendados. Www h&r block   En ciertos casos, una empresa que facilita trabajadores a otras personas y empresas profesionales es el patrono de esos trabajadores para efectos de las contribuciones sobre la nómina. Www h&r block Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios profesionales temporeros puede suministrar los servicios temporeros de secretarias, enfermeras y otros trabajadores afines a sus clientes contratados. Www h&r block   Dicha empresa de servicios contrata a sus clientes (suscriptores) y éstos especifican qué servicios desean recibir y los honorarios o remuneraciones que van a pagar a la empresa de servicios por cada trabajador facilitado. Www h&r block La empresa de servicios tiene el derecho de controlar y dirigir los servicios del trabajador prestados al cliente (suscriptor), incluyendo el derecho de despedir o destinar nuevamente al trabajador. Www h&r block La empresa de servicios profesionales contrata a los trabajadores, regula el pago de sus salarios y los ampara con el seguro (compensación) por desempleo. Www h&r block También les suministra otros beneficios de empleo. Www h&r block Dicha empresa es entonces el patrono para propósitos de las contribuciones sobre la nómina. Www h&r block Contratistas independientes. Www h&r block   Las personas físicas, tales como doctores, veterinarios y subastadores que ejercen u operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante el cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no son empleados. Www h&r block Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las circunstancias de cada caso individualmente. Www h&r block La regla general establece que una persona es contratista independiente si usted, es decir, la persona para quien los servicios se llevan a cabo, tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo y no los métodos ni las maneras usadas para obtener el resultado. Www h&r block Empleados estatutarios. Www h&r block   Hay algunas definiciones especiales de empleado para propósitos de las contribuciones al Seguro Social, Medicare y FUTA. Www h&r block   Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados de acuerdo con el derecho común, serán considerados empleados para los efectos de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare si reúnen cada una de las Condicionesdescritas más adelante. Www h&r block a. Www h&r block Un chofer-agente (o comisionista) que distribuye alimentos o bebidas (excepto leche) o que recoge y entrega ropa lavada y planchada o lavada en seco para otra persona. Www h&r block b. Www h&r block Un vendedor-agente de seguros de vida y/o contratos de anualidades que trabaja a jornada completa y que vende principalmente para una sola empresa. Www h&r block c. Www h&r block Una persona que trabaja en casa conforme a las pautas recibidas de la persona para quien presta los servicios, utilizando los materiales suministrados por dicha persona, los cuales debe devolver a dicha persona o a otra persona designada por ella. Www h&r block d. Www h&r block Un vendedor local o ambulante (excepto un chofer-agente o un chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo (excepto por ventas incidentales) para una persona o negocio tomando pedidos hechos por clientes. Www h&r block Los pedidos tienen que ser para mercancías para la reventa o de materiales usados en la profesión u ocupación del cliente. Www h&r block Dichos clientes deberán ser detallistas, mayoristas, contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otro tipo de negocio relacionado con alimentos o alojamiento. Www h&r block Condiciones. Www h&r block   Reténgale al empleado estatutario las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare sobre las remuneraciones pagadas si las tres condiciones siguientes le corresponden: De acuerdo a un contrato vigente, se entiende que casi todos los servicios serán prestados personalmente por dicho empleado. Www h&r block El empleado no ha invertido sustancialmente en el equipo ni en las instalaciones usadas para prestar dichos servicios (excepto en las instalaciones de transporte). Www h&r block Los servicios son de una naturaleza tal que conllevan una relación continua con la misma persona que le paga. Www h&r block    Contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA). Www h&r block Las personas que se encuentran en la categoría a o d, anteriormente, son también empleados para fines de la contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA), mientras satisfagan las condiciones 1 a la 3. Www h&r block Individuos que no son empleados estatutarios. Www h&r block   La ley clasifica a tres categorías de individuos que no son empleados estatutarios, es decir, ciertos vendedores directos, agentes de bienes raíces autorizados y ciertas personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras personas. Www h&r block A los vendedores directos y los agentes de bienes raíces se les trata generalmente como personas que trabajan por cuenta propia para propósito de todas las contribuciones federales, incluyendo las contribuciones por razón del empleo, si: Gran parte de todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces autorizados se relacionan directamente con las ventas o actividades similares, en lugar de las horas que trabajan y Los servicios que prestan se hacen conforme a un contrato por escrito que estipula que no serán tratados como empleados para propósito de las contribuciones federales. Www h&r block Vendedores directos. Www h&r block   Los vendedores directos incluyen a las personas que se encuentran en cualesquiera de los tres grupos siguientes: Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de consumo en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal. Www h&r block Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo a todo comprador a base de compras y ventas, a base de depósito de comisiones o a otra base similar prescrita por los reglamentos para que dichos artículos sean revendidos en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal. Www h&r block Personas que se dedican a la ocupación o negocio de entregar o distribuir periódicos o anuncios de compras (incluyendo todo servicio relacionado directamente con tal entrega o distribución). Www h&r block   El negocio de ventas directas incluye las actividades de individuos que tratan de aumentar las actividades de ventas directas por parte de sus vendedores directos y cuyos ingresos derivados del trabajo se basan en la productividad de dichos vendedores. Www h&r block Tales actividades incluyen la provisión de estímulo y motivación; la comunicación y transmisión de pericia, conocimiento o experiencia; y reclutamiento. Www h&r block Agentes de bienes inmuebles autorizados. Www h&r block   Esta categoría incluye a los individuos que se dedican a las actividades de tasación y valoración de ventas de bienes inmuebles si ellos mismos reciben ingresos del trabajo basados en las ventas o en otras actividades afines. Www h&r block Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras. Www h&r block   Las personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras son individuos que proveen atención personal, compañía o servicios de guardería a niños o a individuos de edad avanzada o incapacitados. Www h&r block Una persona que se dedica a la ocupación o negocio de vincular a estos proveedores de compañía o cuidado con las personas que desean emplearlos no será tratada como patrono de los proveedores de compañía o cuidado si esa persona no recibe ni paga los salarios de los proveedores de compañía o cuidado y es compensada por los proveedores de compañía o cuidado o por las personas que los emplean por medio de una base de cargos. Www h&r block Para propósitos de todas las contribuciones federales, se consideran empleados por cuenta propia aquellas personas a las que se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras y que no trabajan para un servicio de colocación de dichas personas. Www h&r block Clasificación errónea de empleados. Www h&r block   Si clasifica a un empleado como si no fuera empleado y no le retuvo a tal empleado las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Www h&r block Vea en la Publicación 15 el tema titulado Treating employees as nonemployees (Trato de empleados como personas que no son empleados), en inglés, bajo el tema Who Are Employees? (¿Quiénes son empleados?), en inglés, para detalles sobre la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas. Www h&r block Disposiciones de exención. Www h&r block   Si tiene motivos razonables para no tratar a un empleado como si fuera su empleado, quizás podría recibir una exención para no pagar las contribuciones por razón del empleo para dicha persona. Www h&r block Para obtener esta exención del pago de las contribuciones, deberá radicar todas las planillas federales de información de una manera uniforme con respecto a la forma en que clasifica al trabajador. Www h&r block En todo período que haya comenzado después de 1977, usted (el patrono), o su predecesor, no pudo haber clasificado como empleado a ningún trabajador que ocupe o haya ocupado una posición casi igual a la del trabajador en cuestión. Www h&r block Especialista en servicios técnicos. Www h&r block   Esta exención no se le aplica a un especialista en servicios técnicos que usted le provee a otro negocio de acuerdo con un arreglo entre usted y el otro negocio. Www h&r block Un especialista en servicios técnicos es un ingeniero, diseñador, dibujante, especialista en informática, analista de sistemas o algún otro trabajador de talento o habilidad semejante que realice trabajos similares. Www h&r block   Esta regla no afectará la determinación sobre si el especialista en servicios técnicos es un empleado de acuerdo con el derecho común. Www h&r block Las reglas para la ley común determinan si el especialista en servicios técnicos es tratado como empleado o como contratista independiente. Www h&r block Sin embargo, si contrata directamente a un especialista en servicios técnicos para que desempeñe servicios para su negocio (el de usted) en vez de trabajar para un negocio ajeno, quizás podría tener derecho aún a la exención. Www h&r block Vea el apartado 2, titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?) en la Publicación 15-A, en inglés. Www h&r block Personas que supervisan pruebas y aulas. Www h&r block   El requisito de trato uniforme no se le aplica a un individuo que presta servicios después del 31 de diciembre de 2006 supervisando el aula donde se aplica una prueba de acceso (entrada) o de colocación en una institución académica de enseñanza superior (universitaria) o que sirve como monitor de dichas pruebas si el individuo: Está prestando servicios para una organización descrita en la sección 501(c) exenta de impuestos conforme a la sección 501(a) del Código Federal de Rentas Internas y No se le considera de otro modo como empleado de la organización para propósitos de las contribuciones sobre la nómina. Www h&r block Ayuda provista por el IRS. Www h&r block   Para más información, comuníquese con nuestra oficina en Guaynabo. Www h&r block Si desea que el IRS le haga la determinación acerca de la categoría de empleo de un trabajador suyo, radique el Formulario SS-8PR, Determinación del Estado de Empleo de un Trabajador para Propósitos de las Contribuciones Federales Sobre el Empleo, disponible en español. Www h&r block Puede obtener un ejemplar de este formulario llamando al 1-800-829-3676 o visitando el sitio web del IRS www. Www h&r block irs. Www h&r block gov/espanol. Www h&r block Programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (VCSP, por sus siglas en inglés). Www h&r block   Los patronos quienes en la actualidad tratan a sus trabajadores (o a una clase o grupo de trabajadores) como contratistas independientes o como otros trabajadores que no son empleados y que desean reclasificar de manera voluntaria a sus trabajadores como empleados para períodos contributivos futuros quizás podrían tener derecho a participar en el programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (conocido en inglés como Voluntary Classification Settlement Program o VCSP, por sus siglas en inglés), si éstos reúnen ciertos requisitos. Www h&r block Si desea solicitar, utilice el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) (Solicitud del programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores), en inglés. Www h&r block Si desea más información, visite IRS. Www h&r block gov e y escribba la frase “VCSP” en la casilla Search (Buscar). Www h&r block La información está disponible en inglés. Www h&r block Negocio que pertenece y es administrado por los cónyuges Si usted y su cónyuge son dueños de un negocio, lo operan conjuntamente y comparten las ganancias y pérdidas, ustedes son socios en una sociedad colectiva, independientemente de si tienen o no un acuerdo formal de sociedad. Www h&r block Vea la Publicación 541, Partnerships (Sociedades colectivas), en inglés, para más detalles. Www h&r block La sociedad colectiva es considerada el patrono de todo empleado y es responsable por todas las contribuciones sobre la nómina que se adeuden sobre salarios pagados a sus empleados. Www h&r block Excepción: Negocio en participación calificado. Www h&r block   Si usted y su cónyuge participan de manera considerable como los únicos socios o miembros de un negocio tenido y operado conjuntamente y radican un Formulario 1040-PR, Planilla para la Declaración de la Contribución Federal sobre el Trabajo por Cuenta Propia (Incluyendo el Crédito Contributivo Adicional por Hijos para Residentes Bona Fide de Puerto Rico), en conjunto para el año contributivo, pueden elegir que se les grave contribución como si fueran un negocio en participación calificado en vez de sociedad colectiva. Www h&r block Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR. Www h&r block Los matrimonios que eligen ser tratados como un negocio en participación calificado son tratados como empresarios por cuenta propia para propósitos contributivos. Www h&r block Cualesquiera de los cónyuges que son empresarios por cuenta propia puede radicar y pagar las contribuciones sobre la nómina que se adeudan de los salarios de los empleados utilizando el EIN de la empresa por cuenta propia del cónyuge. Www h&r block Para obtener más información sobre negocios en participación calificados, visite el sitio web IRS. Www h&r block gov y escriba “ Qualified Joint Venture ” en el encasillado de búsqueda. Www h&r block La información está disponible en inglés. Www h&r block 3. Www h&r block Número de identificación patronal (EIN) El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número que consta de nueve dígitos que el IRS expide a los patronos. Www h&r block Los dígitos están organizados de la siguiente manera: 00-0000000. Www h&r block Dicho número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos, así como las de ciertos negocios y otras organizaciones y entidades que no tienen empleados. Www h&r block Debe anotar el EIN en toda planilla, anexo y correspondencia relacionada con su negocio que envíe al IRS y a la SSA. Www h&r block Si no tiene un EIN, puede solicitarlo a través de Internet. Www h&r block Acceda a IRS. Www h&r block gov y pulse sobre el enlace “Apply for an EIN Online” (Solicitar un EIN en línea), que se encuentra bajo Tools (Herramientas). Www h&r block O, puede enviar por correo o por fax el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), al IRS. Www h&r block Si no tiene un EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, radique una planilla en papel y escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número. Www h&r block Si usted adquirió el negocio de otro patrono, no utilice el número asignado a éste último. Www h&r block No utilice un número de Seguro Social (SSN) en lugar de un número de identificación patronal (EIN). Www h&r block Usted deberá tener solamente un EIN. Www h&r block Si tiene más de uno, escriba a la oficina del IRS donde radica sus planillas a la dirección a la cual envía las planillas “sin un pago”, la cual aparece en las instrucciones para el Formulario 941-PR, Formulario 944(SP) o Formulario 943-PR. Www h&r block O llame a la Línea para asuntos relacionados con las contribuciones de negocios y contribuciones especiales del IRS al 1-800-829-4933. Www h&r block Las personas sordas, quienes tienen limitación auditiva o impedimentos del habla (los usuarios del sistema TDD/TTY) pueden llamar al 1-800-829-4059. Www h&r block Un empleado del IRS le indicará cuál EIN debe utilizar. Www h&r block Para mas información, vea la Publicación 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación patronal: Información para entender su EIN) o la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo montar un negocio y mantener documentación), ambas en inglés. Www h&r block 4. Www h&r block Número de Seguro Social (SSN) El número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado consta de nueve dígitos, organizados de la manera siguiente: 000-00-0000. Www h&r block Tiene que tener el nombre y SSN de cada empleado e incluirlos correctamente en el Formulario 499R-2/W-2PR que le prepare. Www h&r block De no ser así, podría estar sujeto a pagar una multa, a menos que tenga una causa razonable. Www h&r block Vea la Publicación 1586, Reasonable Cause Regulations & Requirements for Missing and Incorrect Name/TINs (Reglamentación y requisitos de causa razonable sobre nombres/números de identificación del contribuyente que faltan o están incorrectos), en inglés, para más información. Www h&r block Tarjeta de Seguro Social del empleado. Www h&r block   Deberá pedirle a cada empleado que le muestre su tarjeta de Seguro Social. Www h&r block El empleado puede mostrarle su tarjeta de Seguro Social si la tiene disponible. Www h&r block No acepte una tarjeta de Seguro Social que indique “ Not Valid for Employment ” (No válida para empleo). Www h&r block Una tarjeta con esta leyenda no permite empleo. Www h&r block Usted puede (pero no se le obliga) fotocopiar la tarjeta de Seguro Social de su empleado si éste se la muestra. Www h&r block Si un empleado no tiene una tarjeta de Seguro Social o le hace falta una nueva, el empleado deberá solicitarla usando el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, disponible en español, y presentar la documentación solicitada. Www h&r block El empleado tiene que completar y firmar el Formulario SS-5-SP; el patrono no lo puede radicar. Www h&r block Si el empleado ha superado su límite anual y de por vida para el número de tarjetas de reemplazo permitidos, se le puede pedir que proporcione una carta para acompañar el Formulario SS-5-SP. Www h&r block Si el empleado ha solicitado un SSN pero aún no lo tiene al momento de prepararle su Formulario 499R-2/W-2PR, escriba “Solicitado” en la planilla. Www h&r block Cuando el empleado reciba su SSN, radique la Copia A del Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, para incluir el SSN del empleado. Www h&r block Escriba correctamente el nombre y número de Seguro Social del empleado. Www h&r block   Escriba el nombre y número de Seguro Social de cada empleado, tal como aparece en su tarjeta de Seguro Social. Www h&r block Si el nombre no es el correcto tal como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a un matrimonio o divorcio), el empleado deberá solicitar una tarjeta corregida a la SSA. Www h&r block Siga usando el nombre antiguo hasta que el empleado le muestre la tarjeta de Seguro Social nueva con su nombre corregido. Www h&r block   Si la SSA expide una tarjeta de reemplazo al empleado después de que haya cambiado de nombre o una tarjeta nueva con un número de Seguro Social debido a un cambio de condición laboral de un extranjero, radique un Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir el nombre y número de Seguro Social indicado en el Formulario 499R-2/W-2PR que más recientemente haya radicado. Www h&r block No es necesario corregir otros años si el nombre y número de Seguro Social antiguos fueron usados para los años anteriores a su más reciente Formulario 499R-2/W-2PR. Www h&r block Dónde se obtienen los formularios para solicitar un Número de Seguro Social. Www h&r block   Para obtener un ejemplar del Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social en español, llame al 1-800-772-1213. Www h&r block Esta persona le pedirá su código postal (ZIP code) y con esta información le informará dónde podrá obtener el Formulario SS-5-SP en una localidad cercana. Www h&r block   También, podrá acceder al sitio web de la Administración del Seguro Social (SSA por sus siglas en inglés) www. Www h&r block segurosocial. Www h&r block gov para descargar el Formulario SS-5-SP. Www h&r block Verificación de los números de Seguro Social. Www h&r block   Los patronos y los agentes de reportación autorizados pueden utilizar el Servicio de Verificación de Números de Seguro Social (conocido en inglés como, Social Security Number Verification Service o SSNVS, por sus siglas en inglés) para verificar inmediatamente hasta 10 nombres y números de Seguro Social (por cada pantalla) en una sesión. Www h&r block O, puede cargar un archivo electrónico de hasta 250,000 nombres y números de Seguro Social y, por lo general, recibirá los resultados el próximo día laborable. Www h&r block Si desea más información, visite www. Www h&r block socialsecurity. Www h&r block gov/employer/ssnv. Www h&r block htm. Www h&r block La información está disponible en inglés. Www h&r block Inscripción para el servicio SSNVS. Www h&r block   Para obtener acceso al servicio SSNVS, primero tiene que inscribirse en línea y recibir autorización de parte de su patrono. Www h&r block Para inscribirse, visite el sitio web de la SSA, www. Www h&r block ssa. Www h&r block gov/employer, en inglés, y pulse sobre el enlace “ Business Services Online ” (Servicios en línea para negocios), en inglés. Www h&r block Siga las instrucciones de inscripción y obtenga un “ User ID ” (Número de identificación de usuario) y una contraseña. Www h&r block Necesita proveer la siguiente información sobre usted y su compañía: Nombre, Número de Seguro Social, Fecha de nacimiento, Tipo de negocio, Número de identificación patronal (EIN), Nombre, dirección y número de teléfono de la compañía y Dirección de correo electrónico (email). Www h&r block   Cuando haya completado el proceso de inscripción en línea, la SSA le enviará por correo a su patrono un código de activación que sólo puede ser utilizado una sola vez. Www h&r block Tiene que ingresar el código de activación en línea para utilizar el SSNVS. Www h&r block Número de identificación personal del contribuyente (ITIN) del IRS para extranjeros. Www h&r block   No acepte un número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés) en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros propósitos del trabajo. Www h&r block El ITIN es sólo para extranjeros residentes y no residentes que no pueden obtener un SSN por su estatus migratorio y que necesitan identificarse para otros propósitos de la contribución. Www h&r block Se puede identificar un ITIN porque éste consta de nueve dígitos, comienza con el número “9” y tiene un “7” o un “8” como cuarto dígito, y tiene el mismo formato que el SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN. Www h&r block Un individuo que tiene un ITIN y luego cambia su estatus migratorio en los EE. Www h&r block UU. Www h&r block tiene que obtener un SSN. Www h&r block Si la persona tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos (y por consiguiente, en Puerto Rico), indíquele a la persona que solicite un SSN. Www h&r block No utlice un ITIN en lugar de un SSN en el Formulario 499R-2/W-2PR. Www h&r block 5. Www h&r block Salarios y otra compensación Por regla general, todos los salarios están sujetos a las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y a la contribución al fondo federal para el desempleo (contribución FUTA). Www h&r block Sin embargo, los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social y a la contribución FUTA están limitados a un máximo anual (base salarial) que usted paga a cada empleado anualmente. Www h&r block Para el año 2014, la base salarial es $117,000. Www h&r block Una vez que haya pagado $117,000 a cierto empleado durante 2014, incluyendo propinas, no siga reteniéndole la contribución al Seguro Social sobre toda cantidad que le pague al empleado durante el resto del año. Www h&r block La base salarial para la contribución FUTA es de $7,000 para 2014. Www h&r block Toda remuneración, incluyendo propinas pagadas por servicios prestados, está sujeta a la contribución al Medicare. Www h&r block Los pagos pueden ser en efectivo o en otra forma, tal como el uso de un automóvil para uso personal. Www h&r block El término salarios incluye jornales, sueldos, vacaciones, bonificaciones, comisiones y beneficios marginales. Www h&r block No importa cómo se calculen o se hagan los pagos. Www h&r block Vea la tabla en el apartado 15 para excepciones a las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y FUTA. Www h&r block Vea los apartados 6 y 7 para una explicación de cómo se aplican las reglas a propinas y a los trabajadores agrícolas. Www h&r block Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare corresponden a la mayoría de los pagos de la compensación por enfermedad, incluyendo los pagos que hacen terceros pagadores, tales como compañías de seguros. Www h&r block Ciertas reglas especiales corresponden a la información de pagos de compensación por enfermedad hechos por terceros. Www h&r block Vea la explicación más adelante en este apartado, así como en la Publicación 15-A, en inglés. Www h&r block Determine el valor de remuneración en forma de especie (tales como mercancías, alojamiento y alimentos) basándose en su valor normal en el mercado. Www h&r block No obstante, vea Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados , más adelante. Www h&r block Aparte de algunos trabajadores agrícolas y empleados domésticos, este tipo de remuneración puede estar sujeta a las contribuciones al Seguro Social, Medicare y FUTA. Www h&r block Las remuneraciones retroactivas, incluyendo aumentos retroactivos (pero no las cantidades pagadas por daños y perjuicios), se tributan como remuneraciones ordinarias para el año en que se pagan. Www h&r block Para más información sobre la declaración de las remuneraciones retroactivas a la SSA, vea la Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (Cómo declarar salarios retroactivos y pagos especiales de salarios a la Administración del Seguro Social), en inglés. Www h&r block Gastos de viaje y de representación. Www h&r block   Los pagos que usted haga a su empleado por gastos de viaje, así como por otros gastos necesarios relacionados con su negocio, se incluyen generalmente en los salarios sujetos a contribución si: a. Www h&r block   el empleado que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige, no presenta evidencia que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes o b. Www h&r block   usted le entrega al empleado una cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al empleado no se le exige que devuelva, o si se le exige que lo haga, no devuelve oportunamente toda cantidad sobrante que no pudo justificar por qué se quedó con ella. Www h&r block Reglas especiales para empleados agrícolas y domésticos. Www h&r block   Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación de las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y para el desempleo federal (FUTA). Www h&r block Vea los apartados 7 , 8 y 10 . Www h&r block Compensación por enfermedad El IRS espera cambiar la información de resumen de compensación por enfermedad pagada por un tercero y los requisitos de presentación de los salarios pagados en 2014. Www h&r block La información acerca de este cambio se incluirá en la revisión de la Pub. Www h&r block 15-A, que se espera publicar en IRS. Www h&r block gov en diciembre de 2014. Www h&r block Por regla general, la compensación por enfermedad es toda cantidad pagada conforme a un plan efectuado por la ausencia temporera del empleo de parte de un empleado, debida a lesión, enfermedad o incapacidad. Www h&r block El patrono o un tercero, tal como una compañía de seguros, puede efectuar los pagos. Www h&r block Los beneficios pagados pueden ser de duración corta o larga. Www h&r block Se muestra en el comprobante de retención frecuentemente como un porcentaje del salario normal del empleado. Www h&r block La compensación por enfermedad está sujeta, por lo general, al pago de las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y FUTA. Www h&r block La compensación por enfermedad está exenta de estas contribuciones después de 6 meses contados a partir del mes natural que el empleado trabajó por última vez para el patrono. Www h&r block En la Publicación 15-A se explican las reglas contributivas de empleo que se aplican al pago por enfermedad, beneficios por incapacidad y otros pagos similares a los empleados. Www h&r block La compensación por enfermedad pagada a un empleado por un tercero, por ejemplo, un agente fiduciario, se deberá tratar de manera especial al finalizar el año debido a que el IRS concilia los Formularios 941-PR trimestrales (o el Formulario 944(SP)) de un patrono con los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR que se radican al terminar el año. Www h&r block La información que sigue a continuación le proporciona las reglas generales acerca de cómo declarar la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador. Www h&r block Terceros pagadores. Www h&r block   Si retiene las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare de personas por las cuales no radica el Formulario 499R-2/W-2PR, deberá radicar, por separado, un Formulario W-3PR junto con un solo Formulario 499R-2/W-2PR sustituto que indique lo siguiente: escriba en el encasillado 1 del Formulario 499R-2/W-2PR “Third party sick-pay recap” (Recapitulación de compensación por enfermedad del tercero pagador), en vez del nombre del empleado, o escríbalo en el encasillado b del Formulario W-3PR, en vez del número total de Formularios 499R-2/W-2PR que envíe. Www h&r block En el encasillado 17, anote el total de la compensación por enfermedad pagada al empleado sujeta a la contribución al Seguro Social del mismo. Www h&r block En el encasillado 18, anote la cantidad de la contribución al Seguro Social retenida al empleado. Www h&r block En el encasillado 19, anote la cantidad de la compensación por enfermedad sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado. Www h&r block En el encasillado 20, anote la cantidad total retenida para la contribución Medicare correspondiente al empleado (incluyendo la Contribución Adicional al Medicare, si corresponde). Www h&r block En el Formulario W-3PR que prepare por separado, llene solamente los encasillados a, b (vea la información anterior), c, d, e, 7 y del 10 al 13. Www h&r block Patronos. Www h&r block   Si tiene empleados que han recibido pagos de compensación por enfermedad procedentes de una compañía de seguros o de algún otro tercero pagador, deberá declarar en el Formulario 499R-2/W-2PR del empleado: en el encasillado 7, la cantidad total de la compensación por enfermedad que el empleado debe incluir en su ingreso; en el encasillado 13, toda contribución sobre ingresos retenida de la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador; en el encasillado 17, la porción de la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución al Seguro Social correspondiente al empleado; en el encasillado 18, la contribución al Seguro Social correspondiente al empleado que haya sido retenida por el tercero pagador; en el encasillado 19, la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado (incluyendo la Contribución Adicional al Medicare, si corresponde) y en el encasillado 20, la contribución Medicare correspondiente al empleado retenida por el tercero pagador. Www h&r block   Si no incluye alguna parte del pago de compensación por enfermedad en el ingreso del empleado debido a que éste pagó una porción de las primas, deberá informarle al empleado la parte no incluida. Www h&r block   El patrono tiene la opción de incluir la compensación por enfermedad pagada por terceros junto con los salarios declarados en el Formulario 499R-2/W-2PR o de declarar la compensación por separado en un segundo Formulario 499R-2/W-2PR en el que indicará que la cantidad fue compensación por enfermedad pagada por un tercero. Www h&r block En ambas opciones, la Copia A de los Formularios 499R-2/W-2PR deberá ser radicada ante la SSA. Www h&r block Nota:   Si el tercero pagador no le notifica a tiempo al patrono acerca de los pagos de compensación por enfermedad, el tercero pagador, no el patrono, será responsable de radicar los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes a cada uno de los empleados que recibieron los pagos, así como el Formulario W-3PR. Www h&r block Para obtener mayor información sobre este tema, vea Sick Pay Reporting (Informe de pagos por enfermedad), en el apartado 6 de la Publicación 15-A, en inglés. Www h&r block Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados Por lo general, los beneficios marginales tienen que incluirse en el ingreso bruto del empleado que los recibe y, además, los mismos están sujetos al pago de contribuciones relacionadas con el empleo. Www h&r block Los beneficios marginales incluyen los siguientes beneficios proporcionados por el patrono al empleado: el uso de un automóvil, viajes en aviones, viajes gratis (o con descuento) en líneas aéreas comerciales, vacaciones, descuentos en mercancías o servicios, membresías en clubes campestres u otro tipo de clubes, así como boletos de entrada a eventos deportivos u otra clase de entretenimiento. Www h&r block Por lo general, la cantidad que se incluye en el ingreso bruto del empleado es el exceso del valor justo de mercado del beneficio proporcionado por el patrono sobre la suma pagada por el empleado y toda cantidad excluida por ley. Www h&r block Ciertos beneficios marginales están específicamente excluidos por ley. Www h&r block Para más información sobre los beneficios marginales, vea la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva para patronos sobre los beneficios marginales), en inglés. Www h&r block Cuándo se tratan los beneficios marginales como pagados al empleado. Www h&r block   Puede optar por tratar ciertos beneficios marginales que no sean dinero en efectivo (incluyendo el uso personal de un automóvil proporcionado por usted) como pagados durante el período regular de nómina, trimestralmente, semestralmente, o de alguna otra manera que usted elija, pero tienen que ser tratados como pagados por lo menos anualmente. Www h&r block No tiene que escoger formalmente las fechas de pago, ni notificarlas al IRS. Www h&r block No está obligado a hacer uso de la misma base para todos los empleados y puede cambiarla tan a menudo como lo desee, siempre que todos los beneficios marginales proporcionados a los empleados en un año natural sean tratados como pagados a más tardar el 31 de diciembre de dicho año natural. Www h&r block Sin embargo, vea Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre , más adelante. Www h&r block   Se puede tratar el valor de un solo beneficio marginal tributable que no es en efectivo como pagado en una o más fechas distintas en el mismo año natural, aun en el caso en que el empleado reciba todo el beneficio de una vez. Www h&r block Sin embargo, una vez seleccionadas las fechas de pago, se tienen que declarar las contribuciones en su planilla de contribución para el mismo período contributivo durante el cual usted los consideró pagados. Www h&r block Esta elección no se aplica a un beneficio marginal en el que se transfieren bienes muebles o propiedad personal de inversión. Www h&r block Retención de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare sobre los beneficios marginales. Www h&r block   Deberá añadir el valor de los beneficios marginales a los salarios regulares del período de nómina y después procederá a calcular la contribución al Seguro Social y la contribución al seguro Medicare sobre la cantidad total. Www h&r block   Si la cantidad de contribución al Seguro Social y de contribución al seguro Medicare que retiene al empleado durante un año natural es menor que la cantidad requerida, pero usted declara la cantidad correcta, puede cobrarle al empleado la cantidad de contribución que no le retuvo. Www h&r block Depósito de la contribución sobre los beneficios marginales. Www h&r block   Cuando hayan sido escogidas las fechas de pago de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución, tiene que depositar las contribuciones en el mismo período de depósito en el cual trató a los beneficios marginales como pagados a los empleados. Www h&r block Puede hacer un estimado razonable del valor de los beneficios marginales. Www h&r block Por regla general, el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución proporcionados durante un año natural tiene que ser determinado a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Www h&r block   Puede reclamar un reintegro de los pagos de contribución hechos en exceso o puede optar por que el exceso se le acredite a la próxima planilla de contribución sobre la nómina que radique. Www h&r block Si depositó menos de la cantidad requerida, vea Multas relacionadas con los depósitos , en el apartado 11. Www h&r block Valorización de vehículos proporcionados a los empleados. Www h&r block   Si le proporciona a sus empleados un vehículo, puede determinar el valor verdadero de este beneficio marginal para el año natural entero tomando en consideración el uso comercial del vehículo, o puede considerar el uso total durante el año como personal e incluir el 100% del valor del uso del vehículo en los sueldos y salarios pagados al empleado. Www h&r block Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre. Www h&r block   Puede optar por considerar el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución proporcionados a sus empleados durante noviembre y diciembre como pagados en el año siguiente. Www h&r block Sin embargo, esto se aplica únicamente a los beneficios que realmente se provean durante noviembre y diciembre, no a los que se consideran pagados durante esos meses. Www h&r block   Si opta por usar la regla especial, tiene que notificárselo a los empleados afectados por la misma. Www h&r block Debe entregarle la notificación directamente al empleado entre la última fecha de pago de salarios correspondiente al año natural y (o cerca de) la fecha en que se le entregue al empleado el Formulario 499R-2/W-2PR. Www h&r block Si hace uso de esta regla especial, el empleado también tiene que hacerlo para todo propósito y para el mismo período de tiempo que usted la usa. Www h&r block No puede usar esta regla especial cuando el beneficio es una transferencia de bienes inmuebles o propiedad (tanto tangible como intangible) que se tiene principalmente para propósitos de inversión a su empleado. Www h&r block 6. Www h&r block Propinas Las propinas que sus empleados reciben de los clientes están, generalmente, sujetas a la retención de la contribución al Seguro Social y de la contribución al seguro Medicare. Www h&r block Sus empleados tendrán que declararle la cantidad de propinas que recibieron, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibieron las propinas. Www h&r block El informe deberá incluir también las propinas que usted pagó a los empleados de los cargos a clientes, propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes, y propinas recibidas de otros empleados bajo cualquier acuerdo de propinas compartidas. Www h&r block El informe deberá incluir las propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes así como las que recibieron indirectamente. Www h&r block Dicho informe no deberá contener las propinas que el empleado haya pagado a otros empleados. Www h&r block No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es menos de $20. Www h&r block Los empleados pueden usar el Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el Empleado, u otro documento similar, para declararle las propinas que reciben durante el mes. Www h&r block Pueden usar también el Formulario 4070A-PR, Registro Diario de Propinas del Empleado, en donde ellos pueden mantener un registro de las propinas recibidas. Www h&r block Ambos formularios están incluidos en la Publicación 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el Empleado e Informe al Patrono, la cual puede obtener en el sitio web del IRS, en IRS. Www h&r block gov. Www h&r block El informe tiene que ser firmado por el empleado y tiene que incluir: El nombre, dirección y SSN del empleado, El nombre y la dirección del patrono, El mes o período declarado y El total de las propinas recibidas durante el mes o período. Www h&r block Recaudación de las contribuciones sobre las propinas. Www h&r block   Usted tiene que retener la parte correspondiente al empleado de la contribución al Seguro Social y la contribución al seguro Medicare correspondientes al total de propinas declaradas por los empleados. Www h&r block También puede retener de los salarios o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición, la cantidad de contribuciones correspondientes a las propinas. Www h&r block No retenga más contribución al Seguro Social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos ascienda a $117,000 para 2014. Www h&r block Reténgale al empleado la contribución Medicare sobre todos los salarios y propinas de éste durante todo el año. Www h&r block Usted es responsable de la contribución patronal al Seguro Social hasta que el total de salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido ($117,000) para el año. Www h&r block Usted mismo es responsable de pagar la contribución al Medicare correspondiente al patrono durante todo el año sobre los salarios y propinas. Www h&r block Radique el Formulario 941-PR (o el Formulario 944(SP)) para declarar la retención de contribución sobre propinas. Www h&r block Las reglas que corresponden a la retención de la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Medicare sobre las propinas también corresponden a la retención adicional de la contribución al Medicare una vez que los salarios y las propinas excedan de $200,000 en el año natural. Www h&r block Regla de disposición. Www h&r block   Si no tiene suficientes fondos para retener la contribución al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas de un empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibe el informe de propinas del empleado, usted dejará de ser responsable de la retención de la contribución al Seguro Social y al Medicare del empleado relacionada con las propinas. Www h&r block Informe de propinas. Www h&r block   Declare propinas y la cantidad de contribuciones al Seguro Social y al Medicare que retuvo o no pudo retenerle al empleado en las casillas 22 y 23 del Formulario 499R-2/W-2PR, en las líneas 5b, 5c y 5d del Formulario 941-PR y en las líneas 4b, 4c y 4d del Formulario 944(SP). Www h&r block Informe un ajuste en la línea 9 del Formulario 941-PR o en la línea 6 del Formulario 944(SP) para las contribuciones no retenidas del Seguro Social o Medicare. Www h&r block No incluya en el formulario 499R2/W-2PR la Contribucion Adicional al Medicare que no pudo retenerle al empleado. Www h&r block La tabla que aparece en el apartado 15 muestra el trato de las propinas para propósitos de la contribución FUTA. Www h&r block   El Revenue Ruling 2012-18 (Reglamento de Rentas Internas 2012-18) provee pautas a patronos sobre las contribuciones al Seguro Social y al Medicare que se imponen sobre las propinas, incluyendo información sobre cómo se informa la parte correspondiente al patrono de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare conforme la sección 3121(q), la diferencia entre las propinas y los cargos administrativos y el crédito conforme a la sección 45B. Www h&r block El Reglamento de Rentas Internas 2012-18, que se encuentra en la página 1032 del Boletín de Rentas Internas 2012-26, está disponible en inglés en www. Www h&r block irs. Www h&r block gov/irb/2012-26_IRB/ar07. Www h&r block html. Www h&r block Se le permite establecer un sistema de declaración electrónica de propinas para sus empleados. Www h&r block Vea la sección 31. Www h&r block 6053-1(d) de los Reglamentos, en inglés, para más detalles. Www h&r block 7. Www h&r block Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo agrícola Las condiciones que se describen a continuación se aplican solamente en el caso del trabajo agrícola. Www h&r block Por lo general, usted es un patrono agrícola si sus empleados: Crían o cosechan productos agrícolas u hortícolas en una finca (incluyendo la cría y alimentación de animales); Realizan labores relacionadas con la operación, administración, preservación, mejora y mantenimiento de su finca y de su equipo y herramientas; Prestación de servicios relativos al salvamento de la madera, la limpieza de la tierra, de maleza y otros residuos dejados luego del paso de un huracán (también conocido como el trabajo de huracanes); Manipulan, procesan o empacan productos agrícolas u hortícolas si usted cultivó más de la mitad de estos productos (para un grupo de hasta 20 operadores no incorporados, tuvo que haber cultivado estos productos en su totalidad); o Hacen trabajo para usted relacionado con el desmote de algodón, la producción o procesamiento de aguarrás, productos resinosos o la operación y mantenimiento de instalaciones para la irrigación. Www h&r block Con este fin, el término “granja” incluye ganado, productos lácteos, aves, frutas, animales para peletería, y las huertas, así como las plantaciones, los ranchos, viveros, pasturas, invernaderos y otras estructuras similares utilizadas principalmente para la cría de productos agrícolas u hortícolas y los huertos. Www h&r block Trabajo agrícola no incluye actividades de reventa que no impliquen una actividad cuantiosa de la producción de productos agrícolas u hortícolas, tales como una tienda al detal o un invernadero utilizados principalmente para la exhibición o el almacenaje. Www h&r block Un copartícipe (aparcero) que trabaja para usted no es su empleado. Www h&r block Sin embargo, el copartícipe podría estar sujeto a la contribución federal sobre el trabajo por cuenta propia. Www h&r block Por lo general, la aparcería es un arreglo por el cual ciertos productos o artículos de comercio se comparten entre el copartícipe y el propietario (o el inquilino o arrendatario) del terreno. Www h&r block Para más detalles, vea la sección 31. Www h&r block 3121(b)(16)-1 de los Reglamentos. Www h&r block El requisito de los $150 o $2,500. Www h&r block   Todas las remuneraciones en efectivo que usted le paga a un empleado por trabajo agrícola durante el año están sujetas a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare si uno de los dos requisitos siguientes le corresponde: Pagó salarios en efectivo de $150 o más a un empleado durante el año (incluya todos los salarios en efectivo pagados a base de tiempo, a destajo o cualquier otra base). Www h&r block El requisito de los $150 o más al año se aplica por separado a cada empleado agrícola que trabaje para usted. Www h&r block Si contrata a una familia de trabajadores, se considera a cada miembro de la familia por separado. Www h&r block No cuente los salarios recibidos por el empleado mientras éste prestaba servicios a otros patronos. Www h&r block Pagó salarios (tanto en efectivo como en especie) de $2,500 o más durante el año a todos sus empleados por concepto de trabajo agrícola. Www h&r block Excepciones. Www h&r block   El requisito de los $150 y el de los $2,500 no rigen sobre las remuneraciones que le paga a un trabajador agrícola que recibe menos de $150 en concepto de salarios anuales en efectivo y las remuneraciones no están sujetas a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, aun cuando pague $2,500 o más en ese año a todos sus trabajadores agrícolas si el trabajador agrícola: Trabaja en agricultura en labores manuales relacionadas con la cosecha, Recibe paga basada en una tarifa establecida de acuerdo a tareas realizadas en un trabajo a destajo que suele ser pagado de esa manera en la región donde el trabajador está empleado, Viaja todos los días desde su hogar al sitio de trabajo y Estuvo empleado en agricultura durante un período menor de 13 semanas durante el año natural anterior. Www h&r block Las cantidades que le paga a sus trabajadores temporeros, sin embargo, se toman en cuenta para los efectos del requisito de los $2,500 para determinar si las remuneraciones que le paga a los demás trabajadores agrícolas están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare. Www h&r block 8. Www h&r block Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo doméstico Usted tiene un empleado doméstico si contrató a alguien para que lleve a cabo trabajo doméstico y ese trabajador es su empleado. Www h&r block El trabajador es su empleado si usted puede controlar qué trabajo se hace y cómo se hace dicho trabajo. Www h&r block Si el trabajor es su empleado, no importa si éste trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial o si lo contrató mediante una agencia o una lista provista por la agencia o asociación. Www h&r block Además, tampoco importa si le paga al trabajador por hora, por día, por semana o a destajo. Www h&r block Trabajo doméstico. Www h&r block   El trabajo doméstico es trabajo que se lleva a cabo en su hogar o en los alrededores de éste. Www h&r block Algunos ejemplos de trabajadores que llevan a cabo trabajo doméstico son: Niñeras, Guardianes (celadores), Personal de limpieza, Choferes, Profesionales de la salud (auxiliares), Amas de llaves, Criadas, Nodrizas (institutrices), Enfermeras privadas y Jardineros. Www h&r block Contribuciones al Seguro Social y al Medicare para 2014. Www h&r block   La contribución para el Seguro Social permanece en 6. Www h&r block 2% tanto para el empleado como para el patrono. Www h&r block La base límite de salario para el Seguro Social es $117,000. Www h&r block   Para el año 2014, la tasa de la contribución al Medicare permanece en 1. Www h&r block 45% tanto para el empleado como para el patrono. Www h&r block Esta tasa no ha cambiado de la tasa para el año 2013. Www h&r block No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos a la contribución al Medicare. Www h&r block Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare se aplican a los salarios de empleados domésticos a quienes usted les paga $1,900 o más en efectivo o de una forma equivalente de remuneración. Www h&r block Retención de la Contribución Adicional al Medicare. Www h&r block   Además de la retención de la contribución al Medicare de 1. Www h&r block 45%, usted tiene que retener la Contribución Adicional al Medicare de 0. Www h&r block 9% de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. Www h&r block Se le requiere a usted que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual usted le paga salarios en exceso de $200,000 a un empleado. Www h&r block Continúe reteniendo esta Contribución Adicional al Medicare en todo período de paga hasta que finalice el año natural. Www h&r block La Contribución Adicional al Medicare sólo se le impone al empleado. Www h&r block No hay una porción correspondiente al patrono de esta Contribución Adicional al Medicare. Www h&r block Todos los salarios que están sujetos a la contribución al Medicare, están sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000. Www h&r block   Si desea más información sobre cuáles salarios están sujetos a la contribución al Medicare, vea la tabla Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos , en el apartado 15 de esta publicación. Www h&r block Para más información, sobre la Contribución Adicional al Medicare visite IRS. Www h&r block gov y escriba “ Additional Medicare Tax ” en inglés, en la casilla Search (Buscar). Www h&r block La información está disponible en inglés. Www h&r block Requisito de $1,900. Www h&r block   Para 2014, se impondrán contribuciones sobre los salarios pagados en efectivo (independientemente de cuándo se hayan devengado los salarios) a un empleado doméstico durante el año natural como remuneración por servicios prestados si, durante ese año, le paga al empleado salarios en efectivo de $1,900 o más. Www h&r block Este requisito de los $1,900 en el año se aplica a cada empleado doméstico por separado. Www h&r block Pagos que no se consideran salarios. Www h&r block   No considere como salarios los pagos que efectúa como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare a cualquiera de las personas indicadas a continuación, aunque dichos salarios totalicen $1,900 o más durante el año. Www h&r block Su cónyuge. Www h&r block Su hijo menor de 21 años de edad. Www h&r block Su padre o su madre. Www h&r block Excepción: Considere estos pagos como salarios si ambas condiciones descritas a continuación le corresponden: Su padre o madre cuida a su hijo que: Es menor de 18 años de edad o Tiene una condición física o mental que requiere que lo cuide un adulto durante por lo menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual los servicios fueron provistos. Www h&r block Su estado civil es uno de los siguientes: Usted está divorciado y no se ha vuelto a casar, Usted es viudo o Usted está viviendo con un cónyuge cuya condición física o mental le prohíbe a él o a ella de cuidar de su hijo por al menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual los servicios fueron provistos. Www h&r block Un empleado que sea menor de 18 años en cualquier momento durante el año. Www h&r block Excepción: Considere estos pagos como salarios si los servicios domésticos prestados es la ocupación principal del empleado. Www h&r block Si el empleado es un estudiante, entonces los servicios domésticos prestados no se consideran como una ocupación principal. Www h&r block El cálculo de la contribución se hace solamente sobre los salarios pagados en efectivo a trabajadores domésticos que satisfacen el requisito de los $1,900 al año. Www h&r block Si le paga al empleado menos de $1,900 en salarios en efectivo en el año 2014, ninguno de los salarios que paga se consideran como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare. Www h&r block Sin embargo, todo pago que no sea en efectivo que usted efectúe no se considera como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare. Www h&r block Un pago por medio de cheque, giro, etc. Www h&r block , está sujeto a la contribución de la misma manera que un pago en efectivo. Www h&r block El valor de artículos (que no sean en efectivo), tales como comidas, hospedaje, ropas y otros artículos suministrados a un trabajador doméstico no está sujeto a la contribución al Seguro Social ni a la contribución al seguro Medicare. Www h&r block Sin embargo, el dinero en efectivo que usted le provea a su empleado en lugar de estos artículos que no son en efectivo sí se incluyen en los salarios en efectivo. Www h&r block Transportación (beneficios de transporte). Www h&r block   Para 2014, por lo general, usted puede proveerle a su empleado beneficios de transporte, tales como $130 por mes por transporte combinado en vehículos de desplazamiento de ida y vuelta al trabajo y pases o boletos de tránsito; $250 por mes por estacionamiento calificado; y en un año calendario, puede darle a su empleado $20 para el desplazamiento calificado de ida y vuelta al trabajo en bicicleta multiplicado por el número de meses, los cuales reúnen los requisitos, en los que dicho desplazamiento se haya realizado durante dicho año sin tener que incluir estos beneficios en los salarios en efectivo. Www h&r block Sin embargo, el valor de los beneficios de transporte que sean mayores de las cantidades especificadas al mes se incluye en los salarios. Www h&r block Vea Transportation (Commuting) Benefits (Beneficios para transportación (desplazamiento de ida y vuelta al trabajo)), en la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits, (Guía contributiva sobre beneficios marginales para patronos), en inglés, para más información. Www h&r block   Puede declarar los salarios que pagó a sus empleados domésticos de cualquiera de las siguientes maneras: En el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Www h&r block Este formulario se radica junto con el Formulario 1040-PR. Www h&r block Si no tiene que radicar el Formulario 1040-PR, puede entonces radicar el Anexo H-PR por sí solo o Si tiene negocio y radica el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR), puede incluir las contribuciones sobre el trabajo de empleados domésticos junto con los salarios de los demás empleados en dichos formularios. Www h&r block   Si usted es dueño de un negocio como propietario único o si su hogar está en una finca que opera con fines de ganancia, puede escoger una de dos maneras para pagar sus contribuciones sobre empleados domésticos para el año 2014: Puede pagar las contribuciones sobre el empleo doméstico junto con sus contribuciones al Seguro Social y al Medicare al radicar el Anexo H-PR junto con el Formulario 1040-PR. Www h&r block Si radica el Anexo H-PR, no incluya dichas contribuciones (las del empleo doméstico) al determinar los requisitos de depósito ni al hacer depósitos de contribución, como se explica en el Formulario 1040-ES (PR), Contribuciones Federales Estimadas del Trabajo por Cuenta Propia y sobre el Empleo de Empleados Domésticos — Puerto Rico. Www h&r block Si paga sus contribuciones sobre el empleo doméstico junto con sus planillas de contribución sobre la nómina, entonces tiene que informar sus contribuciones sobre el empleo doméstico junto con las otras contribuciones sobre la nómina en el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR, si es patrono de empleados agrícolas) y el Formulario 940-PR. Www h&r block Vea el apartado 11 para más información sobre las reglas de depósito. Www h&r block Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA). Www h&r block   La Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) cubre a los empleados domésticos que prestan servicios en una residencia privada, en un club universitario o en una fraternidad o hermandad femenina (sorority). Www h&r block Están sujetos a la contribución para el desempleo todos los patronos que pagaron $1,000 o más por dichos servicios en algún trimestre del año actual o el año anterior. Www h&r block Si usted pagó $1,000 o más por servicios domésticos en algún trimestre de 2013 ó 2014, los primeros $7,000 de los salarios en efectivo que le paga a cada empleado doméstico en el 2014 son salarios sujetos a la contribución FUTA. Www h&r block Una vez pague $7,000 en salarios a un empleado durante el año 2014, no continúe calculando la contribución FUTA sobre cualquier salario que le paga al empleado durante el resto del año. Www h&r block   Si usa el Anexo H-PR para declarar la contribución FUTA sobre el ingreso de sus empleados domésticos, no tiene que radicar el Formulario 940-PR por separado para declarar la contribución FUTA. Www h&r block Puede calcular la contribuci
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SOI Tax Stats - Tax-Exempt Bond Statistics

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Snapshot of Tax-Exempt Bond Statistics

  • Includes data on "public purpose" (Governmental) bonds, obtained from Form 8038-G, Information Return for Tax-Exempt Governmental Obligations; as well as data on "private-activity" bonds, obtained from Form 8038, Information Return for Tax-Exempt Private Activity Bonds.
  • Analyzes the types of projects financed and the entire issue price of bonds.

For information about selected terms and concepts, a description of the data sources and limitations, and links to recent revisions of Forms 8038-G and 8038, please visit the Tax-Exempt Bonds Studies Metadata page.

 


Statistical Tables

The following tables are available as Microsoft Excel® files.  A free Excel viewer is available for download, if needed.

All Municipal Bonds Reported on Forms 8038, 8038-B, 8038-G, and 8038-TC
 

    Classified by: Bond Type, Year of Issue
    Issue Years: 2010   2009

 

Tax-Exempt Governmental Bonds (Form 8038-G):
 

 All Bonds—Number of Bonds Issued, Entire Issue Price
    Classified by: Type of Bond, Term, Year of Issue
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2003–2004   1996–2002

1991–1995


 

 Long-Term Bonds—Number of Bonds Issued, Entire Issue Price
    Classified by: Purpose of Bond, Year of Issue
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2005   2003–2004   1996–2002

1991–1995


 

 Long-Term Bonds—Computation of Lendable Proceeds
    Classified by: Selected Purpose of Bond
    Issue Years:

2011   2010    2009    2008   2007   2006   2005   2003–2004   2002

1995


 

 New Money, Long-Term Bonds
    Classified by: Purpose of Bond, Size of Issue
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2003–2004   2002

1995


 

 New Money, Long-Term Bonds
    Classified by: State, Purpose of Bond
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2005   2003–2004   1996–2002

1995



Tax-Exempt Private-Activity Bonds (Form 8038):
 

 All Bonds—Number of Bonds Issued, Entire Issue Price
    Classified by: Type of Bond, Term, Year of Issue
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2003–2004   1996–2002

1988–1995


 

  Long-Term Bonds—Number of Bonds Issued, Entire Issue Price
    Classified by: Purpose of Bond, Year of Issue
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2005   2003–2004   1996–2002

1988–1995


 

 Long-Term Bonds—Computation of Lendable Proceeds
     Classified by: Selected Purpose of Bond
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2005   2003–2004   2002

1995


 

  New Money, Long-Term Bonds
    Classified by: Purpose of Bond, Size of Issue
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2003–2004   2002

1995


 

  New Money, Long-Term Bonds
    Classified by: State, Purpose of Bond
    Issue Years:

2011   2010   2009   2008   2007   2006   2005   2003–2004   1996–2002

1988–1995


 

Taxable Direct Payment Bonds 

    Classified by: Direct Payment Bond Type, Year of Issue
    Issue Years: 2010   2009

 
    Classified by: Purpose of Bond, Size of Issue
    Issue Years: 2010    2009

 
    Classified by: Selected States of Issue
    Issue Years: 2010    2009

 
 
  Specified Tax Credit Bonds
    Classified by: Selected States of Issue
    Issue Years: 2010


 

Tax Credit Bonds

    Classified by: Type
    Issue Years: 2011   2010

 
 
    Classified by: Tax Credit Bond Type, Size of Issue
    Issue Years: 2009

 
    Classified by: Selected States of Issue
    Issue Years: 2009

SOI Bulletin Articles

The following are available as PDF files.  A free Adobe® reader is available for download, if needed.


Other IRS Data and Related Links

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Page Last Reviewed or Updated: 22-Oct-2013

The Www H&r Block

Www h&r block Listed Property Table of Contents Topics - This chapter discusses: Useful Items - You may want to see: Listed Property DefinedPassenger Automobile Defined Dwelling Unit Other Property Used for Transportation Computers and Related Peripheral Equipment Predominant Use TestMeeting the Predominant Use Test Qualified Business Use Method of Allocating Use Applying the Predominant Use Test Deductions After Recovery Period Leased PropertyLessor Lessee What Records Must Be KeptAdequate Records Reporting Information on Form 4562 Deductions in Later Years Appendix Topics - This chapter discusses: Listed property defined The predominant use test What records must be kept Useful Items - You may want to see: Publication 463 Travel, Entertainment, and Gift Expenses 587 Business Use of Your Home (Including Use by Day-Care Providers) 917 Business Use of a Car 946 How To Depreciate Property Form (and Instructions) 2106–EZ Unreimbursed Employee Business Expenses 2106 Employee Business Expenses 4255 Recapture of Investment Credit 4562 Depreciation and Amortization This chapter discusses some special rules and recordkeeping requirements for listed property. Www h&r block For complete coverage of the rules, including the rules concerning passenger automobiles, see Publication 946. Www h&r block If listed property is not used predominantly (more than 50%) in a qualified business use as discussed inPredominant Use Test, later, the section 179 deduction is not allowable and the property must be depreciated using the straight line method. Www h&r block Listed Property Defined Listed property is any of the following: Any passenger automobile (defined later), Any other property used for transportation, Any property of a type generally used for entertainment, recreation, or amusement (including photographic, phonographic, communication, and video recording equipment), Any computer and related peripheral equipment, defined later, unless it is used only at a regular business establishment and owned or leased by the person operating the establishment. Www h&r block A regular business establishment includes a portion of a dwelling unit (defined later), if, and only if, that portion is used both regularly and exclusively for business as discussed in Publication 587. Www h&r block Any cellular telephone (or similar telecommunication equipment) placed in service or leased in a tax year beginning after 1989. Www h&r block Passenger Automobile Defined A passenger automobile is any four-wheeled vehicle made primarily for use on public streets, roads, and highways and rated at 6,000 pounds or less of unloaded gross vehicle weight (at 6,000 pounds or less of gross vehicle weight for trucks and vans). Www h&r block It includes any part, component, or other item physically attached to the automobile or usually included in the purchase price of an automobile. Www h&r block A passenger automobile does not include: An ambulance, hearse, or combination ambulance-hearse used directly in a trade or business, and A vehicle used directly in the trade or business of transporting persons or property for compensation or hire. Www h&r block Dwelling Unit A dwelling unit is a house or apartment used to provide living accommodations in a building or structure. Www h&r block It does not include a unit in a hotel, motel, inn, or other establishment where more than half the units are used on a transient basis. Www h&r block Other Property Used for Transportation Other property used for transportation includes trucks, buses, boats, airplanes, motorcycles, and any other vehicles for transporting persons or goods. Www h&r block Listed property does not include: Any vehicle which, by reason of its design, is not likely to be used more than a minimal amount for personal purposes, such as clearly marked police and fire vehicles, ambulances, or hearses used for those purposes, Any vehicle that is designed to carry cargo and that has a loaded gross vehicle weight over 14,000 pounds, bucket trucks (cherry pickers), cement mixers, combines, cranes and derricks, delivery trucks with seating only for the driver (or only for the driver plus a folding jump seat), dump trucks (including garbage trucks), flatbed trucks, forklifts, qualified moving vans, qualified specialized utility repair trucks, and refrigerated trucks, Any passenger bus used for that purpose with a capacity of at least 20 passengers and school buses, Any tractor or other special purpose farm vehicle, and unmarked vehicles used by law enforcement officers if the use is officially authorized, and Any vehicle, such as a taxicab, if substantially all its use is in the trade or business of providing services to transport persons or property for compensation or hire by unrelated persons. Www h&r block Computers and Related Peripheral Equipment A computer is a programmable electronically activated device that: Is capable of accepting information, applying prescribed processes to the information, and supplying the results of those processes with or without human intervention, and Consists of a central processing unit with extensive storage, logic, arithmetic, and control capabilities. Www h&r block Related peripheral equipment is any auxiliary machine which is designed to be controlled by the central processing unit of a computer. Www h&r block Computer or peripheral equipment does not include: Any equipment which is an integral part of property which is not a computer, Typewriters, calculators, adding and accounting machines, copiers, duplicating equipment, and similar equipment, and Equipment of a kind, used primarily for the user's amusement or entertainment, such as video games. Www h&r block Predominant Use Test If “listed property,” defined earlier, placed in service after June 18, 1984, is not used predominantly (more than 50%) in a qualified business use during any tax year: The section 179 deduction on the property is not allowable, and You must depreciate the property using the straight line method. Www h&r block Listed property placed in service before 1987. Www h&r block   For listed property placed in service before 1987, depreciate the property over the following period: Class of Property Listed Property Recovery Period 3-year property 5 years 5-year property 12 years 10-year property 25 years 18-year real property 40 years 19-year real property 40 years If you must use the above recovery periods for listed property not used predominantly in a trade or business, use the percentages from Table 16 titled Listed Property Not Used Predominantly (Other Than 18- or 19-year Real Property), and Table 17 for 18- or 19-year real property, near the end of this publication in the Appendix. Www h&r block Listed property placed in service after 1986. Www h&r block   For information on listed property placed in service after 1986, see Publication 946. Www h&r block Meeting the Predominant Use Test Listed property meets the predominant use test for any tax year if its business use is more than 50% of its total use. Www h&r block You must allocate the use of any item of listed property used for more than one purpose during the tax year among its various uses. Www h&r block The percentage of investment use of listed property cannot be used as part of the percentage of qualified business use to meet the predominant use test. Www h&r block However, the combined total of business and investment use is taken into account to figure your depreciation deduction for the property. Www h&r block Note: Property does not stop being predominantly used in a qualified business use because of a transfer at death. Www h&r block Example. Www h&r block Sarah Bradley uses a home computer 50% of the time to manage her investments. Www h&r block She also uses the computer 40% of the time in her part-time consumer research business. Www h&r block Sarah's home computer is listed property because it is not used at a regular business establishment. Www h&r block Because her business use of the computer does not exceed 50%, the computer is not predominantly used in a qualified business use for the tax year. Www h&r block Because she does not meet the predominant use test, she cannot elect a section 179 deduction for this property. Www h&r block Her combined rate of business/investment use for determining her depreciation deduction is 90%. Www h&r block Qualified Business Use A qualified business use is any use in your trade or business. Www h&r block However, it does not include: The use of property held merely to produce income (investment use), The leasing of property to any 5% owner or related person (to the point that the property is used by a 5% owner or person related to the owner or lessee of the property), The use of property as compensation for the performance of services by a 5% owner or related person, or The use of property as compensation for the performance of services by any person (other than a5% owner or related person) unless the value of the use is included in that person's gross income for the use of the property and income tax is withheld on that amount where required. Www h&r block See Employees, later. Www h&r block 5% owner. Www h&r block   A 5% owner of a business, other than a corporation, is any person who owns more than 5% of the capital or profits interest in the business. Www h&r block   A 5% owner of a corporation is any person who owns, or is considered to own: More than 5% of the outstanding stock of the corporation, or Stock possessing more than 5% of the total combined voting power of all stock in the corporation. Www h&r block Related person. Www h&r block   A related person is anyone related to a taxpayer as discussed under Related persons, in chapter 2 under Nonqualifying Property in Publication 946. Www h&r block Entertainment Use The use of listed property for entertainment, recreation, or amusement purposes is treated as a qualified business use only to the extent that expenses (other than interest and property tax expenses) for its use are deductible as ordinary and necessary business expenses. Www h&r block See Publication 463. Www h&r block Leasing or Compensatory Use of Aircraft If at least 25% of the total use of any aircraft during the tax year is for a qualified business use, the leasing or compensatory use of the aircraft by a 5% owner or related person is treated as a qualified business use. Www h&r block Commuting The use of a vehicle for commuting is not business use, regardless of whether work is performed during the trip. Www h&r block Use of Your Passenger Automobile by Another Person If someone else uses your automobile, that use is not business use unless: That use is directly connected with your business, The value of the use is property reported by you as income to the other person and tax is withheld on the income where required, or The value of the use results in a payment of fair market rent. Www h&r block Any payment to you for the use of the automobile is treated as a rent payment for 3). Www h&r block Employees Any use by an employee of his or her own listed property (or listed property rented by an employee) in performing services as an employee is not business use unless: The use is for the employer's convenience, and The use is required as a condition of employment. Www h&r block Use for the employer's convenience. Www h&r block   Whether the use of listed property is for the employer's convenience must be determined from all the facts. Www h&r block The use is for the employer's convenience if it is for a substantial business reason of the employer. Www h&r block The use of listed property during the employee's regular working hours to carry on the employer's business is generally for the employer's convenience. Www h&r block Use required as a condition of employment. Www h&r block   Whether the use of listed property is a condition of employment depends on all the facts and circumstances. Www h&r block The use of property must be required for the employee to perform duties properly. Www h&r block The employer need not explicitly require the employee to use the property. Www h&r block A mere statement by the employer that the use of the property is a condition of employment is not sufficient. Www h&r block Example 1. Www h&r block Virginia Sycamore is employed as a courier with We Deliver which provides local courier services. Www h&r block She owns and uses a motorcycle to deliver packages to downtown offices. Www h&r block We Deliver explicitly requires all delivery persons to own a small car or motorcycle for use in their employment. Www h&r block The company reimburses delivery persons for their costs. Www h&r block Virginia's use of the motorcycle is for the convenience of We Deliver and is required as a condition of employment. Www h&r block Example 2. Www h&r block Bill Nelson is an inspector for Uplift, a construction company with many sites in the local area. Www h&r block He must travel to these sites on a regular basis. Www h&r block Uplift does not furnish an automobile or explicitly require him to use his own automobile. Www h&r block However, it reimburses him for any costs he incurs in traveling to the various sites. Www h&r block The use of his own automobile or a rental automobile is for the convenience of Uplift and is required as a condition of employment. Www h&r block Method of Allocating Use For passenger automobiles and other means of transportation, allocate the property's use on the basis of mileage. Www h&r block You determine the percentage of qualified business use by dividing the number of miles the vehicle is driven for business purposes during the year by the total number of miles the vehicle is driven for all purposes (including business miles) during the year. Www h&r block For other items of listed property, allocate the property's use on the basis of the most appropriate unit of time. Www h&r block For example, you can determine the percentage of business use of a computer by dividing the number of hours the computer is used for business purposes during the year by the total number of hours the computer is used for all purposes (including business hours) during the year. Www h&r block Applying the Predominant Use Test You must apply the predominant use test for an item of listed property each year of the recovery period. Www h&r block First Recovery Year If any item of listed property is not used predominantly in a qualified business use in the year it is placed in service: The property is not eligible for a section 179 deduction, and The depreciation deduction must be figured using the straight line method. Www h&r block Note: The required use of the straight line method for an item of listed property that does not meet the predominant use test is not the same as electing the straight line method. Www h&r block It does not mean that you have to use the straight line method for other property in the same class as the item of listed property. Www h&r block Years After the First Recovery Year If you use listed property predominantly (more than 50%) in a qualified business use in the tax year you place it in service, but not in a subsequent tax year during the recovery period, the following rules apply: Figure depreciation using the straight line method. Www h&r block Do this for each year, beginning with the year you no longer use the property predominantly in a qualified business use, and Figure any excess depreciation on the property and add it to: Your gross income, and The adjusted basis of your property. Www h&r block See Recapture of excess depreciation, next. Www h&r block Recapture of excess depreciation. Www h&r block   You must include any excess depreciation in your gross income for the first tax year the property is not predominantly used in a qualified business use. Www h&r block Any excess depreciation must also be added to the adjusted basis of your property. Www h&r block Excess depreciation is the excess (if any) of: The amount of depreciation allowable for the property (including any section 179 deduction claimed) for tax years before the first tax year the property was not predominantly used in a qualified business use, over The amount of depreciation that would have been allowable for those years if the property were not used predominantly in a qualified business use for the year it was placed in service. Www h&r block This means you figure your depreciation using the percentages fromTable 16 or 17. Www h&r block For information on investment credit recapture, see the instructions for Form 4255. Www h&r block Deductions After Recovery Period When listed property (other than passenger automobiles) is used for business, investment, and personal purposes, no deduction is ever allowable for the personal use. Www h&r block In tax years after the recovery period, you must determine if there is any unrecovered basis remaining before you compute the depreciation deduction for that tax year. Www h&r block To make this determination, figure the depreciation for earlier tax years as if your property were used 100% for business or investment purposes, beginning with the first tax year in which some or all use is for business or investment. Www h&r block See Car Used 50% or Less for Business in Publication 917. Www h&r block Leased Property The limitations on cost recovery deductions apply to the rental of listed property. Www h&r block The following discussion covers the rules that apply to the lessor (the owner of the property) and the lessee (the person who rents the property from the owner). Www h&r block SeeLeasing a Car in Publication 917 for a discussion of leased passenger automobiles. Www h&r block Lessor The limitations on cost recovery generally do not apply to any listed property leased or held for leasing by anyone regularly engaged in the business of leasing listed property. Www h&r block A person is considered regularly engaged in the business of leasing listed property only if contracts for leasing of listed property are entered into with some frequency over a continuous period of time. Www h&r block This determination is made on the basis of the facts and circumstances in each case and takes into account the nature of the person's business in its entirety. Www h&r block Occasional or incidental leasing activity is insufficient. Www h&r block For example, a person leasing only one passenger automobile during a tax year is not regularly engaged in the business of leasing automobiles. Www h&r block An employer who allows an employee to use the employer's property for personal purposes and charges the employee for the use is not regularly engaged in the business of leasing the property used by the employee. Www h&r block Lessee A lessee of listed property (other than passenger automobiles), must include an amount in gross income called the inclusion amount for the first tax year the property is not used predominantly in a qualified business use. Www h&r block Inclusion amount for property leased before 1987. Www h&r block   You determine the inclusion amount for property leased after June 18, 1984 and before 1987 by multiplying the fair market value of the property by both the average business/investment use percentage and the applicable percentage. Www h&r block You can find the applicable percentages for listed property that is 5- or 10-year recovery property in Tables 19 or 20 in Appendix A of Publication 946. Www h&r block   The lease term for listed property other than 18- or 19-year real property, and residential rental or nonresidential real property, includes options to renew. Www h&r block For 18- or 19-year real property and residential rental or nonresidential real property that is listed property, the period of the lease does not include any option to renew at fair market value, determined at the time of renewal. Www h&r block You treat two or more successive leases that are part of the same transaction (or a series of related transactions) for the same or substantially similar property as one lease. Www h&r block Special rules. Www h&r block   The lessee adds the inclusion amount to gross income in the next tax year if: The lease term begins within 9 months before the close of the lessee's tax year, The lessee does not use the property predominantly in a qualified business use during that portion of the tax year, and The lease term continues into the lessee's next tax year. Www h&r block The lessee determines the inclusion amount by taking into account the average of the business/investment use for both tax years and the applicable percentage for the tax year the lease term begins. Www h&r block   If the lease term is less than one year, the amount included in gross income is the amount that bears the same ratio to the additional inclusion amount as the number of days in the lease term bears to 365. Www h&r block Maximum inclusion amount. Www h&r block   The inclusion amount cannot be more than the sum of the deductible amounts of rent allocable to the lessee's tax year in which the amount must be included in gross income. Www h&r block What Records Must Be Kept You cannot take any depreciation or section 179 deduction for the use of listed property (including passenger automobiles) unless you can prove business/investment use with adequate records or sufficient evidence to support your own statements. Www h&r block How long to keep records. Www h&r block   For listed property, records must be kept for as long as any excess depreciation can be recaptured (included in income). Www h&r block Adequate Records To meet the adequate records requirement, you must maintain an account book, diary, log, statement of expense, trip sheet, or similar record or other documentary evidence that, together with the receipt, is sufficient to establish each element of an expenditure or use. Www h&r block It is not necessary to record information in an account book, diary, or similar record if the information is already shown on the receipt. Www h&r block However, your records should back up your receipts in an orderly manner. Www h&r block Elements of Expenditure or Use The records or other documentary evidence must support: The amount of each separate expenditure, such as the cost of acquiring the item, maintenance and repair costs, capital improvement costs, lease payments, and any other expenses, The amount of each business and investment use (based on an appropriate measure, such as mileage for vehicles and time for other listed property), and the total use of the property for the tax year, The date of the expenditure or use, and The business or investment purpose for the expenditure or use. Www h&r block Written documents of your expenditure or use are generally better evidence than oral statements alone. Www h&r block A written record prepared at or near the time of the expenditure or use has greater value as proof of the expenditure or use. Www h&r block A daily log is not required. Www h&r block However, some type of record containing the elements of an expenditure or the business or investment use of listed property made at or near the time and backed up by other documents is preferable to a statement prepared later. Www h&r block Timeliness The elements of an expenditure or use must be recorded at the time you have full knowledge of the elements. Www h&r block An expense account statement made from an account book, diary, or similar record prepared or maintained at or near the time of the expenditure or use is generally considered a timely record if in the regular course of business: The statement is submitted by an employee to the employer, or The statement is submitted by an independent contractor to the client or customer. Www h&r block For example, a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, will be considered a record made at or near the time of use. Www h&r block Business Purpose Supported An adequate record of business purpose must generally be in the form of a written statement. Www h&r block However, the amount of backup necessary to establish a business purpose depends on the facts and circumstances of each case. Www h&r block A written explanation of the business purpose will not be required if the purpose can be determined from the surrounding facts and circumstances. Www h&r block For example, a salesperson visiting customers on an established sales route will not normally need a written explanation of the business purpose of his or her travel. Www h&r block Business Use Supported An adequate record contains enough information on each element of every business or investment use. Www h&r block The amount of detail required to support the use depends on the facts and circumstances. Www h&r block For example, a taxpayer whose only business use of a truck is to make customer deliveries on an established route can satisfy the requirement by recording the length of the route, including the total number of miles driven during the tax year and the date of each trip at or near the time of the trips. Www h&r block Although an adequate record generally must be written, a record of the business use of listed property, such as a computer or automobile, can be prepared in a computer memory device using a logging program. Www h&r block Separate or Combined Expenditures or Uses Each use by you is normally considered a separate use. Www h&r block However, repeated uses can be combined as a single item. Www h&r block Each expenditure is recorded as a separate item and not combined with other expenditures. Www h&r block If you choose, however, amounts spent for the use of listed property during a tax year, such as for gasoline or automobile repairs, can be combined. Www h&r block If these expenses are combined, you do not need to support the business purpose of each expense. Www h&r block Instead, you can divide the expenses based on the total business use of the listed property. Www h&r block Uses which can be considered part of a single use, such as a round trip or uninterrupted business use, can be accounted for by a single record. Www h&r block For example, use of a truck to make deliveries at several locations which begin and end at the business premises and can include a stop at the business in between deliveries can be accounted for by a single record of miles driven. Www h&r block Use of a passenger automobile by a salesperson for a business trip away from home over a period of time can be accounted for by a single record of miles traveled. Www h&r block Minimal personal use (such as a stop for lunch between two business stops) is not an interruption of business use. Www h&r block Confidential Information If any of the information on the elements of an expenditure or use is confidential, it does not need to be in the account book or similar record if it is recorded at or near the time of the expenditure or use. Www h&r block It must be kept elsewhere and made available as support to the district director on request. Www h&r block Substantial Compliance If you have not fully supported a particular element of an expenditure or use, but have complied with the adequate records requirement for the expenditure or use to the district director's satisfaction, you can establish this element by any evidence the district director deems adequate. Www h&r block If you fail to establish that you have substantially complied with the adequate records requirement for an element of an expenditure or use to the district director's satisfaction, you must establish the element: By your own oral or written statement containing detailed information as to the element, and By other evidence sufficient to establish the element. Www h&r block If the element is the cost or amount, time, place, or date of an expenditure or use, its supporting evidence must be direct, such as oral testimony by witnesses or a written statement setting forth detailed information about the element or the documentary evidence. Www h&r block If the element is the business purpose of an expenditure, its supporting evidence can be circumstantial evidence. Www h&r block Sampling You can maintain an adequate record for portions of a tax year and use that record to support your business and investment use for the entire tax year if it can be shown by other evidence that the periods for which an adequate record is maintained are representative of use throughout the year. Www h&r block Loss of Records When you establish that failure to produce adequate records is due to loss of the records through circumstances beyond your control, such as through fire, flood, earthquake, or other casualty, you have the right to support a deduction by reasonable reconstruction of your expenditures and use. Www h&r block Reporting Information on Form 4562 If you claim a deduction for any listed property, you must provide the requested information on page 2, Section B of Form 4562. Www h&r block If you claim a deduction for any vehicle, you must answer certain questions onpage 2 of Form 4562 to provide information about the vehicle use. Www h&r block Employees. Www h&r block   Employees claiming the standard mileage rate or actual expenses (including depreciation) must use Form 2106 instead of Part V of Form 4562. Www h&r block Employees claiming the standard mileage rate may be able to use Form 2106–EZ. Www h&r block Employer who provides vehicles to employees. Www h&r block   An employer who provides vehicles to employees must obtain enough information from those employees to provide the requested information onForm 4562. Www h&r block   An employer who provides more than five vehicles to employees need not include any information on his or her tax return. Www h&r block Instead, the employer must obtain the information from his or her employees and indicate on his or her return that the information was obtained and is being retained. Www h&r block   You do not need to provide the information requested on page 2 of Form 4562 if, as an employer: You can satisfy the requirements of a written policy statement for vehicles either not used for personal purposes, or not used for personal purposes other than commuting, or You treat all vehicle use by employees as personal use. Www h&r block See the instructions for Form 4562. Www h&r block Deductions in Later Years When listed property is used for business, investment, and personal purposes, no deduction is allowable for its personal use either in the current year or any later tax year. Www h&r block In later years, you must determine if there is any remaining unadjusted or unrecovered basis before you compute the depreciation deduction for that tax year. Www h&r block In making this determination, figure the depreciation deductions for earlier tax years as if the listed property were used 100% for business or investment purposes in those years, beginning with the first tax year in which some or all of the property use is for business or investment. Www h&r block For more information about deductions after the recovery period for automobiles, see Publication 917. Www h&r block Appendix The following tables are for use in figuring depreciation deductions under the ACRS system. Www h&r block Table 1. Www h&r block 15-Year Real Property* (Other Than Low-Inclome Housing) Table 3. Www h&r block Low-Income Housing* Table 6 - Table 9 Table 6 - Table 9 Table 10 - Table 13 Table 14 - Table 17 Prev  Up  Next   Home   More Online Publications